Sell

Das Sell-Modul ist die ausgehende Umsatzmaschine von FabHub. Es ist darauf ausgelegt, den gesamten Lebenszyklus von Kundenaufträgen zu verwalten, vom anfänglich entworfenen Angebot bis zum finalisierten Verkaufsauftrag. Entscheidend ist, dass dieses Modul Ihr Vertriebsteam direkt mit Ihrem Lager und der Produktionswerkstatt verbindet. Durch die Anzeige der Echtzeit-Lagerverfügbarkeit sowohl für die Endprodukte als auch für deren Rohzutaten stellt das Sell-Modul sicher, dass Ihr Team nur das verspricht, was tatsächlich geliefert werden kann.

Dashboard und Tabelle

Das Sell-Dashboard ist Ihr Haupt-Dispatch- und Tracking-Board. Es bietet einen umfassenden Überblick über alle aktiven und historischen Verkaufsaktivitäten und ermöglicht es Managern und Vertriebsmitarbeitern, Engpässe schnell zu identifizieren, die Erfüllung zu priorisieren und Umsätze zu verfolgen.

Die Tabellenspalten

Die Haupttabelle listet alle Quotes (QO) und Sales Orders (SO) in einer einheitlichen Ansicht auf. Sie können die Filterfelder unter jeder Spaltenüberschrift verwenden, um nach bestimmten Bestellungen, Kunden oder Datumsbereichen zu suchen.

Priority: Ein numerisches Rangsystem zur Bestimmung der Erfüllungsreihenfolge.
Order Number: Die eindeutige Kennung für die Transaktion. Mit QO- für Quotes und SO- für Sales Orders vorangestellt.
Customer: Der Kunde, der die Waren kauft.
Assigned to: Das interne Teammitglied oder der Vertriebsmitarbeiter, der diese Bestellung verwaltet.
Order Total: Der gesamte finanzielle Wert des Angebots oder der Bestellung. (Hinweis: Oben rechts im Dashboard wird der Total Order Value für alle aktuell angezeigten gefilterten Elemente angezeigt).
Issue Date: Das Datum, an dem das Angebot oder die Bestellung erstellt wurde.
Due Date: Das zugesagte Lieferdatum oder Erfüllungsdatum. Das System wendet automatisch ein rotes Overdue-Abzeichen an, wenn dieses Datum überschritten wird.
Site: Die spezifische Niederlassung oder physischer Standort, der für die Erfüllung der Bestellung verantwortlich ist.
Sales Items: Ein kritischer Lagerindikator. Er zeigt an, ob die zu verkaufenden Endprodukte In Stock, Out of Stock oder Expected (mit einem Datum) sind.
Ingredients: Wenn das Produkt gefertigt werden muss, zeigt diese Spalte an, ob die zum Bau benötigten Rohmaterialien In Stock oder Out of Stock sind.
Status: Die aktuelle Phase des Lebenszyklus der Bestellung (z. B. Complete, Cancelled, Quote Sent, Waiting for Payment).

Standort ändern und neuen Standort hinzufügen

Oben links im Dashboard finden Sie das Site-Dropdown. Damit können Sie das gesamte Sales Board auf einen bestimmten physischen Standort filtern.

Auf das Site-Dropdown klicken und + Add new site auswählen.
Ein Modal Add a new site wird angezeigt.
Die Site Details ausfüllen, einschließlich Site Name, Legal Name, Address und der Betriebswährung Currency.
Unter Site Functions die Kästchen für die Module aktivieren, die dieser spezifische Standort nutzen wird.
Auf Add klicken.

Site dropdown

Aktualisierung von Rang oder Priorität

Damit Ihre Fulfillment- und Fertigungsteams wissen, woran sie zuerst arbeiten sollen, können Sie die Priorität einer Bestellung direkt aus der Tabelle ändern.

Auf den Dropdown-Pfeil neben der Nummer in der Spalte Priority klicken.
Eine neue Nummer aus der Liste auswählen oder Input Rank auswählen, um eine bestimmte Nummer einzugeben.
Das System sortiert die Liste sofort neu und ein grünes Bestätigungsbanner erscheint oben: QO-20260113-0234 has been moved to Rank X. Other items are adjusted accordingly.

Aktualisierung des Status

Sie können eine Bestellung durch ihren Lebenszyklus voranbringen, ohne das vollständige Dokument zu öffnen.

Auf das Abzeichen in der Spalte Status für die entsprechende Zeile klicken.
Den neuen Status aus dem Dropdown-Menü auswählen (Optionen sind: Quote Draft, Quote Sent, Waiting for Payment, Ready to Make, Mark as Paid).
Das Abzeichen wird sofort aktualisiert und signalisiert der nächsten Abteilung, Maßnahmen zu ergreifen.

Status dropdown

Bewährte Vorgehensweisen:

Out of Stock-Artikel bearbeiten. Wenn eine Zeile Out of Stock unter den Sales Items- oder Ingredients-Spalten anzeigt, können Sie direkt auf dieses rote Abzeichen klicken. Ein Popup ermöglicht es Ihnen, sofort einen Befehl Make Batch, Make to Order oder Buy to Order zu generieren, um den Engpass zu beheben.

Überfällige Termine täglich überwachen. Sortieren Sie die Tabelle zu Beginn jeder Schicht nach der Spalte Due Date. Jede Zeile mit einem roten Overdue-Abzeichen sollte vom zuständigen Vertriebsmitarbeiter sofort untersucht werden, um Kundenerwartungen zu managen.

Priorität für die Produktion verwenden. Schulen Sie Ihr Vertriebsteam, die Spalte Priority zu verwenden. Wenn ein Kunde für beschleunigten Versand bezahlt, stellt das Verschieben seines Verkaufsauftrags auf Rang 1 sicher, dass die Fertigungswerkstatt den Bau seiner Artikel zuerst priorisiert.

Angebot und Verkaufsauftrag erstellen

Im FabHub Sell-Modul teilen sich Angebote und Verkaufsaufträge eine einheitliche Erstellungsoberfläche. Dieses Design ermöglicht es Ihrem Vertriebsteam, einen Kunden nahtlos von einem vorläufigen Pitch zu einem finalisierten Kauf zu überführen, ohne Daten erneut eingeben zu müssen.

Angebotsauftrag erstellen

Ein Quotation (Quote) ist ein vorläufiges Dokument, das an einen Kunden gesendet wird und die vorgeschlagenen Kosten und Bedingungen für Produkte oder Dienstleistungen umreißt. Es bindet Ihr Inventar nicht oder schließt eine finanzielle Transaktion ab, bis es in einen Sales Order umgewandelt wird.

Klicken Sie zum Starten oben rechts im Sell-Dashboard auf die Schaltfläche + New Quote/Sales Order. Standardmäßig ist der Umschalter oben auf dem Bildschirm auf Quote eingestellt.

Formular- und Tabellenelemente

Die Quote-Erstellungsseite ist in logische Blöcke unterteilt, um Ihnen den systematischen Aufbau des Dokuments zu erleichtern.

Header-Informationen
- Ship To: Auf das Bearbeitungssymbol (Stift) klicken, um die Lieferadresse und die Kontaktinformationen des Kunden auszuwählen oder einzugeben (z. B. Pacific Grains, Laurence Heitman).
- Vendor: Auf das Bearbeitungssymbol klicken, um auszuwählen, welche Ihrer internen juristischen Personen oder Niederlassungen die Waren verkauft.
- Assigned To: Der für diesen Account verantwortliche Vertriebsmitarbeiter.
- Issue Date & Due Date: Das Datum, an dem das Angebot generiert wird, und das Datum, an dem die vorgeschlagene Lieferung oder Preisgestaltung abläuft.
Artikeltabelle
- Auf + Add Item klicken, um die Produkte oder Dienstleistungen auszuwählen, die Sie anbieten.
- Items, Type, Unit, Quantity: Definieren Sie genau, was und wie viel Sie verkaufen.
- Ingredients & Item (Stock Status): Diese Spalten sind die leistungsstärkste Funktion des Sell-Moduls. Sie zeigen Echtzeit-Lagerbestände für das End-Item und seine Roh-Ingredients. Ein grünes In Stock-Abzeichen bedeutet, dass Sie das Angebot sofort erfüllen können. Ein rotes Out of Stock-Abzeichen warnt Sie, dass Fertigung oder Einkauf erforderlich sind.
- Cost, Tax Rate, Total: Finanzfelder, die automatisch basierend auf der Preisgestaltung Ihrer Master-Artikelliste berechnet werden.
Finanzübersicht: Befindet sich unten rechts und berechnet automatisch Ihre Subtotal, Tax, Shipping und finale Total.
Aktionsschaltflächen: Verwenden Sie Save Draft, um später weiterzuarbeiten, Download, um eine PDF für den Kunden zu exportieren, oder Create Order, um das Angebot im System zu protokollieren.

Verkaufsauftrag erstellen

Ein Sales Order (SO) ist ein rechtsverbindliches Dokument, das einen Verkauf bestätigt. Wenn ein Sales Order erstellt wird, reserviert das System offiziell die Items in Ihrem Inventar und ändert ihren Status zu Committed.

Um einen Sales Order zu erstellen, können Sie entweder einen bestehenden Quote umwandeln oder einen von Grund auf neu erstellen, indem Sie auf + New Quote/Sales Order klicken und den oberen Umschalter auf Sales Order umschalten.

Formular- und Tabellenelemente

Die Formularelemente für einen Sales Order sind identisch mit dem Quotation-Formular, was einen nahtlosen Übergang gewährleistet. Da ein Sales Order jedoch Erfüllung erfordert, wird das Management der Lagerbestand-Spalten kritisch.

Auflösen von Out of Stock-Artikeln:

Wenn Ihre Tabelle ein rotes Out of Stock-Abzeichen unter den Spalten Sales Items oder Ingredients anzeigt, können Sie den Engpass direkt von diesem Bildschirm aus beheben.

Auf das rote Out of Stock-Abzeichen klicken.
Ein kleines Aktionsmenü erscheint.
Für Endprodukte (Sales Items) Make Batch oder Make to Order auswählen, um sofort eine Fertigungsanfrage an das Make-Modul zu senden.
Für Rohmaterialien (Ingredients) Buy Batch oder Buy to Order auswählen, um eine Einkaufsanfrage an das Buy-Modul zu senden.

Zahlungsbedingungen

Damit Ihr Finanzteam weiß, wann es mit Einnahmen rechnen kann, müssen Sie die Zahlungsstruktur definieren.

Verwenden Sie das Dropdown Payment Terms im oberen rechten Header-Block.
Wählen Sie die vereinbarte Bedingung aus, z. B. 100% Upfront, 50% / 50% oder 100% Prior Shipping.

Lieferverfolgung

Sobald der Sales Order verpackt und versandbereit ist, müssen Sie logistische Details angeben.

Delivery Details: Auf das Bearbeitungssymbol klicken, um spezifische Lieferanweisungen für den Kurier oder das Empfangspersonal hinzuzufügen (z. B. Proceed to Basement 2 Receiving Area. Let the staff there handle the receiving).
Add Tracking: Auf diese Schaltfläche klicken, um das Delivery Tracking-Modal zu öffnen. Fügen Sie die Tracking-URL des Kuriers in das Feld Tracker Link ein und klicken Sie auf Add. Dies bettet den Live-Tracking-Link direkt in den Sales Order für einfache Referenz ein.

Hinweise:

Kein Datenverlust beim Umschalten. Das Umschalten des oberen Umschalters auf dem Bildschirm zwischen Quote und Sales Order behält alle eingegebenen Informationen bei. Sie können leicht ein Angebot erstellen, auf mündliche Genehmigung warten und es ohne erneutes Eingeben in eine Bestellung umschalten.

Sofortige Zuweisung. In dem Moment, in dem Sie auf Create Order für einen Sales Order klicken, zieht das System sofort die Artikelmengen von Ihrem Available-Bestand ab und verschiebt sie in den Committed-Bestand. Sie sind offiziell für diesen Kunden reserviert.

Interaktive Abzeichen. Die roten Out of Stock-Abzeichen in der Artikeltabelle sind nicht nur statische Warnungen; sie sind aktive Verknüpfungsschaltflächen. Durch Klicken werden Sie direkt mit den Make- und Buy-Modulen verbunden, um den Engpass zu beheben.

Bewährte Vorgehensweisen:

Ablaufdaten für Angebote festlegen. Verwenden Sie immer das Feld Due Date in einem Quotation, um ein festes Ablaufdatum für Ihre vorgeschlagene Preisgestaltung festzulegen. Dies schützt Ihre Margen, wenn die Kosten für Rohmaterialien plötzlich steigen, bevor der Kunde eine Entscheidung trifft.

Engpässe sofort beheben. Erstellen Sie niemals einen Sales Order, während Sie rote Out of Stock-Abzeichen ignorieren. Schulen Sie Ihr Vertriebsteam, auf diese Abzeichen zu klicken und sofort einen Make to Order- oder Buy to Order-Workflow auszulösen. Andernfalls entstehen unmittelbare Erfüllungsengpässe.

Zahlungsbedingungen überprüfen. Überprüfen Sie immer das Dropdown Payment Terms doppelt, bevor Sie einen Sales Order finalisieren. Das versehentliche Auswählen von 100% Prior Shipping anstelle von 50% / 50% führt dazu, dass Ihr Logistikteam die Lieferung zurückhält und möglicherweise den Kunden verärgert.

Logistikkommunikation zentralisieren. Machen Sie es zu einer strikten Unternehmensrichtlinie, die Schaltfläche Add Tracking und die Felder Delivery Details zu verwenden, sobald eine Bestellung versandt wurde. Dies verhindert, dass das Vertriebsteam ständig das Lagerpersonal um Versandupdates bittet.

Verkaufsauftrag anzeigen

Sobald ein Sales Order erstellt wurde, öffnet das Klicken auf seine Zeile aus dem Master-Sell-Dashboard die detaillierte Ansicht. Dies ist Ihre zentrale Befehlsstelle zur Verfolgung der spezifischen Transaktion, zur Behebung von Lagerengpässen, zur Überwachung des Erfüllungsfortschritts und zur Prüfung der Bestellhistorie.

Die detaillierte Ansicht ist in drei verschiedene Registerkarten unterteilt: General Information, Related Orders und Order History.

Allgemeine Informationen

Die Registerkarte General Information bietet eine vollständige Momentaufnahme der Kundenanfrage und ihres aktuellen logistischen Zustands.

Header Data: Zeigt die Kundendetails (Ship To), die verkaufende Einheit (Vendor), den Vertriebsmitarbeiter (Assigned To) und kritische Daten (Issue Date und Due Date) an.
Payment Terms: Zeigt die vereinbarte Zahlungsstruktur an (z. B. 100% Upfront).
Items Table: Dies ist der interaktivste Teil der Seite. Sie zeigt genau, was der Kunde bestellt hat, die Mengen, die Preise und den Live-Lagerstatus. Wenn ein Artikel mit einem roten Out of Stock-Abzeichen markiert ist, erfordert er sofortige Aktion, bevor die Bestellung erfüllt werden kann.
Delivery: Zeigt spezifische Lieferanweisungen an und enthält die Schaltfläche Add Tracking, um Kurier-URLs einzugeben, sobald die Bestellung versandt wurde.
Financial Summary: Der untere rechte Block fasst Subtotal, Tax, Shipping und finale Total zusammen.

Aktualisierung des Status

Die Verwaltung des Lebenszyklus des Sales Orders erfolgt direkt von der Registerkarte General Information aus über das Dropdown Actions oben auf der Seite, neben dem aktuellen Status-Abzeichen.

Auf das Dropdown Actions klicken.
Den entsprechenden nächsten Schritt auswählen. Das Menü ändert sich dynamisch basierend auf dem aktuellen Status der Bestellung.
- Engpässe beheben: Wenn Artikel fehlen, bietet das Menü Verknüpfungen wie Make Batch, Make to Order oder Buy to Order.
- Verkauf vorantreiben: Sie können die Bestellung zu Waiting for Payment oder Mark as Paid verschieben.
Wenn Sie eine zustandsverändernde Aktion auswählen, erscheint ein Update Status-Modal. Es bittet Sie zu bestätigen: You are about to update the status of this order from [previous status] to [present status]. Press continue if you want to proceed.
Auf Continue klicken, um die Änderung anzuwenden.

Bestellverlauf

Die Registerkarte Order History bietet einen unveränderlichen Prüfpfad für den gesamten Lebenszyklus des Sales Orders. Sie ist für die Verantwortlichkeit und Fehlerbehebung unerlässlich.

Elemente: Das Protokoll ist nach Date (minutengenau mit Zeitstempel), Action Owner (der spezifische Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat) und der Log-Beschreibung aufgeschlüsselt.
Verfolgte Aktionen: Das System protokolliert automatisch Statusänderungen, das Hinzufügen von Tracking-Links und die automatisierte Generierung verwandter POs oder MOs (z. B. Paul Westfield created PO draft PO-20160115-048 via Buy to Order).

Hinweise:

Dynamisches Aktionsmenü. Die Optionen im Actions-Dropdown sind kontextabhängig. Wenn alle Ihre Artikel In Stock sind, überlädt das System Ihr Menü nicht mit Make Batch-Optionen.

Automatisierte Verknüpfung. Sie müssen einen Purchase Order nicht manuell mit einem Sales Order verknüpfen. Wenn Sie die PO direkt vom Out of Stock-Abzeichen auf dem Sales Order auslösen, verknüpft das System sie dauerhaft in der Registerkarte Related Orders.

Bewährte Vorgehensweisen:

Verwandte Bestellungen vor Kontaktaufnahme mit Kunden prüfen. Wenn ein Kunde wegen einer verzögerten Bestellung anruft, prüfen Sie immer zuerst die Registerkarte Related Orders. Wenn Sie einen verknüpften Manufacturing Order (MO) mit dem Status Cancelled oder Overdue sehen, wissen Sie sofort, wo der Engpass ist, ohne Ihren Schreibtisch zu verlassen oder das Lager anzurufen.

Auf das Prüfprotokoll für Streitigkeiten verlassen. Wenn es interne Verwirrung darüber gibt, warum eine Bestellung verzögert wurde oder wer eine Statusänderung autorisiert hat, konsultieren Sie die Registerkarte Order History. Sie verhindert das Schwarze-Peter-Spiel, indem sie genau zeigt, wer die Schaltfläche gedrückt hat und wann.

Statusaktualisierungen zeitlich begrenzen. Überspringen Sie nicht einfach Status, nur um Ihr Board zu räumen. Wenn eine Bestellung Vorauszahlung erfordert, stellen Sie sicher, dass sie auf Waiting for Payment bleibt, bis die Finanzabteilung sie freigibt. Sie vorzeitig direkt in einen Erfüllungsstatus zu verschieben, kann dazu führen, dass Waren versandt werden, bevor Bargeld eingegangen ist.

Behebung von Lagerengpässen

Wenn ein Kunde ein Produkt bestellt, das Sie derzeit nicht auf Lager haben, oder wenn die zum Bau dieses Produkts erforderlichen Rohmaterialien fehlen, bietet das Sell-Modul integrierte Verknüpfungen, um sofort Erfüllungsworkflows auszulösen.

Sie können diese Verknüpfungen von zwei Stellen aus aktivieren:

Die Sell-Dashboard-Tabelle: Durch Klicken auf das rote Out of Stock-Abzeichen unter den Spalten Sales Items oder Ingredients.
Innerhalb eines Sales Orders: Durch Klicken auf das rote Out of Stock-Abzeichen in der Items-Tabelle auf der Registerkarte General Information.

Buy to Order und Buy Batch

Wenn die fehlenden Artikel Rohmaterialien oder Standardkomponenten sind, müssen Sie sie von einem Lieferanten kaufen. Durch Klicken auf das rote Abzeichen erhalten Sie zwei Einkaufsoptionen: Buy to Order (Kauf der genauen für diesen spezifischen Verkauf benötigten Menge) oder Buy Batch (Kauf einer größeren Massenmenge zur Auffüllung des allgemeinen Lagerbestands).

Die Auswahl einer der Optionen öffnet das Buy to Order-Modal:

Artikelaufschlüsselung: Das Modal listet die für den Verkauf erforderlichen übergeordneten Produkte auf (z. B. Smart Grain Sorting Mechanism). Durch Klicken auf den Pfeil wird die Karte erweitert, um alle für die Erfüllung benötigten fehlenden Ingredients anzuzeigen.
Lieferantenauswahl: Für jede fehlende Zutat das Dropdown Supplier verwenden, um den entsprechenden Lieferanten auszuwählen.
Mengen & Kosten: Die Tabelle zeigt die vom Lieferanten geforderte MOQ (Mindestbestellmenge), die benötigte Quantity und den berechneten Amount an.
Finanzübersicht: Jede übergeordnete Artikelkarte zeigt eine Total Ingredient/s Cost an. Unten rechts im Modal werden die Gesamt-Subtotal, Tax und Total für den gesamten vorgeschlagenen Kauf berechnet.
Ausführung: Auf die Schaltfläche Create PO Draft klicken. Dies generiert sofort eine ausstehende Bestellung im Buy-Modul, die direkt mit diesem Sales Order verknüpft ist.

Buy to Order

Make to Order und Make Batch

Wenn der fehlende Artikel ein fertiges Produkt ist, das Sie intern montieren, müssen Sie einen Produktionslauf auslösen. Durch Klicken auf das rote Abzeichen erhalten Sie zwei Fertigungsoptionen: Make to Order (Bau genau dessen, was der Kunde gekauft hat) oder Make Batch (Durchführung eines größeren Produktionszyklus).

Die Auswahl einer der Optionen öffnet das Make to Order-Modal:

Produktionsaufschlüsselung: Das Modal listet die zu bauenden Endprodukte auf (z. B. Precision Grain Analyzer). Das Erweitern der Karte zeigt die Ingredients, die für den Bau aus Ihrem Inventar benötigt werden, sowie deren Quantity und Amount an.
Kostenzuordnung: Für präzise Margenverfolgung trennt jede Artikelkarte die Kosten in Total Material Cost, Total Manufacturing Cost (Arbeit/Overhead) und einen finalen Total Cost.
Finanzübersicht: Der untere rechte Block fasst Subtotal, Tax und die Gesamt-Total für den gesamten Produktionslauf zusammen.
Ausführung: Auf die Schaltfläche Create Manufacturing Group Order klicken. Ein Update Status-Bestätigungsmodal erscheint und bittet Sie zu bestätigen: You are about to proceed with this action. Make sure all items are correct. Press continue if you want to proceed.
Auf Continue klicken. Dies sendet die Arbeitsaufträge sofort an das Make-Modul, damit Ihre Produktionswerkstatt mit der Montage beginnen kann.

Make to Order

Hinweise:

Dynamische Verknüpfung. Die Verwendung dieser Verknüpfungen wird dringend empfohlen, da das System die resultierende PO oder MO automatisch mit dem ursprünglichen Sales Order verknüpft. Sie können ihren Fortschritt jederzeit über die Registerkarte Related Orders in der Sales Order-Ansicht verfolgen.

MOQ-Überschreibungen. Achten Sie auf die MOQ-Spalte im Buy to Order-Modal. Selbst wenn Sie nur 2 Einheiten für den Verkauf benötigen, wenn der Lieferant eine MOQ von 10 hat, verlangt das System, dass Sie mindestens 10 Einheiten kaufen.

Bewährte Vorgehensweisen:

Das Vertriebsteam befähigen. Schulen Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter, die Entwürfe Buy to Order und Make to Order selbst auszulösen, während sie mit dem Kunden telefonieren. Dies spart Tage im Erfüllungszyklus im Vergleich zum Warten auf einen dedizierten Beschaffungsmanager, der die Bestellung später überprüft.

Chargenproduktion für gängige Artikel bevorzugen. Wenn ein Out of Stock-Artikel ein sehr beliebtes Produkt ist, ermutigen Sie Ihr Team, Make Batch oder Buy Batch anstelle von to Order zu wählen. Das Bauen oder Kaufen einer zusätzlichen Einheit erfordert fast genauso viel Verwaltungsaufwand wie der Bau von fünfzig; nutzen Sie Skaleneffekte, wann immer möglich.

Lieferanten-Dropdowns überprüfen. Bei Verwendung des Buy to Order-Modals immer den ausgewählten Supplier überprüfen. Wenn Ihr primärer Lieferant eine lange Vorlaufzeit hat, schalten Sie das Dropdown auf einen schnelleren, sekundären Lieferanten um, um sicherzustellen, dass der Kunde seine Bestellung pünktlich erhält.

Sell

Dashboard und Tabelle

Die Tabellenspalten

Priority: Ein numerisches Rangsystem zur Bestimmung der Erfüllungsreihenfolge.
Order Number: Die eindeutige Kennung für die Transaktion. Mit QO- für Quotes und SO- für Sales Orders vorangestellt.
Customer: Der Kunde, der die Waren kauft.
Assigned to: Das interne Teammitglied oder der Vertriebsmitarbeiter, der diese Bestellung verwaltet.
Order Total: Der gesamte finanzielle Wert des Angebots oder der Bestellung. (Hinweis: Oben rechts im Dashboard wird der Total Order Value für alle aktuell angezeigten gefilterten Elemente angezeigt).
Issue Date: Das Datum, an dem das Angebot oder die Bestellung erstellt wurde.
Due Date: Das zugesagte Lieferdatum oder Erfüllungsdatum. Das System wendet automatisch ein rotes Overdue-Abzeichen an, wenn dieses Datum überschritten wird.
Site: Die spezifische Niederlassung oder physischer Standort, der für die Erfüllung der Bestellung verantwortlich ist.
Sales Items: Ein kritischer Lagerindikator. Er zeigt an, ob die zu verkaufenden Endprodukte In Stock, Out of Stock oder Expected (mit einem Datum) sind.
Ingredients: Wenn das Produkt gefertigt werden muss, zeigt diese Spalte an, ob die zum Bau benötigten Rohmaterialien In Stock oder Out of Stock sind.
Status: Die aktuelle Phase des Lebenszyklus der Bestellung (z. B. Complete, Cancelled, Quote Sent, Waiting for Payment).

Standort ändern und neuen Standort hinzufügen

Oben links im Dashboard finden Sie das Site-Dropdown. Damit können Sie das gesamte Sales Board auf einen bestimmten physischen Standort filtern.

Auf das Site-Dropdown klicken und + Add new site auswählen.
Ein Modal Add a new site wird angezeigt.
Die Site Details ausfüllen, einschließlich Site Name, Legal Name, Address und der Betriebswährung Currency.
Unter Site Functions die Kästchen für die Module aktivieren, die dieser spezifische Standort nutzen wird.
Auf Add klicken.

Site dropdown

Aktualisierung von Rang oder Priorität

Damit Ihre Fulfillment- und Fertigungsteams wissen, woran sie zuerst arbeiten sollen, können Sie die Priorität einer Bestellung direkt aus der Tabelle ändern.

Auf den Dropdown-Pfeil neben der Nummer in der Spalte Priority klicken.
Eine neue Nummer aus der Liste auswählen oder Input Rank auswählen, um eine bestimmte Nummer einzugeben.
Das System sortiert die Liste sofort neu und ein grünes Bestätigungsbanner erscheint oben: QO-20260113-0234 has been moved to Rank X. Other items are adjusted accordingly.

Aktualisierung des Status

Sie können eine Bestellung durch ihren Lebenszyklus voranbringen, ohne das vollständige Dokument zu öffnen.

Auf das Abzeichen in der Spalte Status für die entsprechende Zeile klicken.
Den neuen Status aus dem Dropdown-Menü auswählen (Optionen sind: Quote Draft, Quote Sent, Waiting for Payment, Ready to Make, Mark as Paid).
Das Abzeichen wird sofort aktualisiert und signalisiert der nächsten Abteilung, Maßnahmen zu ergreifen.

Status dropdown

Bewährte Vorgehensweisen:

Out of Stock-Artikel bearbeiten. Wenn eine Zeile Out of Stock unter den Sales Items- oder Ingredients-Spalten anzeigt, können Sie direkt auf dieses rote Abzeichen klicken. Ein Popup ermöglicht es Ihnen, sofort einen Befehl Make Batch, Make to Order oder Buy to Order zu generieren, um den Engpass zu beheben.

Überfällige Termine täglich überwachen. Sortieren Sie die Tabelle zu Beginn jeder Schicht nach der Spalte Due Date. Jede Zeile mit einem roten Overdue-Abzeichen sollte vom zuständigen Vertriebsmitarbeiter sofort untersucht werden, um Kundenerwartungen zu managen.

Priorität für die Produktion verwenden. Schulen Sie Ihr Vertriebsteam, die Spalte Priority zu verwenden. Wenn ein Kunde für beschleunigten Versand bezahlt, stellt das Verschieben seines Verkaufsauftrags auf Rang 1 sicher, dass die Fertigungswerkstatt den Bau seiner Artikel zuerst priorisiert.

Angebot und Verkaufsauftrag erstellen

Angebotsauftrag erstellen

Klicken Sie zum Starten oben rechts im Sell-Dashboard auf die Schaltfläche + New Quote/Sales Order. Standardmäßig ist der Umschalter oben auf dem Bildschirm auf Quote eingestellt.

Formular- und Tabellenelemente

Die Quote-Erstellungsseite ist in logische Blöcke unterteilt, um Ihnen den systematischen Aufbau des Dokuments zu erleichtern.

Header-Informationen
- Ship To: Auf das Bearbeitungssymbol (Stift) klicken, um die Lieferadresse und die Kontaktinformationen des Kunden auszuwählen oder einzugeben (z. B. Pacific Grains, Laurence Heitman).
- Vendor: Auf das Bearbeitungssymbol klicken, um auszuwählen, welche Ihrer internen juristischen Personen oder Niederlassungen die Waren verkauft.
- Assigned To: Der für diesen Account verantwortliche Vertriebsmitarbeiter.
- Issue Date & Due Date: Das Datum, an dem das Angebot generiert wird, und das Datum, an dem die vorgeschlagene Lieferung oder Preisgestaltung abläuft.
Artikeltabelle
- Auf + Add Item klicken, um die Produkte oder Dienstleistungen auszuwählen, die Sie anbieten.
- Items, Type, Unit, Quantity: Definieren Sie genau, was und wie viel Sie verkaufen.
- Ingredients & Item (Stock Status): Diese Spalten sind die leistungsstärkste Funktion des Sell-Moduls. Sie zeigen Echtzeit-Lagerbestände für das End-Item und seine Roh-Ingredients. Ein grünes In Stock-Abzeichen bedeutet, dass Sie das Angebot sofort erfüllen können. Ein rotes Out of Stock-Abzeichen warnt Sie, dass Fertigung oder Einkauf erforderlich sind.
- Cost, Tax Rate, Total: Finanzfelder, die automatisch basierend auf der Preisgestaltung Ihrer Master-Artikelliste berechnet werden.
Finanzübersicht: Befindet sich unten rechts und berechnet automatisch Ihre Subtotal, Tax, Shipping und finale Total.
Aktionsschaltflächen: Verwenden Sie Save Draft, um später weiterzuarbeiten, Download, um eine PDF für den Kunden zu exportieren, oder Create Order, um das Angebot im System zu protokollieren.

Verkaufsauftrag erstellen

Formular- und Tabellenelemente

Auflösen von Out of Stock-Artikeln:

Wenn Ihre Tabelle ein rotes Out of Stock-Abzeichen unter den Spalten Sales Items oder Ingredients anzeigt, können Sie den Engpass direkt von diesem Bildschirm aus beheben.

Auf das rote Out of Stock-Abzeichen klicken.
Ein kleines Aktionsmenü erscheint.
Für Endprodukte (Sales Items) Make Batch oder Make to Order auswählen, um sofort eine Fertigungsanfrage an das Make-Modul zu senden.
Für Rohmaterialien (Ingredients) Buy Batch oder Buy to Order auswählen, um eine Einkaufsanfrage an das Buy-Modul zu senden.

Zahlungsbedingungen

Damit Ihr Finanzteam weiß, wann es mit Einnahmen rechnen kann, müssen Sie die Zahlungsstruktur definieren.

Verwenden Sie das Dropdown Payment Terms im oberen rechten Header-Block.
Wählen Sie die vereinbarte Bedingung aus, z. B. 100% Upfront, 50% / 50% oder 100% Prior Shipping.

Lieferverfolgung

Sobald der Sales Order verpackt und versandbereit ist, müssen Sie logistische Details angeben.

Delivery Details: Auf das Bearbeitungssymbol klicken, um spezifische Lieferanweisungen für den Kurier oder das Empfangspersonal hinzuzufügen (z. B. Proceed to Basement 2 Receiving Area. Let the staff there handle the receiving).
Add Tracking: Auf diese Schaltfläche klicken, um das Delivery Tracking-Modal zu öffnen. Fügen Sie die Tracking-URL des Kuriers in das Feld Tracker Link ein und klicken Sie auf Add. Dies bettet den Live-Tracking-Link direkt in den Sales Order für einfache Referenz ein.

Hinweise:

Kein Datenverlust beim Umschalten. Das Umschalten des oberen Umschalters auf dem Bildschirm zwischen Quote und Sales Order behält alle eingegebenen Informationen bei. Sie können leicht ein Angebot erstellen, auf mündliche Genehmigung warten und es ohne erneutes Eingeben in eine Bestellung umschalten.

Sofortige Zuweisung. In dem Moment, in dem Sie auf Create Order für einen Sales Order klicken, zieht das System sofort die Artikelmengen von Ihrem Available-Bestand ab und verschiebt sie in den Committed-Bestand. Sie sind offiziell für diesen Kunden reserviert.

Interaktive Abzeichen. Die roten Out of Stock-Abzeichen in der Artikeltabelle sind nicht nur statische Warnungen; sie sind aktive Verknüpfungsschaltflächen. Durch Klicken werden Sie direkt mit den Make- und Buy-Modulen verbunden, um den Engpass zu beheben.

Bewährte Vorgehensweisen:

Ablaufdaten für Angebote festlegen. Verwenden Sie immer das Feld Due Date in einem Quotation, um ein festes Ablaufdatum für Ihre vorgeschlagene Preisgestaltung festzulegen. Dies schützt Ihre Margen, wenn die Kosten für Rohmaterialien plötzlich steigen, bevor der Kunde eine Entscheidung trifft.

Engpässe sofort beheben. Erstellen Sie niemals einen Sales Order, während Sie rote Out of Stock-Abzeichen ignorieren. Schulen Sie Ihr Vertriebsteam, auf diese Abzeichen zu klicken und sofort einen Make to Order- oder Buy to Order-Workflow auszulösen. Andernfalls entstehen unmittelbare Erfüllungsengpässe.

Zahlungsbedingungen überprüfen. Überprüfen Sie immer das Dropdown Payment Terms doppelt, bevor Sie einen Sales Order finalisieren. Das versehentliche Auswählen von 100% Prior Shipping anstelle von 50% / 50% führt dazu, dass Ihr Logistikteam die Lieferung zurückhält und möglicherweise den Kunden verärgert.

Logistikkommunikation zentralisieren. Machen Sie es zu einer strikten Unternehmensrichtlinie, die Schaltfläche Add Tracking und die Felder Delivery Details zu verwenden, sobald eine Bestellung versandt wurde. Dies verhindert, dass das Vertriebsteam ständig das Lagerpersonal um Versandupdates bittet.

Verkaufsauftrag anzeigen

Die detaillierte Ansicht ist in drei verschiedene Registerkarten unterteilt: General Information, Related Orders und Order History.

Allgemeine Informationen

Die Registerkarte General Information bietet eine vollständige Momentaufnahme der Kundenanfrage und ihres aktuellen logistischen Zustands.

Header Data: Zeigt die Kundendetails (Ship To), die verkaufende Einheit (Vendor), den Vertriebsmitarbeiter (Assigned To) und kritische Daten (Issue Date und Due Date) an.
Payment Terms: Zeigt die vereinbarte Zahlungsstruktur an (z. B. 100% Upfront).
Items Table: Dies ist der interaktivste Teil der Seite. Sie zeigt genau, was der Kunde bestellt hat, die Mengen, die Preise und den Live-Lagerstatus. Wenn ein Artikel mit einem roten Out of Stock-Abzeichen markiert ist, erfordert er sofortige Aktion, bevor die Bestellung erfüllt werden kann.
Delivery: Zeigt spezifische Lieferanweisungen an und enthält die Schaltfläche Add Tracking, um Kurier-URLs einzugeben, sobald die Bestellung versandt wurde.
Financial Summary: Der untere rechte Block fasst Subtotal, Tax, Shipping und finale Total zusammen.

Aktualisierung des Status

Auf das Dropdown Actions klicken.
Den entsprechenden nächsten Schritt auswählen. Das Menü ändert sich dynamisch basierend auf dem aktuellen Status der Bestellung.
- Engpässe beheben: Wenn Artikel fehlen, bietet das Menü Verknüpfungen wie Make Batch, Make to Order oder Buy to Order.
- Verkauf vorantreiben: Sie können die Bestellung zu Waiting for Payment oder Mark as Paid verschieben.
Wenn Sie eine zustandsverändernde Aktion auswählen, erscheint ein Update Status-Modal. Es bittet Sie zu bestätigen: You are about to update the status of this order from [previous status] to [present status]. Press continue if you want to proceed.
Auf Continue klicken, um die Änderung anzuwenden.

Bestellverlauf

Die Registerkarte Order History bietet einen unveränderlichen Prüfpfad für den gesamten Lebenszyklus des Sales Orders. Sie ist für die Verantwortlichkeit und Fehlerbehebung unerlässlich.

Elemente: Das Protokoll ist nach Date (minutengenau mit Zeitstempel), Action Owner (der spezifische Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat) und der Log-Beschreibung aufgeschlüsselt.
Verfolgte Aktionen: Das System protokolliert automatisch Statusänderungen, das Hinzufügen von Tracking-Links und die automatisierte Generierung verwandter POs oder MOs (z. B. Paul Westfield created PO draft PO-20160115-048 via Buy to Order).

Hinweise:

Dynamisches Aktionsmenü. Die Optionen im Actions-Dropdown sind kontextabhängig. Wenn alle Ihre Artikel In Stock sind, überlädt das System Ihr Menü nicht mit Make Batch-Optionen.

Automatisierte Verknüpfung. Sie müssen einen Purchase Order nicht manuell mit einem Sales Order verknüpfen. Wenn Sie die PO direkt vom Out of Stock-Abzeichen auf dem Sales Order auslösen, verknüpft das System sie dauerhaft in der Registerkarte Related Orders.

Bewährte Vorgehensweisen:

Verwandte Bestellungen vor Kontaktaufnahme mit Kunden prüfen. Wenn ein Kunde wegen einer verzögerten Bestellung anruft, prüfen Sie immer zuerst die Registerkarte Related Orders. Wenn Sie einen verknüpften Manufacturing Order (MO) mit dem Status Cancelled oder Overdue sehen, wissen Sie sofort, wo der Engpass ist, ohne Ihren Schreibtisch zu verlassen oder das Lager anzurufen.

Auf das Prüfprotokoll für Streitigkeiten verlassen. Wenn es interne Verwirrung darüber gibt, warum eine Bestellung verzögert wurde oder wer eine Statusänderung autorisiert hat, konsultieren Sie die Registerkarte Order History. Sie verhindert das Schwarze-Peter-Spiel, indem sie genau zeigt, wer die Schaltfläche gedrückt hat und wann.

Statusaktualisierungen zeitlich begrenzen. Überspringen Sie nicht einfach Status, nur um Ihr Board zu räumen. Wenn eine Bestellung Vorauszahlung erfordert, stellen Sie sicher, dass sie auf Waiting for Payment bleibt, bis die Finanzabteilung sie freigibt. Sie vorzeitig direkt in einen Erfüllungsstatus zu verschieben, kann dazu führen, dass Waren versandt werden, bevor Bargeld eingegangen ist.

Behebung von Lagerengpässen

Sie können diese Verknüpfungen von zwei Stellen aus aktivieren:

Die Sell-Dashboard-Tabelle: Durch Klicken auf das rote Out of Stock-Abzeichen unter den Spalten Sales Items oder Ingredients.
Innerhalb eines Sales Orders: Durch Klicken auf das rote Out of Stock-Abzeichen in der Items-Tabelle auf der Registerkarte General Information.

Buy to Order und Buy Batch

Die Auswahl einer der Optionen öffnet das Buy to Order-Modal:

Artikelaufschlüsselung: Das Modal listet die für den Verkauf erforderlichen übergeordneten Produkte auf (z. B. Smart Grain Sorting Mechanism). Durch Klicken auf den Pfeil wird die Karte erweitert, um alle für die Erfüllung benötigten fehlenden Ingredients anzuzeigen.
Lieferantenauswahl: Für jede fehlende Zutat das Dropdown Supplier verwenden, um den entsprechenden Lieferanten auszuwählen.
Mengen & Kosten: Die Tabelle zeigt die vom Lieferanten geforderte MOQ (Mindestbestellmenge), die benötigte Quantity und den berechneten Amount an.
Finanzübersicht: Jede übergeordnete Artikelkarte zeigt eine Total Ingredient/s Cost an. Unten rechts im Modal werden die Gesamt-Subtotal, Tax und Total für den gesamten vorgeschlagenen Kauf berechnet.
Ausführung: Auf die Schaltfläche Create PO Draft klicken. Dies generiert sofort eine ausstehende Bestellung im Buy-Modul, die direkt mit diesem Sales Order verknüpft ist.

Buy to Order

Make to Order und Make Batch

Die Auswahl einer der Optionen öffnet das Make to Order-Modal:

Produktionsaufschlüsselung: Das Modal listet die zu bauenden Endprodukte auf (z. B. Precision Grain Analyzer). Das Erweitern der Karte zeigt die Ingredients, die für den Bau aus Ihrem Inventar benötigt werden, sowie deren Quantity und Amount an.
Kostenzuordnung: Für präzise Margenverfolgung trennt jede Artikelkarte die Kosten in Total Material Cost, Total Manufacturing Cost (Arbeit/Overhead) und einen finalen Total Cost.
Finanzübersicht: Der untere rechte Block fasst Subtotal, Tax und die Gesamt-Total für den gesamten Produktionslauf zusammen.
Ausführung: Auf die Schaltfläche Create Manufacturing Group Order klicken. Ein Update Status-Bestätigungsmodal erscheint und bittet Sie zu bestätigen: You are about to proceed with this action. Make sure all items are correct. Press continue if you want to proceed.
Auf Continue klicken. Dies sendet die Arbeitsaufträge sofort an das Make-Modul, damit Ihre Produktionswerkstatt mit der Montage beginnen kann.

Make to Order

Hinweise:

Dynamische Verknüpfung. Die Verwendung dieser Verknüpfungen wird dringend empfohlen, da das System die resultierende PO oder MO automatisch mit dem ursprünglichen Sales Order verknüpft. Sie können ihren Fortschritt jederzeit über die Registerkarte Related Orders in der Sales Order-Ansicht verfolgen.

MOQ-Überschreibungen. Achten Sie auf die MOQ-Spalte im Buy to Order-Modal. Selbst wenn Sie nur 2 Einheiten für den Verkauf benötigen, wenn der Lieferant eine MOQ von 10 hat, verlangt das System, dass Sie mindestens 10 Einheiten kaufen.

Bewährte Vorgehensweisen:

Das Vertriebsteam befähigen. Schulen Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter, die Entwürfe Buy to Order und Make to Order selbst auszulösen, während sie mit dem Kunden telefonieren. Dies spart Tage im Erfüllungszyklus im Vergleich zum Warten auf einen dedizierten Beschaffungsmanager, der die Bestellung später überprüft.

Chargenproduktion für gängige Artikel bevorzugen. Wenn ein Out of Stock-Artikel ein sehr beliebtes Produkt ist, ermutigen Sie Ihr Team, Make Batch oder Buy Batch anstelle von to Order zu wählen. Das Bauen oder Kaufen einer zusätzlichen Einheit erfordert fast genauso viel Verwaltungsaufwand wie der Bau von fünfzig; nutzen Sie Skaleneffekte, wann immer möglich.

Lieferanten-Dropdowns überprüfen. Bei Verwendung des Buy to Order-Modals immer den ausgewählten Supplier überprüfen. Wenn Ihr primärer Lieferant eine lange Vorlaufzeit hat, schalten Sie das Dropdown auf einen schnelleren, sekundären Lieferanten um, um sicherzustellen, dass der Kunde seine Bestellung pünktlich erhält.