Modulo Fix

Il modulo Fix gestisce la manutenzione, la riparazione e la risoluzione dei problemi dei tuoi asset fisici. Questo include la manutenzione delle apparecchiature di produzione interne per mantenere in funzione le tue linee di produzione, nonché la gestione delle riparazioni in garanzia o degli interventi di assistenza a pagamento per prodotti restituiti dai tuoi clienti.

Quando usarlo

• Quando una macchina sul tuo reparto produttivo si guasta e ha bisogno di riparazione.
• Quando un pezzo di equipaggiamento è soggetto alla sua manutenzione preventiva programmata.
• Quando un cliente restituisce un prodotto difettoso in garanzia.
• Quando un cliente paga per un servizio di riparazione su un prodotto precedentemente acquistato.

Tabella del modulo Fix

La dashboard Fix funge da bacheca di smistamento principale per tutte le attività di manutenzione e riparazione. Elenca ogni 'Fault Order' (FO) attivo e storico, consentendo ai responsabili del servizio di smistare le riparazioni urgenti e monitorare l'avanzamento dei lavori di manutenzione in corso.

Elementi chiave

• Priority: Una classifica numerica (1 essendo la più alta) che indica l'urgenza della riparazione.
• Order Number: L'identificatore univoco per il ticket, con prefisso 'FO-' (Fault Order).
• Order Source: Se la riparazione deriva da un reso del cliente, l'Ordine di Vendita originale (SO#) è collegato qui.
• Order Type: Categorizza il lavoro (ad es. 'Product Repair', 'Material Repair', 'Equipment Maintenance').
• Item: Il prodotto, materiale o macchina specifico che necessita di riparazione.
• Item Status: Badge dinamici che indicano condizioni come 'Under Warranty', 'Preventive', 'Fault' o 'Paid'.
• Cost Value: Il costo finanziario stimato o effettivo della riparazione.
• Customer: Il cliente associato alla riparazione (se applicabile).
• Assigned To: Il tecnico o ingegnere specifico incaricato della riparazione.
• Status: La fase attuale dell'ordine di lavoro (ad es. 'Ready to Start', 'In Progress', 'FO Draft', 'Complete').

Come usare

Usa le intestazioni delle colonne per filtrare e ordinare la tabella. Ad esempio, puoi filtrare la colonna 'Order Type' per vedere solo i ticket di 'Equipment Maintenance' o ordinare per 'Due Date' per trovare le attività in ritardo rispetto al programma.

Selezione e aggiunta di un nuovo sito

Se la tua organizzazione opera in più ubicazioni fisiche, devi assicurarti di visualizzare i ticket di riparazione per la struttura corretta.

1. Individua il menu a tendina Site in alto a sinistra della dashboard.
2. Seleziona la struttura attuale per filtrare la tabella.
3. Per aggiungere un nuovo sito: Fai clic sul menu a tendina e seleziona + Add a new site in fondo all'elenco.
4. Apparirà il modal 'Add a new site'.
5. Compila i Site Details obbligatori: 'Site Name', 'Legal Name', Address e 'Currency'.
6. In Site Functions, spunta le caselle per i moduli che questo sito utilizzerà (assicurati che Fix sia selezionato).
7. Fai clic su Add per salvare la nuova ubicazione nel tuo database.

Aggiornamento del rango

Non tutte le riparazioni sono ugualmente urgenti. Una linea di assemblaggio principale rotta richiede attenzione immediata, mentre una sedia da ufficio cigolante può aspettare. La funzione Rank consente ai manager di prioritizzare visivamente il carico di lavoro per i tecnici.

1. Identifica il 'Fault Order' che deve essere accelerato o ritardato.
2. Fai clic sulla freccia del menu a tendina accanto al numero nella colonna Priority.
3. Seleziona un nuovo numero dall'elenco 1-10. Per assegnare un numero al di fuori di tale intervallo, fai clic su 'Input Rank' e digita il numero desiderato.
4. La tabella si riordinerà istantaneamente, spostando le attività a più alta priorità (Rank 1) in cima all'elenco.

Aggiornamento dello stato

Puoi far avanzare un ticket di riparazione attraverso il suo ciclo di vita direttamente dalla dashboard senza dover aprire il documento completo. Questo è utile per cancellare rapidamente i ticket completati o mettere in attesa un lavoro.

1. Individua la riga dell'ordine che vuoi aggiornare.
2. Fai clic sull'icona del menu a 'tre punti' (⋮) sul lato destro di quella riga.
3. Apparirà un menu con opzioni di stato pertinenti allo stato attuale dell'ordine (ad es. se l'ordine è un 'FO Draft', le opzioni saranno 'Mark as Ready to Start' o 'Cancel FO Draft').
4. Seleziona il nuovo stato. Il badge nella colonna 'Status' si aggiornerà immediatamente.

Note

• Smistamento quotidiano: I responsabili del servizio dovrebbero iniziare ogni giorno ordinando la tabella per 'Priority' e 'Due Date'. Assicurati che gli elementi Rank 1 e gli elementi in ritardo siano attivamente lavorati controllando la colonna 'Assigned To'.
• Sfrutta gli Order Sources: Se vedi un 'SO#' nella colonna Order Source, significa che un cliente sta aspettando questa riparazione. Questi spesso richiedono una priorità più alta rispetto alle riparazioni estetiche interne.
• Esporta per le riunioni: Usa l'icona di download (accanto all'icona di stampa in alto a destra) per esportare la tabella in CSV o PDF. Questo è molto utile per le riunioni settimanali di revisione della manutenzione.

Crea Fix Order

Un Fix Order (FO) è il ticket di servizio ufficiale che istruisce il tuo team di manutenzione o i tecnici a eseguire una riparazione, manutenzione preventiva o attività di risoluzione dei problemi. Funge da record centrale per il tracciamento di manodopera, costi delle parti e numeri di serie specifici sottoposti a manutenzione.

Puoi generare un Fix Order manualmente da zero (per guasti di macchinari interni) o automaticamente da un documento sorgente (come una richiesta di garanzia del cliente proveniente da un Ordine di Vendita).

Elementi chiave

• Assigned To: Il tecnico responsabile del ticket di riparazione.
• Customer: Il cliente che richiede la riparazione (lascia vuoto o seleziona la tua organizzazione per la manutenzione di apparecchiature interne).
• Order Type: Un menu a tendina che classifica il lavoro (ad es. 'Product Repair', 'Material Repair', 'Equipment Maintenance').
• Items Table: Il cuore del ticket. Richiede l'Item specifico, l'esatto 'Serial Number', l'Item Status (ad es. 'Under Warranty', 'Paid'), il 'Cost Value' stimato e un campo 'Assigned To' a livello di riga per delegare componenti specifici a personale diverso.
• Riepilogo finanziario: Calcola i costi di riparazione 'Subtotal', 'Tax' e 'Total' in base ai valori inseriti nella tabella articoli.
• Pulsanti d'azione: 'Save Draft' per mettere in pausa i tuoi progressi, 'Download' per esportare una copia e 'Create Order' per attivare il ticket.

Creazione da zero

Costruire un ticket di riparazione manuale senza un documento sorgente preesistente.

• Un pezzo di apparecchiatura di produzione interna si guasta nel reparto produttivo.
• Programmazione di manutenzione di routine e preventiva per la tua struttura.
• Un cliente walk-in richiede una riparazione che non è legata a un Ordine di Vendita precedente nel tuo sistema.

Come usare

1. Dalla dashboard Fix, fai clic sul pulsante + Report a Fault (o Create) in alto a destra.
2. Si aprirà il modulo 'Create New Fix Order'.
3. Assegna un tecnico primario utilizzando il campo Assigned To.
4. (Opzionale) Seleziona un Customer dal menu a tendina se la riparazione è per un cliente.
5. Imposta l'Issue Date e la Due Date prevista.
6. Seleziona l'Order Type (ad es. 'Maintenance' o 'Product Repair').
7. Nella tabella 'Item', fai clic sul menu a tendina per cercare e selezionare l'articolo che necessita di riparazione.
8. Inserisci il Serial Number esatto per garantire la tracciabilità.
9. Imposta l'Item Status (ad es. 'Under Warranty', 'Paid', 'Preventive').
10. Inserisci il Cost Value stimato o quotato per la riparazione.
11. Fai clic su Create Order. Apparirà un modal di conferma che chiede: 'You are about to proceed with this action. Make sure all items are correct. Press continue if you want to proceed.'
12. Fai clic su Continue per finalizzare l'ordine.

Creazione con sorgente

Generare un ticket di riparazione direttamente da una transazione principale. Il sistema estrae automaticamente i dati del cliente, gli articoli e i numeri di serie dalla sorgente per prevenire errori di inserimento manuale dei dati.

• Un cliente avvia un reso in garanzia basato su un Ordine di Vendita esistente (SO).
• Un ispettore QA boccia un articolo durante un Check Order (CO) e lo contrassegna per la rilavorazione.

Come usare

1. Questo flusso di lavoro viene tipicamente attivato tramite una notifica di sistema. Quando viene segnalato un difetto da un altro modulo, riceverai un popup di notifica (ad es. 'Make: John Doe has requested a Fix Order').
2. Facendo clic sulla notifica o sulla richiesta si aprirà un modal Fix Order Request. Affermerà: 'You are about to create a new Fix Order based on the order below...' e fornirà un collegamento ipertestuale alla sorgente (ad es. 'Sales Order: SO# 12345-67890').
3. Fai clic su Continue sul modal della richiesta.
4. Si aprirà il modulo 'Create New Fix Order', ma presenterà un blocco Order Source in alto, che mostra il documento sorgente collegato ipertestualmente.
5. I campi Customer, Item e Serial Number verranno popolati automaticamente in base ai dati dell'ordine principale.
6. Verifica i dettagli auto-popolati, assegna un tecnico e inserisci il Cost Value.
7. Fai clic su Create Order, esamina il modal di conferma e fai clic su Continue.

Note

• Stati bozza: Se stai aspettando un preventivo di parti di ricambio da un fornitore prima di finalizzare il costo di riparazione, usa il pulsante Save Draft. Il banner verde 'Draft Saved' conferma che il tuo lavoro è memorizzato in modo sicuro senza essere ancora inviato al tecnico.
• Fonti con collegamento ipertestuale: Nel flusso di lavoro 3b, il testo blu 'Order Source' (ad es. 'SO-1234-5678-90') è un link attivo. Facendo clic si aprirà la transazione originale in una nuova finestra in modo da poter verificare la data di acquisto originale e la validità della garanzia.

Best Practice:

• Tracciamento rigoroso del numero di serie: Non lasciare mai vuoto il campo 'Serial Number' quando ripari prodotti dei clienti. Se un cliente invia un prodotto per una riparazione in garanzia, il tracciamento del numero di serie dimostra se sta restituendo l'unità effettiva che gli hai venduto o un'unità diversa.
• Stati articolo accurati: Etichetta sempre correttamente l'Item Status (ad es. 'Paid' vs 'Under Warranty'). Questo garantisce che il tuo team contabile sappia se fatturare al cliente il 'Cost Value' o ammortizzarlo come spesa di garanzia interna.
• Delega per articolo: Se un ordine richiede manutenzione meccanica e risoluzione dei problemi elettrici, utilizza i campi individuali 'Assigned To' sulle specifiche righe degli articoli per assegnare le parti meccaniche a un tecnico e i componenti elettrici a un altro.

Visualizza Fix Order

Una volta creato un Fix Order, diventa lo spazio di lavoro attivo per i tecnici per eseguire le riparazioni e per i manager per tracciare i costi di manutenzione. Facendo clic su qualsiasi riga di ordine dalla dashboard principale Fix si apre la modalità View dettagliata. Questa vista è divisa in schede dedicate: General Information, Maintenance Instructions, Related Orders e Order History.

Informazioni generali

La scheda 'General Information' è la pagina di riepilogo principale per il ticket di riparazione. Fornisce al tecnico il contesto necessario—a chi è assegnato il lavoro, cosa deve essere riparato e il costo finanziario stimato della riparazione.

Elementi chiave

• Intestazione: Mostra il numero del Fix Order (FO#), il badge di stato attuale e un menu a tendina Actions.
• Logistica: Campi che mostrano l'utente 'Assigned To', il 'Customer' (se applicabile), 'Issue Date' e 'Due Date'.
• Order Type: Categorizza il lavoro (ad es. 'Maintenance', 'Product Repair').
• Items Table: Elenca l'Item specifico, 'Serial Number', 'Item Status' (ad es. 'Under Warranty', 'Paid'), 'Cost Value' e il proprietario 'Assigned To' a livello di riga.
• Riepilogo finanziario: Situato in basso a destra, calcola il 'Subtotal', il 'Tax' e il 'Total' finale del costo della riparazione.

Come usare

1. Apri il Fix Order.
2. Fai clic sul menu a tendina Actions in alto a sinistra, accanto al badge di stato.
3. Seleziona il passaggio logico successivo (ad es. cambia da 'Ready to Start' a 'Mark In Progress').
4. Il badge di stato si aggiornerà immediatamente, segnalando al management che il lavoro è iniziato.

Visualizzazione con sorgente

Se il Fix Order è stato generato da una transazione principale (come un reso del cliente), la scheda General Information avrà un aspetto leggermente diverso, presentando una sezione 'Order Source'.

Quando usarlo

Quando si esamina una riparazione in garanzia e si è bisogno di verificare i dettagli dell'acquisto originale o lo stato della spedizione.

Elementi chiave

• Order Source: Un blocco dedicato sotto il numero FO contenente un ID con collegamento ipertestuale (ad es. 'SO-1234-5678-90') e lo stato attuale dell'ordine principale (ad es. 'Partially Shipped').

Come usare

Fai clic sul collegamento ipertestuale blu Order Source. Il sistema aprirà la transazione originale in una nuova finestra, consentendoti di confrontare in modo fluido i dettagli del cliente, i termini di garanzia o gli stati di pagamento originali senza dover cercare nel modulo Sell.

Istruzioni di manutenzione

Sebbene appaia in grigio o tra parentesi quando vuota, la scheda '[Maintenance Instructions]' prende vita se l'articolo da riparare ha procedure operative standard (SOP) allegate al suo profilo principale.

Quando usarlo

Quando un tecnico ha bisogno di una guida passo-passo, diagrammi o procedure di sicurezza per eseguire correttamente la riparazione.

Elementi chiave

Eredita le istruzioni specifiche, le durate previste e i media di riferimento (immagini/datasheet) configurati nel modulo Items durante la creazione iniziale dell'asset.

Ordini correlati

Spesso, una riparazione non può essere completata senza ordinare una parte di ricambio da un fornitore o fabbricare un nuovo componente in casa. La scheda 'Related Orders' funge da centro di tracciamento per questi flussi di lavoro secondari.

Quando usarlo

Quando una riparazione è in stallo e il tecnico ha bisogno di controllare se le parti di ricambio sono state ancora ordinate o consegnate.

Elementi chiave

• Una tabella di tracciamento che mostra l'ID# degli ordini figlio (ad es. PO per l'acquisto di parti, MO per la produzione di parti o SO per la spedizione dell'articolo riparato di ritorno).
• Mostra il Customer, la Due Date e lo Status in tempo reale (ad es. 'Cancelled', 'Complete', 'Waiting for Payment').

Come usare

Basta fare clic sulla scheda 'Related Orders'. I badge rossi 'Overdue' su questo elenco evidenziano immediatamente esattamente quale ritardo esterno sta bloccando il completamento dell'attuale Fix Order.

Cronologia dell'ordine

La scheda 'Order History' è una pista di controllo immutabile e automatizzata che dettaglia l'intero ciclo di vita del Fix Order.

Quando usarlo

• Quando si conduce un'analisi post-mortem su una riparazione ritardata per vedere dove si è verificato il collo di bottiglia.
• Quando si tracciano le responsabilità per i cambiamenti di stato o gli aggiornamenti dei costi.

Elementi chiave

• Data: Timestamp al minuto per ogni azione.
• Action Owner: L'utente specifico che ha attivato la modifica.
• Log: Una descrizione dettagliata dell'evento (ad es. 'John Doe moved the order to manufacturing: [ORDER NUMBER]' o 'John Doe changed the order status from [STATUS NAME] to [STATUS NAME]').

Note

• Visibilità del Cost Value: Il 'Total' calcolato nella scheda General Information è cruciale per la contabilità. Determina se il costo di riparazione viene assorbito internamente (per la manutenzione) o fatturato al cliente (per le riparazioni a pagamento).
• I menu di stato sono dinamici: Le opzioni all'interno del menu a tendina 'Actions' cambiano in base allo stato attuale dell'ordine. Non puoi contrassegnare un ordine come Complete se non è stato prima 'Marked In Progress'.

Best Practice:

• Disciplina di stato: Imponi che i tecnici aggiornino immediatamente il menu a tendina 'Actions' a 'Mark In Progress' nel momento in cui prendono i loro strumenti. Se un ordine rimane a 'Ready to Start' per giorni, il log 'Order History' rifletterà negativamente sul tecnico assegnato.
• Verifica i Related Orders: Prima che un manager chieda al team di approvvigionamento dove sia una parte di ricambio, dovrebbe controllare la scheda 'Related Orders'. Se l'Ordine di Acquisto collegato dice Failed Inspection, il manager ha già la sua risposta.
• Utilizza i collegamenti ipertestuali: Quando si affrontano controversie con i clienti sulle tempistiche di riparazione, utilizza sempre il link 'Order Source' per verificare esattamente quando l'Ordine di Vendita originale o il reso è stato elaborato.