Module Fix

Le module Fix gère la maintenance, la réparation et le dépannage de vos actifs physiques. Cela inclut l'entretien des équipements de fabrication internes pour assurer le fonctionnement de vos lignes de production, ainsi que la gestion des réparations sous garantie ou des interventions payantes pour des produits renvoyés par vos clients.

Quand l'utiliser

• Lorsqu'une machine sur votre atelier tombe en panne et nécessite une réparation.
• Lorsqu'un équipement doit faire l'objet de sa maintenance préventive programmée.
• Lorsqu'un client renvoie un produit défectueux sous garantie.
• Lorsqu'un client paie pour un service de réparation sur un produit acheté précédemment.

Table du module Fix

Le tableau de bord Fix sert de tableau de répartition principal pour toutes les activités de maintenance et de réparation. Il répertorie chaque « Fault Order » (FO) actif et historique, permettant aux responsables de service de trier les réparations urgentes et de surveiller la progression des travaux de maintenance en cours.

Éléments clés

• Priority : classement numérique (1 étant le plus élevé) indiquant l'urgence de la réparation.
• Order Number : identifiant unique du ticket, préfixé par « FO- » (Fault Order).
• Order Source : si la réparation provient d'un retour client, la Commande client (SO#) originale est liée ici.
• Order Type : catégorise le travail (par ex. « Product Repair », « Material Repair », « Equipment Maintenance »).
• Item : le produit, matériau ou machine spécifique nécessitant une réparation.
• Item Status : badges dynamiques indiquant des conditions telles que « Under Warranty », « Preventive », « Fault » ou « Paid ».
• Cost Value : coût financier estimé ou réel de la réparation.
• Customer : le client associé à la réparation (le cas échéant).
• Assigned To : le technicien ou ingénieur spécifique chargé de la réparation.
• Status : étape actuelle du bon de travail (par ex. « Ready to Start », « In Progress », « FO Draft », Complete).

Mode d'emploi

Utilisez les en-têtes de colonne pour filtrer et trier la table. Par exemple, vous pouvez filtrer la colonne « Order Type » pour ne voir que les tickets « Equipment Maintenance », ou trier par « Due Date » pour trouver les tâches en retard sur le planning.

Sélection et ajout d'un nouveau site

Si votre organisation opère sur plusieurs emplacements physiques, vous devez vous assurer que vous consultez les tickets de réparation de la bonne installation.

1. Repérez la liste déroulante Site en haut à gauche du tableau de bord.
2. Sélectionnez votre installation actuelle pour filtrer la table.
3. Pour ajouter un nouveau site : cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez + Add a new site en bas de la liste.
4. La fenêtre modale « Add a new site » apparaîtra.
5. Renseignez les Site Details requis : « Site Name », « Legal Name », Address et « Currency ».
6. Sous Site Functions, cochez les cases des modules que ce site utilisera (assurez-vous que « Fix » est coché).
7. Cliquez sur Add pour enregistrer le nouvel emplacement dans votre base de données.

Mise à jour du rang

Toutes les réparations ne sont pas également urgentes. Une chaîne d'assemblage principale en panne nécessite une attention immédiate, tandis qu'une chaise de bureau qui grince peut attendre. La fonctionnalité Rank permet aux managers de prioriser visuellement la charge de travail des techniciens.

1. Identifiez le « Fault Order » qui doit être accéléré ou retardé.
2. Cliquez sur la flèche déroulante à côté du numéro dans la colonne Priority.
3. Sélectionnez un nouveau numéro dans la liste 1-10. Pour attribuer un numéro hors de cette plage, cliquez sur « Input Rank » et saisissez le numéro souhaité.
4. La table se retriera instantanément, plaçant les tâches de priorité la plus élevée (Rank 1) en haut de la liste.

Mise à jour du statut

Vous pouvez faire avancer un ticket de réparation dans son cycle de vie directement depuis le tableau de bord sans avoir besoin d'ouvrir le document complet. Ceci est utile pour effacer rapidement les tickets terminés ou mettre une tâche en attente.

1. Repérez la ligne de commande que vous souhaitez mettre à jour.
2. Cliquez sur l'icône de menu « trois points » (⋮) à l'extrême droite de cette ligne.
3. Un menu apparaîtra avec des options de statut pertinentes à l'état actuel de la commande (par ex. si la commande est un « FO Draft », les options seront « Mark as Ready to Start » ou « Cancel FO Draft »).
4. Sélectionnez le nouveau statut. Le badge dans la colonne « Status » se mettra à jour immédiatement.

Remarques :

• Triage quotidien : les responsables de service devraient commencer chaque journée en triant la table par « Priority » et « Due Date ». Assurez-vous que les éléments Rank 1 et les éléments en retard sont activement traités en vérifiant la colonne « Assigned To ».
• Tirez parti des sources de commande : si vous voyez un « SO# » dans la colonne Order Source, cela signifie qu'un client attend cette réparation. Celles-ci nécessitent souvent une priorité plus élevée que les réparations esthétiques internes.
• Export pour les réunions : utilisez l'icône de téléchargement (à côté de l'icône d'impression en haut à droite) pour exporter la table au format CSV ou PDF. Ceci est très utile pour les réunions hebdomadaires de revue de maintenance.

Créer un Fix Order

Un Fix Order (FO) est le ticket de service officiel qui demande à votre équipe de maintenance ou à vos techniciens d'effectuer une réparation, une maintenance préventive ou une tâche de dépannage. Il sert d'enregistrement central pour le suivi de la main-d'œuvre, des coûts des pièces et des numéros de série spécifiques en cours de service.

Vous pouvez générer un Fix Order manuellement à partir de zéro (pour les pannes de machines internes) ou automatiquement à partir d'un document source (comme une réclamation de garantie client provenant d'une Commande client).

Éléments clés

• Assigned To : le technicien principal responsable du ticket de réparation.
• Customer : le client demandant la réparation (laisser vide ou sélectionner votre propre organisation pour la maintenance d'équipements internes).
• Order Type : liste déroulante classifiant le travail (par ex. « Product Repair », « Material Repair », « Equipment Maintenance »).
• Items Table : le cœur du ticket. Elle nécessite l'« Item » spécifique, son « Serial Number » exact, le « Item Status » (par ex. « Under Warranty », « Paid »), la « Cost Value » estimée, et un champ « Assigned To » au niveau de la ligne pour déléguer des composants spécifiques à différents membres du personnel.
• Récapitulatif financier : calcule le « Subtotal », la « Tax » et le « Total » des coûts de réparation en fonction des valeurs saisies dans la table des articles.
• Boutons d'action : « Save Draft » pour mettre en pause votre progression, « Download » pour exporter une copie et « Create Order » pour pousser le ticket en direct.

Création à partir de zéro

Construction d'un ticket de réparation manuel sans document source préexistant.

• Un équipement de fabrication interne tombe en panne sur l'atelier.
• Planification de la maintenance préventive de routine pour votre installation.
• Un client en magasin demande une réparation qui n'est pas liée à une Commande client antérieure dans votre système.

Mode d'emploi

1. Depuis le tableau de bord Fix, cliquez sur le bouton + Report a Fault (ou Create) en haut à droite.
2. Le formulaire « Create New Fix Order » s'ouvrira.
3. Attribuez un technicien principal à l'aide du champ Assigned To.
4. (Facultatif) Sélectionnez un Customer dans la liste déroulante si la réparation est pour un client.
5. Définissez la Issue Date et la Due Date attendue.
6. Sélectionnez l'Order Type (par ex. « Maintenance » ou « Product Repair »).
7. Dans la table « Item », cliquez sur la liste déroulante pour rechercher et sélectionner l'article nécessitant une réparation.
8. Saisissez le Serial Number exact pour assurer la traçabilité.
9. Définissez l'Item Status (par ex. « Under Warranty », « Paid », « Preventive »).
10. Saisissez la Cost Value estimée ou cotée pour la réparation.
11. Cliquez sur Create Order. Une fenêtre modale de confirmation apparaîtra demandant : « You are about to proceed with this action. Make sure all items are correct. Press continue if you want to proceed. »
12. Cliquez sur Continue pour finaliser la commande.

Création avec source

Génération d'un ticket de réparation directement à partir d'une transaction parente. Le système extrait automatiquement les données client, les articles et les numéros de série de la source pour éviter les erreurs de saisie manuelle des données.

• Un client initie un retour sous garantie basé sur une Commande client (SO) existante.
• Un inspecteur QA fait échouer un article lors d'un Check Order (CO) et le signale pour retouche.

Mode d'emploi

1. Ce workflow est généralement déclenché via une notification système. Lorsqu'un défaut est signalé depuis un autre module, vous recevrez une notification contextuelle (par ex. « Make: John Doe has requested a Fix Order »).
2. Cliquer sur la notification ou la demande ouvrira une fenêtre modale Fix Order Request. Elle indiquera : « You are about to create a new Fix Order based on the order below... » et fournira un lien hypertexte vers la source (par ex. « Sales Order: SO# 12345-67890 »).
3. Cliquez sur Continue sur la fenêtre modale de demande.
4. Le formulaire « Create New Fix Order » s'ouvrira, mais comportera un bloc Order Source en haut, affichant le document source mis en lien hypertexte.
5. Les champs Customer, Item et Serial Number se rempliront automatiquement en fonction des données de la commande parente.
6. Vérifiez les détails pré-remplis, attribuez un technicien et saisissez la Cost Value.
7. Cliquez sur Create Order, vérifiez la fenêtre modale de confirmation et cliquez sur Continue.

Remarques :

• États Draft : si vous attendez un devis de pièces détachées d'un fournisseur avant de finaliser le coût de réparation, utilisez le bouton Save Draft. La bannière verte « Draft Saved » confirme que votre travail est stocké en toute sécurité sans encore l'envoyer au technicien.
• Sources avec lien hypertexte : dans le workflow 3b, le texte bleu « Order Source » (par ex. « SO-1234-5678-90 ») est un lien actif. Cliquer dessus ouvrira la transaction originale dans une nouvelle fenêtre afin que vous puissiez vérifier la date d'achat originale et la validité de la garantie.

Bonnes pratiques :

• Suivi strict des numéros de série : ne laissez jamais le champ « Serial Number » vide lors de la réparation de produits clients. Si un client renvoie un produit pour une réparation sous garantie, le suivi du numéro de série prouve s'il renvoie l'unité réelle que vous lui avez vendue ou une unité différente.
• Statuts d'article précis : taguez toujours correctement l'« Item Status » (par ex. « Paid » vs « Under Warranty »). Cela garantit que votre équipe comptable sait s'il faut facturer le client pour la « Cost Value » ou l'imputer comme une dépense de garantie interne.
• Délégation par article : si une commande nécessite une maintenance mécanique et un dépannage électrique, utilisez les champs individuels « Assigned To » sur les lignes d'articles spécifiques pour attribuer les pièces mécaniques à un technicien et les composants électriques à un autre.

Afficher un Fix Order

Une fois qu'un Fix Order est créé, il devient l'espace de travail actif pour les techniciens qui exécutent les réparations et pour les managers qui suivent les coûts de maintenance. Cliquer sur n'importe quelle ligne de commande depuis le tableau de bord principal Fix ouvre le mode View détaillé. Cette vue est divisée en onglets dédiés : General Information, Maintenance Instructions, Related Orders et Order History.

Informations générales

L'onglet « General Information » est la page de récapitulatif principale du ticket de réparation. Il fournit au technicien le contexte nécessaire — à qui le travail est assigné, ce qui doit être réparé et le coût financier estimé de la réparation.

Éléments clés

• En-tête : affiche le numéro de Fix Order (FO#), le badge de statut actuel et un menu déroulant Actions.
• Logistique : champs affichant l'utilisateur « Assigned To », le « Customer » (le cas échéant), la « Issue Date » et la « Due Date ».
• Order Type : catégorise le travail (par ex. « Maintenance », « Product Repair »).
• Items Table : répertorie l'« Item » spécifique, le « Serial Number », le « Item Status » (par ex. « Under Warranty », « Paid »), la « Cost Value » et le propriétaire « Assigned To » au niveau de la ligne.
• Récapitulatif financier : situé en bas à droite, calculant le « Subtotal », la « Tax » et le coût « Total » final de la réparation.

Mode d'emploi

1. Ouvrez le Fix Order.
2. Cliquez sur le menu déroulant Actions en haut à gauche, à côté du badge de statut.
3. Sélectionnez l'étape logique suivante (par ex. passer de « Ready to Start » à « Mark In Progress »).
4. Le badge de statut se mettra à jour immédiatement, signalant à la direction que le travail a commencé.

Affichage avec source

Si le Fix Order a été généré à partir d'une transaction parente (comme un retour client), l'onglet General Information aura une apparence légèrement différente, comportant une section « Order Source ».

Quand l'utiliser

Lors de la revue d'une réparation sous garantie et lorsqu'il est nécessaire de vérifier les détails d'achat originaux ou le statut d'expédition.

Éléments clés

• Order Source : bloc dédié sous le numéro FO contenant un ID mis en lien hypertexte (par ex. « SO-1234-5678-90 ») et le statut actuel de la commande parente (par ex. « Partially Shipped »).

Mode d'emploi

Cliquez sur le lien hypertexte bleu Order Source. Le système ouvrira la transaction originale dans une nouvelle fenêtre, vous permettant de croiser facilement les détails du client, les conditions de garantie ou les statuts de paiement originaux sans avoir à fouiller dans le module Sell.

Instructions de maintenance

Bien que grisé ou entre crochets lorsqu'il est vide, l'onglet « [Maintenance Instructions] » s'active si l'article réparé a des procédures opérationnelles standard (SOP) attachées à son profil principal.

Quand l'utiliser

Lorsqu'un technicien a besoin de conseils étape par étape, de schémas ou de procédures de sécurité pour exécuter correctement la réparation.

Éléments clés

Hérite des instructions spécifiques, des durées attendues et des médias de référence (images/fiches techniques) configurés dans le module Items lors de la création initiale de l'actif.

Commandes liées

Souvent, une réparation ne peut être effectuée sans commander une pièce de rechange à un fournisseur ou fabriquer un nouveau composant en interne. L'onglet « Related Orders » sert de centre de suivi pour ces workflows secondaires.

Quand l'utiliser

Lorsqu'une réparation est bloquée et que le technicien doit vérifier si les pièces de rechange ont été commandées ou livrées.

Éléments clés

• Une table de suivi affichant l'« ID# » des commandes enfants (par ex. POs pour acheter des pièces, MOs pour fabriquer des pièces, ou SOs pour réexpédier l'article réparé).
• Affiche le « Customer », la « Due Date » et le « Status » en temps réel (par ex. « Cancelled », Complete, « Waiting for Payment »).

Mode d'emploi

Cliquez simplement sur l'onglet « Related Orders ». Les badges rouges « Overdue » sur cette liste mettent immédiatement en évidence exactement quel retard externe retient l'achèvement du Fix Order actuel.

Historique des commandes

L'onglet « Order History » est une piste d'audit automatisée et immuable détaillant l'ensemble du cycle de vie du Fix Order.

Quand l'utiliser

• Lors de la réalisation d'une analyse post-mortem d'une réparation retardée pour voir où s'est produit le goulet d'étranglement.
• Lors du suivi de la responsabilité des changements de statut ou des mises à jour de coûts.

Éléments clés

• Date : horodatée à la minute pour chaque action.
• Action Owner : l'utilisateur spécifique qui a déclenché le changement.
• Log : description détaillée de l'événement (par ex. « John Doe moved the order to manufacturing: [ORDER NUMBER] » ou « John Doe changed the order status from [STATUS NAME] to [STATUS NAME] »).

Remarques :

• Visibilité de la Cost Value : le « Total » calculé dans l'onglet General Information est crucial pour la comptabilité. Il détermine si le coût de la réparation est absorbé en interne (pour la maintenance) ou facturé au client (pour les réparations payantes).
• Les menus de statut sont dynamiques : les options à l'intérieur de la liste déroulante « Actions » changent en fonction de l'état actuel de la commande. Vous ne pouvez pas marquer une commande comme Complete si elle n'a pas d'abord été « Marked In Progress ».

Bonnes pratiques :

• Discipline de statut : exigez que les techniciens mettent immédiatement à jour la liste déroulante « Actions » sur « Mark In Progress » dès qu'ils prennent leurs outils. Si une commande reste à « Ready to Start » pendant des jours, le journal « Order History » reflétera mal sur le technicien assigné.
• Auditez les Related Orders : avant qu'un manager ne demande à l'équipe d'approvisionnement où se trouve une pièce de rechange, il devrait vérifier l'onglet « Related Orders ». Si le bon de commande lié indique Failed Inspection, le manager a déjà sa réponse.
• Utilisez les liens hypertextes : lors du traitement des litiges clients sur les délais de réparation, utilisez toujours le lien « Order Source » pour vérifier exactement quand la Commande client originale ou le retour a été traité.