Fix-Modul

Das Fix-Modul übernimmt die Wartung, Reparatur und Fehlerbehebung Ihrer physischen Anlagen. Dies umfasst die Wartung interner Fertigungsanlagen, um Ihre Produktionslinien am Laufen zu halten, sowie die Verwaltung von Garantiereparaturen oder bezahlten Serviceeinsätzen für Produkte, die von Ihren Kunden zurückgegeben wurden.

Wann zu verwenden

• Wenn eine Maschine in Ihrer Werkstatt ausfällt und repariert werden muss.
• Wenn ein Gerät für seine planmäßige vorbeugende Wartung fällig ist.
• Wenn ein Kunde ein defektes Produkt unter Garantie zurückgibt.
• Wenn ein Kunde für eine Reparaturdienstleistung an einem zuvor gekauften Produkt bezahlt.

Fix-Modul-Tabelle

Das Fix-Dashboard dient als Ihr primäres Dispatch-Board für alle Wartungs- und Reparaturaktivitäten. Es listet jeden aktiven und historischen 'Fault Order' (FO) auf und ermöglicht es Service-Managern, dringende Reparaturen zu triagieren und den Fortschritt laufender Wartungsarbeiten zu überwachen.

Wichtige Elemente

• Priorität: Eine numerische Rangfolge (1 als höchste), die die Dringlichkeit der Reparatur angibt.
• Bestellnummer: Die eindeutige Kennung des Tickets, mit dem Präfix 'FO-' (Fault Order).
• Bestellquelle: Wenn die Reparatur von einer Kundenrücksendung stammt, ist der ursprüngliche Verkaufsauftrag (SO#) hier verlinkt.
• Auftragsart: Kategorisiert die Arbeit (z. B. 'Product Repair', 'Material Repair', 'Equipment Maintenance').
• Artikel: Das spezifische Produkt, Material oder die Maschine, die repariert werden muss.
• Artikelstatus: Dynamische Abzeichen, die Bedingungen wie 'Under Warranty', 'Preventive', 'Fault' oder 'Paid' anzeigen.
• Kostenwert: Die geschätzten oder tatsächlichen finanziellen Kosten der Reparatur.
• Kunde: Der mit der Reparatur verbundene Kunde (falls zutreffend).
• Zugewiesen an: Der spezifische Techniker oder Ingenieur, der mit der Reparatur beauftragt ist.
• Status: Die aktuelle Phase des Arbeitsauftrags (z. B. 'Ready to Start', 'In Progress', 'FO Draft', 'Complete').

Anwendung

Verwenden Sie die Spaltenüberschriften, um die Tabelle zu filtern und zu sortieren. Sie können beispielsweise die Spalte 'Order Type' filtern, um nur 'Equipment Maintenance'-Tickets anzuzeigen, oder nach 'Due Date' sortieren, um Aufgaben zu finden, die hinter dem Zeitplan zurückbleiben.

Auswahl und Hinzufügen eines neuen Standorts

Wenn Ihre Organisation an mehreren physischen Standorten tätig ist, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Reparaturtickets für die richtige Einrichtung anzeigen.

1. Das Dropdown-Menü Site oben links im Dashboard suchen.
2. Ihre aktuelle Einrichtung auswählen, um die Tabelle zu filtern.
3. Um einen neuen Standort hinzuzufügen: Auf das Dropdown klicken und unten in der Liste + Add a new site auswählen.
4. Das Modal 'Add a new site' wird angezeigt.
5. Die erforderlichen Site Details ausfüllen: 'Site Name', 'Legal Name', Adresse und 'Currency'.
6. Unter Site Functions die Kästchen für die Module aktivieren, die dieser Standort verwenden wird (stellen Sie sicher, dass 'Fix' aktiviert ist).
7. Auf Add klicken, um den neuen Standort in Ihrer Datenbank zu speichern.

Aktualisierung des Rangs

Nicht alle Reparaturen sind gleich dringend. Eine defekte Hauptmontagelinie erfordert sofortige Aufmerksamkeit, während ein quietschender Bürostuhl warten kann. Die Rang-Funktion ermöglicht es Managern, die Arbeitslast für die Techniker visuell zu priorisieren.

1. Den 'Fault Order' identifizieren, der beschleunigt oder verzögert werden muss.
2. Auf den Dropdown-Pfeil neben der Nummer in der Spalte Priority klicken.
3. Eine neue Nummer aus der Liste 1-10 auswählen. Um eine Nummer außerhalb dieses Bereichs zuzuweisen, auf 'Input Rank' klicken und die gewünschte Nummer eingeben.
4. Die Tabelle wird sofort neu sortiert und die Aufgaben mit der höchsten Priorität (Rang 1) an den Anfang der Liste verschoben.

Aktualisierung des Status

Sie können ein Reparaturticket direkt vom Dashboard aus durch seinen Lebenszyklus voranbringen, ohne das vollständige Dokument öffnen zu müssen. Dies ist nützlich, um abgeschlossene Tickets schnell zu löschen oder einen Auftrag in den Wartezustand zu versetzen.

1. Die zu aktualisierende Bestellzeile suchen.
2. Auf das Drei-Punkte-Menüsymbol (⋮) ganz rechts in dieser Zeile klicken.
3. Ein Menü mit Statusoptionen erscheint, die für den aktuellen Status der Bestellung relevant sind (z. B. wenn die Bestellung ein 'FO Draft' ist, sind die Optionen 'Mark as Ready to Start' oder 'Cancel FO Draft').
4. Den neuen Status auswählen. Das Abzeichen in der Spalte 'Status' wird sofort aktualisiert.

Hinweise:

• Tägliche Triage: Service-Manager sollten jeden Tag damit beginnen, die Tabelle nach 'Priority' und 'Due Date' zu sortieren. Stellen Sie sicher, dass an Rang-1-Elementen und überfälligen Elementen aktiv gearbeitet wird, indem Sie die Spalte 'Assigned To' überprüfen.
• Bestellquellen nutzen: Wenn Sie eine 'SO#' in der Spalte Bestellquelle sehen, bedeutet dies, dass ein Kunde auf diese Reparatur wartet. Diese erfordern oft eine höhere Priorität als interne ästhetische Reparaturen.
• Export für Besprechungen: Verwenden Sie das Download-Symbol (neben dem Drucksymbol oben rechts), um die Tabelle in CSV oder PDF zu exportieren. Dies ist sehr nützlich für wöchentliche Wartungsbesprechungen.

Fix Order erstellen

Eine Fix Order (FO) ist das offizielle Serviceticket, das Ihr Wartungsteam oder Ihre Techniker anweist, eine Reparatur, vorbeugende Wartung oder Fehlerbehebung durchzuführen. Sie fungiert als zentraler Datensatz für die Verfolgung von Arbeitskräften, Teilekosten und den spezifischen Seriennummern, die gewartet werden.

Sie können eine Fix Order manuell von Grund auf neu erstellen (für interne Maschinenausfälle) oder automatisch aus einem Quelldokument (wie einer Kundengarantieforderung aus einem Verkaufsauftrag).

Wichtige Elemente

• Zugewiesen an: Der leitende Techniker, der für das Reparaturticket verantwortlich ist.
• Kunde: Der Kunde, der die Reparatur anfordert (leer lassen oder Ihre eigene Organisation für interne Anlagenwartung auswählen).
• Auftragsart: Ein Dropdown, das die Arbeit klassifiziert (z. B. 'Product Repair', 'Material Repair', 'Equipment Maintenance').
• Artikeltabelle: Der Kern des Tickets. Sie erfordert den spezifischen 'Item', seine genaue 'Serial Number', den 'Item Status' (z. B. 'Under Warranty', 'Paid'), den geschätzten 'Cost Value' und ein zeilenweises 'Assigned To'-Feld zum Delegieren bestimmter Komponenten an verschiedene Mitarbeiter.
• Finanzielle Zusammenfassung: Berechnet die 'Subtotal', 'Tax' und 'Total' Reparaturkosten basierend auf den in der Artikeltabelle eingegebenen Werten.
• Aktionsschaltflächen: 'Save Draft', um Ihren Fortschritt anzuhalten, 'Download', um eine Kopie zu exportieren, und 'Create Order', um das Ticket live zu schalten.

Von Grund auf erstellen

Erstellen eines manuellen Reparaturtickets ohne ein bereits vorhandenes Quelldokument.

• Ein Teil interner Fertigungsanlagen fällt in der Werkstatt aus.
• Planung routinemäßiger, vorbeugender Wartung für Ihre Einrichtung.
• Ein Laufkunde fordert eine Reparatur an, die nicht mit einem vorherigen Verkaufsauftrag in Ihrem System verbunden ist.

Anwendung

1. Klicken Sie im Fix-Dashboard oben rechts auf die Schaltfläche + Report a Fault (oder Create).
2. Das Formular 'Create New Fix Order' wird geöffnet.
3. Weisen Sie über das Feld Assigned To einen Haupttechniker zu.
4. (Optional) Wählen Sie aus dem Dropdown einen Customer aus, wenn die Reparatur für einen Kunden ist.
5. Legen Sie das Issue Date und das erwartete Due Date fest.
6. Wählen Sie die Order Type (z. B. 'Maintenance' oder 'Product Repair').
7. Klicken Sie in der 'Item'-Tabelle auf das Dropdown, um nach dem zu reparierenden Artikel zu suchen und ihn auszuwählen.
8. Geben Sie die genaue Serial Number ein, um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.
9. Legen Sie den Item Status fest (z. B. 'Under Warranty', 'Paid', 'Preventive').
10. Geben Sie den geschätzten oder angebotenen Cost Value für die Reparatur ein.
11. Klicken Sie auf Create Order. Ein Bestätigungsmodal wird angezeigt mit der Frage: 'You are about to proceed with this action. Make sure all items are correct. Press continue if you want to proceed.'
12. Klicken Sie auf Continue, um die Bestellung abzuschließen.

Mit Quelle erstellen

Erstellen eines Reparaturtickets direkt aus einer übergeordneten Transaktion. Das System zieht automatisch die Kundendaten, Artikel und Seriennummern aus der Quelle, um manuelle Dateneingabefehler zu vermeiden.

• Ein Kunde initiiert eine Garantierücksendung basierend auf einem bestehenden Verkaufsauftrag (SO).
• Ein QA-Inspektor lehnt einen Artikel während einer Check Order (CO) ab und markiert ihn zur Nacharbeit.

Anwendung

1. Dieser Workflow wird typischerweise über eine Systembenachrichtigung ausgelöst. Wenn ein Defekt aus einem anderen Modul gemeldet wird, erhalten Sie ein Benachrichtigungs-Popup (z. B. 'Make: John Doe has requested a Fix Order').
2. Durch Klicken auf die Benachrichtigung oder Anfrage wird ein Fix Order Request-Modal geöffnet. Es enthält den Text: 'You are about to create a new Fix Order based on the order below...' und einen Hyperlink zur Quelle (z. B. 'Sales Order: SO# 12345-67890').
3. Klicken Sie auf Continue im Anfrage-Modal.
4. Das Formular 'Create New Fix Order' wird geöffnet, enthält jedoch einen Order Source-Block oben, der das verlinkte Quelldokument anzeigt.
5. Die Felder Customer, Item und Serial Number werden automatisch basierend auf den Daten aus dem übergeordneten Auftrag ausgefüllt.
6. Überprüfen Sie die automatisch ausgefüllten Details, weisen Sie einen Techniker zu und geben Sie den Cost Value ein.
7. Klicken Sie auf Create Order, überprüfen Sie das Bestätigungsmodal und klicken Sie auf Continue.

Hinweise:

• Entwurfsstatus: Wenn Sie vor der Finalisierung der Reparaturkosten auf ein Ersatzteilangebot eines Lieferanten warten, verwenden Sie die Schaltfläche Save Draft. Der grüne 'Draft Saved'-Banner bestätigt, dass Ihre Arbeit sicher gespeichert wurde, ohne dass sie an den Techniker gesendet wurde.
• Verlinkte Quellen: Im 3b-Workflow ist der blaue 'Order Source'-Text (z. B. 'SO-1234-5678-90') ein aktiver Link. Beim Klicken wird die ursprüngliche Transaktion in einem neuen Fenster geöffnet, sodass Sie das ursprüngliche Kaufdatum und die Garantiegültigkeit überprüfen können.

Bewährte Vorgehensweisen:

• Strenge Seriennummernverfolgung: Lassen Sie das Feld 'Serial Number' nie leer, wenn Sie Kundenprodukte reparieren. Wenn ein Kunde ein Produkt für eine Garantiereparatur einsendet, beweist die Verfolgung der Seriennummer, ob er die tatsächliche Einheit zurücksendet, die Sie ihm verkauft haben, oder eine andere Einheit.
• Genaue Artikelstatus: Markieren Sie den 'Item Status' immer korrekt (z. B. 'Paid' vs 'Under Warranty'). Dies stellt sicher, dass Ihr Buchhaltungsteam weiß, ob es dem Kunden den 'Cost Value' in Rechnung stellen oder ihn als interne Garantieausgabe abschreiben soll.
• Delegation pro Artikel: Wenn ein Auftrag mechanische Wartung und elektrische Fehlerbehebung erfordert, verwenden Sie die einzelnen 'Assigned To'-Felder in den spezifischen Artikelzeilen, um die mechanischen Teile einem Techniker und die elektrischen Komponenten einem anderen zuzuweisen.

Fix Order anzeigen

Sobald eine Fix Order erstellt wurde, wird sie zum aktiven Arbeitsbereich für Techniker, um Reparaturen durchzuführen, und für Manager, um Wartungskosten zu verfolgen. Durch Klicken auf eine beliebige Bestellzeile im Haupt-Fix-Dashboard wird die detaillierte Ansicht geöffnet. Diese Ansicht ist in dedizierte Registerkarten unterteilt: Allgemeine Informationen, Wartungsanweisungen, Verwandte Bestellungen und Bestellverlauf.

Allgemeine Informationen

Die Registerkarte 'Allgemeine Informationen' ist die primäre Zusammenfassungsseite für das Reparaturticket. Sie bietet dem Techniker den notwendigen Kontext — wem die Arbeit zugewiesen ist, was repariert werden muss und die geschätzten finanziellen Kosten der Reparatur.

Wichtige Elemente

• Header: Zeigt die Fix Order-Nummer (FO#), das aktuelle Status-Abzeichen und ein Actions-Dropdown-Menü an.
• Logistik: Felder, die den 'Assigned To'-Benutzer, 'Customer' (falls zutreffend), 'Issue Date' und 'Due Date' anzeigen.
• Auftragsart: Kategorisiert die Arbeit (z. B. 'Maintenance', 'Product Repair').
• Artikeltabelle: Listet den spezifischen 'Item', die 'Serial Number', den 'Item Status' (z. B. 'Under Warranty', 'Paid'), den 'Cost Value' und den zeilenweisen 'Assigned To'-Verantwortlichen auf.
• Finanzielle Zusammenfassung: Befindet sich unten rechts und berechnet die 'Subtotal', 'Tax' und die endgültigen 'Total'-Reparaturkosten.

Anwendung

1. Die Fix Order öffnen.
2. Oben links auf das Dropdown-Menü Actions klicken, neben dem Status-Abzeichen.
3. Den nächsten logischen Schritt auswählen (z. B. von 'Ready to Start' auf 'Mark In Progress' ändern).
4. Das Status-Abzeichen wird sofort aktualisiert und signalisiert dem Management, dass die Arbeit begonnen hat.

Ansicht mit Quelle

Wenn die Fix Order aus einer übergeordneten Transaktion (wie einer Kundenrücksendung) generiert wurde, sieht die Registerkarte Allgemeine Informationen etwas anders aus und enthält einen Abschnitt 'Order Source'.

Wann zu verwenden

Bei der Überprüfung einer Garantiereparatur und der Notwendigkeit, die ursprünglichen Kaufdetails oder den Versandstatus zu überprüfen.

Wichtige Elemente

• Order Source: Ein dedizierter Block unter der FO-Nummer, der eine verlinkte ID (z. B. 'SO-1234-5678-90') und den aktuellen Status des übergeordneten Auftrags (z. B. 'Partially Shipped') enthält.

Anwendung

Auf den blauen Order Source-Hyperlink klicken. Das System öffnet die ursprüngliche Transaktion in einem neuen Fenster, sodass Sie nahtlos Kundendetails, Garantiebedingungen oder ursprüngliche Zahlungsstatus referenzieren können, ohne im Sell-Modul zu suchen.

Wartungsanweisungen

Während sie ausgegraut oder in Klammern angezeigt wird, wenn sie leer ist, wird die Registerkarte '[Maintenance Instructions]' aktiviert, wenn der zu reparierende Artikel Standardarbeitsanweisungen (SOPs) hat, die seinem Stammprofil hinzugefügt sind.

Wann zu verwenden

Wenn ein Techniker schrittweise Anleitungen, Diagramme oder Sicherheitsverfahren benötigt, um die Reparatur korrekt durchzuführen.

Wichtige Elemente

Erbt die spezifischen Anweisungen, erwarteten Dauern und Referenzmedien (Bilder/Datenblätter), die im Items-Modul während der ersten Erstellung des Anlagenguts konfiguriert wurden.

Verwandte Bestellungen

Oft kann eine Reparatur nicht abgeschlossen werden, ohne ein Ersatzteil von einem Lieferanten zu bestellen oder eine neue Komponente intern herzustellen. Die Registerkarte 'Related Orders' fungiert als Verfolgungszentrum für diese Sekundärworkflows.

Wann zu verwenden

Wenn eine Reparatur ins Stocken gerät und der Techniker prüfen muss, ob die Ersatzteile bereits bestellt oder geliefert wurden.

Wichtige Elemente

• Eine Verfolgungstabelle, die die 'ID#' von Unteraufträgen anzeigt (z. B. POs zum Kauf von Teilen, MOs zur Herstellung von Teilen oder SOs zum Versand des reparierten Artikels zurück).
• Zeigt den 'Customer', das 'Due Date' und den Echtzeit-'Status' (z. B. 'Cancelled', 'Complete', 'Waiting for Payment') an.

Anwendung

Einfach auf die Registerkarte 'Related Orders' klicken. Rote 'Overdue'-Abzeichen in dieser Liste heben sofort hervor, welche externe Verzögerung den Abschluss der aktuellen Fix Order aufhält.

Bestellverlauf

Die Registerkarte 'Order History' ist ein unveränderlicher, automatisierter Prüfpfad, der den gesamten Lebenszyklus der Fix Order detailliert beschreibt.

Wann zu verwenden

• Bei der Durchführung einer Post-Mortem-Analyse einer verzögerten Reparatur, um zu sehen, wo der Engpass aufgetreten ist.
• Bei der Verfolgung der Verantwortlichkeit für Statusänderungen oder Kostenaktualisierungen.

Wichtige Elemente

• Datum: Minutengenau mit Zeitstempel für jede Aktion.
• Aktionsverantwortlicher: Der spezifische Benutzer, der die Änderung ausgelöst hat.
• Protokoll: Eine detaillierte Beschreibung des Ereignisses (z. B. 'John Doe moved the order to manufacturing: [ORDER NUMBER]' oder 'John Doe changed the order status from [STATUS NAME] to [STATUS NAME]').

Hinweise:

• Sichtbarkeit des Kostenwerts: Die in der Registerkarte Allgemeine Informationen berechnete 'Total' ist für die Buchhaltung entscheidend. Sie bestimmt, ob die Reparaturkosten intern absorbiert (für Wartung) oder dem Kunden in Rechnung gestellt werden (für bezahlte Reparaturen).
• Statusmenüs sind dynamisch: Die Optionen im Dropdown 'Actions' ändern sich basierend auf dem aktuellen Status der Bestellung. Sie können eine Bestellung nicht als 'Complete' markieren, wenn sie nicht zuvor als 'Marked In Progress' markiert wurde.

Bewährte Vorgehensweisen:

• Statusdisziplin: Verlangen Sie von Technikern, das 'Actions'-Dropdown sofort auf 'Mark In Progress' zu aktualisieren, sobald sie ihr Werkzeug in die Hand nehmen. Wenn eine Bestellung tagelang auf 'Ready to Start' bleibt, spiegelt das 'Order History'-Protokoll dies negativ auf den zugewiesenen Techniker wider.
• Verwandte Bestellungen prüfen: Bevor ein Manager das Beschaffungsteam fragt, wo ein Ersatzteil ist, sollte er die Registerkarte 'Related Orders' überprüfen. Wenn die verlinkte Bestellung 'Failed Inspection' anzeigt, hat der Manager bereits seine Antwort.
• Hyperlinks nutzen: Bei Kundenstreitigkeiten über Reparaturzeiten immer den 'Order Source'-Link verwenden, um genau zu überprüfen, wann der ursprüngliche Verkaufsauftrag oder die Rücksendung bearbeitet wurde.