棚卸
Stock Takes モジュールは、実地在庫監査を管理・実行する場所です。システムデータと物理的な現実は、ヒューマンエラー、スクラップ、または配置ミスによって時間とともに乖離していくため、正確な在庫評価額を維持するには定期的な棚卸(またはサイクルカウント)が不可欠です。
計画担当のスーパーバイザーとショップフロアのカウント担当者に対応するため、Stock Takesは2つの異なるインターフェースを提供します: Manager ビュー(高レベルの監視のためのマスターテーブル)と Staff ビュー(フロアでカウントを実行するためのカンバンボード)。
Managerビュー(テーブル)
Managerビューは、すべての棚卸注文のマスターテーブルを表示します。高レベルの監視、計画、レビュー用に設計されています。
Managerテーブルの主な要素
- Order Number: 棚卸の一意の識別子。
- Due Date: カウントの期限。カウントがこの日付を過ぎると、赤い「Overdue」バッジが表示され、即時対応が必要であることを示します。
- Status: 注文のグローバルな進捗を追跡します(例: 「Draft」、「Ready to Count」、「Being Counted」、「Complete」)。
- SA Source: 棚卸が差異を修正するためのStock Adjustmentをトリガーする場合、生成されたAdjustment IDがここにリンクされます。
このビューを使用するタイミング
マネージャーは、このテーブルを使用して監査の進捗を監視し、期限超過のカウントをフォローアップし、完了した棚卸の財務的影響をレビューする必要があります。
注記:
- 「Difference」は次のように計算されます:
Counted Stock - Current Stock。- 「Value Impact」は次のように計算されます:
Difference * Unit Cost。- 棚卸を完了しても、在庫を即座に削除または作成することはありません。組織の権限に応じて、最終的な財務承認を必要とする保留中の Stock Adjustment(SA Source)を生成する場合があります。
ベストプラクティス:
- サイクルカウントを採用する: 年次の施設全体の棚卸を待たないでください。特定のカテゴリ向けに小規模で週次のStock Take Orderを作成してください(例: 今週はすべての「PCB」を監査し、来週はすべての「Fasteners」を監査)。サイクルカウントは日常業務に対する破壊性がはるかに低いです。
- 赤い数値を調査する: 大きなマイナスの「Value Impact」を含む完了した棚卸を承認する前に、物理的にカウントを確認してください。多くの場合、「不足」しているマテリアルの箱は、単に間違った棚に置かれていただけです。
- ステータスを厳格に使用する: スタッフは開始した瞬間に必ず品目を「Being Counted」に変更する必要があります。これは、チームの残りのメンバーに対して、ステータスが「Complete」になるまで物理的な在庫が現在監査中であり、移動または消費されるべきではないことを示します。
新しいStock Take Orderの作成
マネージャーは新しい注文を作成することで実地カウントを開始できます。
- Managerビューから、右上の + New Stock Take ボタンをクリックします。
- 詳細を割り当てる: ヘッダー情報を入力します:
- Assigned To: この注文の監督に責任を持つ主担当者。
- Location: 監査対象の特定の拠点または倉庫ゾーン。
- Issue Date & Due Date: 監査の期間。
- Reason: コンテキストを提供します(例: 「Q3サイクルカウント」、「ドリル在庫不足の調査」)。
- 品目を追加する: + Add Item をクリックしてテーブルに行を追加します。ドロップダウンからカウントしたい品目を選択します。
- 委任(任意): 各行の「Assigned To」ドロップダウンを使用して、特定の品目を異なるスタッフメンバーに割り当てます。
- 後で作業するには Save Draft をクリックするか、Staff Kanbanボードにライブでプッシュするには Create Order をクリックします。
注記:
- システムは、アクティブな Items データベースに基づいて「Current Stock」と「Unit Cost」を自動的に入力します。
- 「+ Add Item」をクリックすると、システムはその正確な瞬間の「Current Stock」数量を取得します。
- 大規模な注文を一度に完成させる必要はありません。「Save Draft」ボタンを使用すると、ライブで配信する前に数日かけて包括的な監査リストを構築できます。
ベストプラクティス:
- 1つの注文に品目を追加するとき、物理的な近接性でグループ化してください(例: 「通路4」または「ゾーンB」のすべての品目)。1つの注文のためにスタッフを施設全体を行ったり来たりさせないでください。
- 500品目の巨大な棚卸注文を作成しないでください。20〜50品目の小さなバッチに分割してください。小さなバッチはスタッフにとって負担が少なく、マネージャーは差異をはるかに迅速にレビュー・クローズできます。
- 倉庫全体の監査をする時間がない場合は、Stock Inventory を「Value in Stock」でソートし、最も高価な上位10%の部品専用にStock Take Orderを作成してください。
Stock Take Orderの表示と管理
スタッフがカウントを開始したら、マネージャーはテーブルの注文行をクリックして詳細な Stock Take Order ビューを開くことができます。
General Informationタブ
- リアルタイム更新: スタッフがカウントを入力すると、「Adjusted Stock」列がライブで更新されます。
- Difference & Value Impact: システムは差異をハイライトします。プラスの利益(余分な在庫の発見)は緑色で表示されます(例: +30ユニット、+£1,000.00)。マイナスの損失(在庫不足)は赤色で表示されます(例: -23ユニット、-£200.00)。
- グローバルアクション: 上部の Actions ドロップダウンを使用して、注文全体のグローバルステータスを変更します(例: 「Ready to Count」から「Mark as Being Counted」へ)。
- 財務サマリー: 右下に、監査全体の純「Total Value」影響(利益または損失)が表示されます。
注記:
- 差異を手動で計算する必要はありません。スタッフメンバーがカウントモーダルに物理的な「Quantity」を入力した瞬間に、システムは即座に「Difference」と「Value Impact」を処理します。
- 「Counted Stock」フィールドが空白の場合、その品目はまだ監査されていないことを意味します。「0」は、品目が監査され、何も見つからなかったことを意味します。
ベストプラクティス:
- 不足品目を空白のままにしない: 品目が棚から完全に欠落している場合、スタッフはカウントフィールドに「0」を入力する必要があります。空白のままにすると、ステータスが「Ready to Count」のままになり、注文全体の完了が停止します。
- ダブルカウントルールを実装する: 内部しきい値を確立します(例: £500を超える差異、または20ユニットを超える差異)。システムがそのルールを超える赤い「Value Impact」を示した場合、マネージャーは最終調整を承認する前にビンを物理的に再カウントする必要があります。
- 「理由」をドキュメント化する: 更新プロセス中に大きな差異が発見された場合、一般情報セクションの「Reason」テキストボックスを使用して、何が起こったかを文書化します(例: 「ドリルプレスの後ろに隠れていた金属カバーを発見」)。これにより、経理チーム向けの信頼性の高い監査証跡が作成されます。
Order Historyタブ
このタブは、誰が注文を作成し、誰がカウントを更新し、ステータスがいつ変更されたかを正確に示す監査証跡を提供します。
Staffビュー(カンバンボード)
Staffビューは、棚卸タスクをビジュアルなカンバンボードに変換します。注文全体を見るのではなく、スタッフはカードとして表される個々の品目カウントタスクを見ます。
カンバンビューの主な要素
- ビジュアルワークフロー: 列はカウントの現在のステータスを表します(例: 「Ready to Count」、「Being Counted」)。
- 実行可能なカード: 各カードは、カウントする特定の品目、その場所、および期限を表示します。
- ステータス更新: スタッフは、カードから直接、またはカードを次の列にドラッグ&ドロップすることで、カウントのステータスを更新できます。
このビューを使用するタイミング
倉庫担当者と技術者は、物理的に通路を歩きながらカウントを実行する際、タブレットやモバイルデバイスでこのビューを使用する必要があります。
注記:
- リアルタイム同期: カンバンボードでカードを移動すると、Managerビューのマスターテーブルが即座に更新されます。
ベストプラクティス:
- カウント前にロックする: スタッフがカウントを開始する前に、カードを「Being Counted」列にドラッグするように訓練してください。これは、視覚的な「邪魔しないで」サインとして機能し、監査中に他のスタッフがその特定の棚から品目を取ったり置いたりしないことを保証します。
- 割り当てられたタスクに集中する: カンバンボードの上部にあるフィルターを使用して、特定の名前に「Assigned To」されたカードのみを表示します。これにより、複数のスタッフメンバーによる偶発的な重複カウントが防止されます。
カウントの実行(スタッフアクション)
棚卸がアクティブな場合、スタッフはカンバンビューを使用して物理的な所見を記録します。
- Staffビューで、監査している品目のカードをクリックします(例: 「Super Drill」)。
- 専用のカウントモーダルが表示され、品目の詳細とシステムが期待する「Current Stock」が表示されます。
- 棚で品目を物理的にカウントします。
- 物理的なカウントを Counted Stock フィールド(「Quantity」とラベル付け)に入力します。
- システムは即座に Difference と財務的な Value Impact を計算します。
- ステータスドロップダウンを「Complete」に更新します。
- Save Changes をクリックします。
注記:
- 「Counted Stock」フィールドに数値を入力した瞬間、システムは即座に画面上の「Difference」と「Value Impact」を更新します。手動での計算は必要ありません。
- 「Counted Stock」フィールドが空の場合、カウントがまだ開始されていないことをシステムに伝えます。「0」を入力すると、場所を物理的に確認し、品目が完全に在庫切れであることをシステムに伝えます。
- カウントモーダルで「Save Changes」をクリックすると、更新された数値が即座にマネージャーのマスターテーブルにプッシュされます。
ベストプラクティス:
- ブラインドカウントを行う: 可能な限り、画面上の「Current Stock」数値を見る前にビン内の品目を物理的にカウントしてください。事前に期待される数値を知っていると、システムが正しいと仮定して徹底的にチェックしないバイアスが生まれる可能性があります。
- 始めたことは終わらせる: シフトの終わりに「Being Counted」列に品目カードを残さないでください。カウントを完了できない場合は、次のシフトがまだ完了する必要があることを知ることができるように、カードを「Ready to Count」に戻してください。
- 損傷品を別に報告する: 損傷した、または使用できない部品(例: 錆びたネジや割れたプラスチック筐体)を見つけた場合、最終的な「Counted Stock」に含めないでください。使用可能な在庫のみをカウントし、損傷品が Stock Adjustment を介して適切に廃棄できるように、すぐにマネージャーに通知してください。
- 高い差異をダブルチェックする: システムが250ユニットを期待しているのに50ユニットしかカウントしない場合、一時停止して周囲を見回してください。大きな差異を提出する前に、隣接するビン、受領ドック、または最寄りのワークステーションを確認してください。
関連トピック
- Stock Overview — 棚卸と移動と調整の使い分け
- Stock Inventory — 品目と場所別の現在の数量
- Stock Transfers — 場所またはビン間で在庫を移動
- Stock Adjustments — 完了した棚卸によってトリガーされる財務調整
- Items — 在庫がカウントされる対象のカタログ