Vender

El módulo Sell es el motor de ingresos salientes de FabHub. Está diseñado para gestionar todo el ciclo de vida de los pedidos de los clientes, desde la Quote inicial en borrador hasta la Sales Order finalizada. Es crucial que este módulo conecte directamente a tu equipo de ventas con tu almacén y planta de producción. Al mostrar la disponibilidad de stock en tiempo real tanto para los productos finales como para sus ingredientes brutos, el módulo Sell asegura que tu equipo solo prometa lo que realmente puede entregarse.

Panel y tabla

El panel de Sell es tu tablero principal de despacho y seguimiento. Proporciona una vista de alto nivel de todas las actividades de venta activas e históricas, permitiendo a los managers y representantes de ventas identificar rápidamente los cuellos de botella, priorizar el cumplimiento y rastrear los ingresos.

Las columnas de la tabla

La tabla principal lista todas las Quotes (QO) y Sales Orders (SO) en una vista unificada. Puedes usar las casillas de filtro debajo de cada encabezado de columna para buscar pedidos, clientes o rangos de fechas específicos.

• Priority: Un sistema de ranking numérico para dictar el orden de cumplimiento.
• Order Number: El identificador único para la transacción. Con prefijo QO- para Quotes y SO- para Sales Orders.
• Customer: El cliente que compra los bienes.
• Assigned to: El miembro interno del equipo o representante de ventas que gestiona este pedido.
• Order Total: El valor financiero total de la cotización o pedido. (Nota: La parte superior derecha del panel muestra el Total Order Value para todos los elementos filtrados actualmente en vista).
• Issue Date: La fecha en que se creó la cotización o el pedido.
• Due Date: La fecha de entrega o cumplimiento prometida. El sistema aplicará automáticamente una insignia roja Overdue si esta fecha pasa.
• Site: La sucursal específica o ubicación física responsable de cumplir el pedido.
• Sales Items: Un indicador crítico de stock. Muestra si los productos finales que se venden están In Stock, Out of Stock o Expected (con una fecha).
• Ingredients: Si el producto necesita ser fabricado, esta columna muestra si los materiales brutos necesarios para construirlo están In Stock o Out of Stock.
• Status: La etapa actual del ciclo de vida del pedido (p. ej., Complete, Cancelled, Quote Sent, Waiting for Payment).

Cambio y adición de nuevo sitio

En la parte superior izquierda del panel, encontrarás el desplegable Site. Esto te permite filtrar todo el tablero de ventas a una ubicación física específica.

1. Haz clic en el desplegable Site y selecciona + Add new site.
2. Aparecerá un modal Add a new site.
3. Rellena los Site Details incluyendo Site Name, Legal Name, Address y la Currency operativa.
4. En Site Functions, marca las casillas para los módulos que este sitio específico utilizará.
5. Haz clic en Add.

Actualización del rango o prioridad

Para ayudar a tus equipos de cumplimiento y fabricación a saber en qué trabajar primero, puedes cambiar fácilmente la prioridad de un pedido directamente desde la tabla.

1. Haz clic en la flecha desplegable junto al número en la columna Priority.
2. Selecciona un nuevo número de la lista, o selecciona Input Rank para escribir un número específico.
3. El sistema reordenará instantáneamente la lista, y aparecerá un banner verde de confirmación en la parte superior: QO-20260113-0234 has been moved to Rank X. Other items are adjusted accordingly.

Actualización de estado

Puedes hacer progresar un pedido a través de su ciclo de vida sin abrir el documento completo.

1. Haz clic en la insignia en la columna Status para la fila relevante.
2. Selecciona el nuevo estado del menú desplegable (las opciones incluyen: Quote Draft, Quote Sent, Waiting for Payment, Ready to Make, Mark as Paid).
3. La insignia se actualizará inmediatamente, indicando al siguiente departamento que tome medidas.

Buenas Prácticas:

• Actúa sobre los elementos Out of Stock. Si una fila muestra Out of Stock bajo las columnas Sales Items o Ingredients, puedes hacer clic directamente en esa insignia roja. Un pop-up te permitirá generar instantáneamente un comando Make Batch, Make to Order o Buy to Order para resolver la escasez.
• Monitoriza las fechas vencidas diariamente. Ordena la tabla por la columna Due Date al comienzo de cada turno. Cualquier fila con una insignia roja Overdue debe ser investigada inmediatamente por el representante de ventas asignado para gestionar las expectativas del cliente.
• Usa Priority para producción. Capacita a tu equipo de ventas para usar la columna Priority. Si un cliente paga por envío acelerado, subir su Sales Order a Rank 1 asegura que la planta de fabricación priorice construir sus artículos primero.

Crear cotización y orden de venta

En el módulo Sell de FabHub, las Cotizaciones y las Sales Orders comparten una interfaz unificada de creación. Este diseño permite a tu equipo de ventas hacer la transición de un cliente desde una propuesta preliminar hasta una compra finalizada sin tener que volver a introducir datos.

Creación de cotización

Una Cotización (Quote) es un documento preliminar enviado a un cliente que describe los costes propuestos y los términos para productos o servicios. No compromete tu inventario ni finaliza una transacción financiera hasta que se convierte en una Sales Order.

Para empezar, haz clic en el botón + New Quote/Sales Order en la parte superior derecha del panel Sell. Por defecto, el interruptor en la parte superior de la pantalla estará configurado en Quote.

Elementos del formulario y tabla

La página de creación de Quote se divide en bloques lógicos para ayudarte a construir el documento sistemáticamente.

• Información del encabezado
  • Ship To: Haz clic en el icono de editar (lápiz) para seleccionar o introducir la dirección de entrega del cliente y la información de contacto (p. ej., Pacific Grains, Laurence Heitman).
  • Vendor: Haz clic en el icono de editar para seleccionar cuál de tus entidades legales internas o sucursales está vendiendo los bienes.
  • Assigned To: El representante de ventas responsable de esta cuenta.
  • Issue Date y Due Date: La fecha en que se genera la cotización y la fecha en que la entrega o el precio propuesto expira.
• Tabla de artículos
  • Haz clic en + Add Item para seleccionar los productos o servicios que estás cotizando.
  • Items, Type, Unit, Quantity: Define exactamente qué y cuánto estás vendiendo.
  • Ingredients y Item (Stock Status): Estas columnas son la característica más potente del módulo Sell. Muestran los niveles de stock en tiempo real para el Item final y sus Ingredients brutos. Una insignia verde In Stock significa que puedes cumplir la cotización inmediatamente. Una insignia roja Out of Stock te advierte que se requerirá fabricación o compra.
  • Cost, Tax Rate, Total: Campos financieros que se calculan automáticamente según los precios de tu lista maestra de artículos.
• Resumen Financiero: Situado en la parte inferior derecha, este bloque calcula automáticamente tu Subtotal, Tax, Shipping y Total final.
• Botones de Acción: Utiliza Save Draft para seguir trabajando más tarde, Download para exportar un PDF para el cliente, o Create Order para registrar la cotización en el sistema.

Creación de orden de venta

Una Sales Order (SO) es un documento legalmente vinculante que confirma una venta. Cuando se crea una Sales Order, el sistema reserva oficialmente los Items en tu inventario, cambiando su estado a Committed.

Para crear una Sales Order, puedes convertir una Quote existente o crear una desde cero haciendo clic en + New Quote/Sales Order y cambiando el interruptor superior a Sales Order.

Elementos del formulario y tabla

Los elementos del formulario para una Sales Order son idénticos al formulario de Cotización, asegurando una transición fluida. Sin embargo, debido a que una Sales Order exige cumplimiento, gestionar las columnas de estado de stock se vuelve crítico.

Resolución de elementos Out of Stock:

Si tu tabla muestra una insignia roja Out of Stock bajo las columnas Sales Items o Ingredients, puedes resolver la escasez directamente desde esta pantalla.

• Haz clic en la insignia roja Out of Stock.
• Aparecerá un pequeño menú de acciones.
• Para productos finales (Sales Items), selecciona Make Batch o Make to Order para enviar instantáneamente una solicitud de fabricación al módulo Make.
• Para materias primas (Ingredients), selecciona Buy Batch o Buy to Order para enviar una solicitud de compra al módulo Buy.

Términos de pago

Para asegurar que tu equipo financiero sepa cuándo esperar los ingresos, debes definir la estructura de pago.

• Utiliza el desplegable Payment Terms en el bloque del encabezado superior derecho.
• Selecciona la condición acordada, como 100% Upfront, 50% / 50% o 100% Prior Shipping.

Seguimiento de entrega

Una vez que la Sales Order esté empaquetada y lista para salir de tu instalación, necesitas proporcionar detalles logísticos.

• Delivery Details: Haz clic en el icono de editar para añadir instrucciones de entrega específicas para el mensajero o el personal receptor (p. ej., Proceed to Basement 2 Receiving Area. Let the staff there handle the receiving).
• Add Tracking: Haz clic en este botón para abrir el modal Delivery Tracking. Pega la URL de seguimiento del mensajero en el campo Tracker Link y haz clic en Add. Esto incrusta el enlace de seguimiento en vivo directamente en la Sales Order para una fácil referencia.

Notas:

• Sin pérdida de datos al cambiar. Cambiar el interruptor en la parte superior de la pantalla entre Quote y Sales Order mantiene toda la información que has rellenado. Puedes construir fácilmente una cotización, esperar la aprobación verbal y cambiarla a un pedido sin volver a escribir nada.
• Asignación instantánea. En el momento en que haces clic en Create Order para una Sales Order, el sistema deduce instantáneamente las cantidades de artículos de tu stock Available y los mueve al stock Committed. Están oficialmente reservados para ese cliente.
• Insignias interactivas. Las insignias rojas Out of Stock en la tabla de artículos no son solo advertencias estáticas; son botones de acceso directo activos. Hacer clic en ellos te conecta directamente a los módulos Make y Buy para resolver la escasez.

Buenas Prácticas:

• Establece fechas de expiración para las cotizaciones. Utiliza siempre el campo Due Date en una Cotización para establecer una fecha firme de expiración para tu precio propuesto. Esto protege tus márgenes si el coste de las materias primas se dispara repentinamente antes de que el cliente tome una decisión.
• Actúa sobre las escaseces inmediatamente. Nunca crees una Sales Order ignorando las insignias rojas Out of Stock. Capacita a tu equipo de ventas para hacer clic en esas insignias y activar instantáneamente un flujo de trabajo Make to Order o Buy to Order. No hacer esto causa cuellos de botella inmediatos en el cumplimiento.
• Verifica los términos de pago. Verifica siempre dos veces el desplegable Payment Terms antes de finalizar una Sales Order. Seleccionar accidentalmente 100% Prior Shipping en lugar de 50% / 50% hará que tu equipo de logística retenga la entrega, lo que podría enojar al cliente.
• Centraliza la comunicación logística. Haz que sea una política estricta de la empresa usar el botón Add Tracking y los campos Delivery Details una vez que se despache un pedido. Esto evita que el equipo de ventas interrumpa constantemente al personal del almacén para pedir actualizaciones de envío.

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Ver orden de venta

Una vez que se crea una Sales Order, hacer clic en su fila desde el panel maestro de Sell abre la vista detallada. Este es tu centro de mando central para rastrear la transacción específica, resolver escaseces de inventario, monitorizar el progreso del cumplimiento y auditar el historial del pedido.

La vista detallada se divide en tres pestañas distintas: General Information, Related Orders y Order History.

Información general

La pestaña General Information proporciona una instantánea completa de la solicitud del cliente y su estado logístico actual.

• Datos del Encabezado: Muestra los detalles del cliente (Ship To), la entidad vendedora (Vendor), el representante de ventas (Assigned To) y las fechas críticas (Issue Date y Due Date).
• Payment Terms: Muestra la estructura de pago acordada (p. ej., 100% Upfront).
• Tabla de Artículos: Esta es la parte más interactiva de la página. Detalla exactamente lo que el cliente pidió, las cantidades, los precios y el estado de stock en vivo. Si un artículo está marcado con una insignia roja Out of Stock, requiere acción inmediata antes de que el pedido pueda cumplirse.
• Delivery: Muestra instrucciones de entrega específicas y contiene el botón Add Tracking para introducir las URLs del mensajero una vez que se envíe el pedido.
• Resumen Financiero: El bloque inferior derecho resume el Subtotal, Tax, Shipping y el Total final.

Actualización de estado

La gestión del ciclo de vida de la Sales Order ocurre directamente desde la pestaña General Information usando el desplegable Actions situado en la parte superior de la página, junto a la insignia de estado actual.

1. Haz clic en el desplegable Actions.
2. Selecciona el siguiente paso apropiado. El menú cambia dinámicamente según el estado actual del pedido.
   • Resolución de escaseces: Si faltan artículos, el menú proporciona atajos como Make Batch, Make to Order o Buy to Order.
   • Progresión de la venta: Puedes mover el pedido a Waiting for Payment o Mark as Paid.
3. Cuando seleccionas una acción de cambio de estado, aparecerá un modal Update Status. Te pedirá que confirmes: You are about to update the status of this order from [previous status] to [present status]. Press continue if you want to proceed.
4. Haz clic en Continue para aplicar el cambio.

Pedidos relacionados

Debido a que el módulo Sell está profundamente integrado con el resto de FabHub, una sola Sales Order a menudo activa tareas de compra o fabricación. La pestaña Related Orders actúa como el tejido conectivo.

Si generaste un comando Buy to Order o Make Batch para cumplir un elemento Out of Stock en esta Sales Order, esos pedidos hijos se listan automáticamente aquí.

• Elementos: La tabla muestra el ID# del pedido hijo (con prefijo PO# para Purchase Orders o MO# para Manufacturing Orders), junto con sus respectivos Issue Date, Due Date y Status.
• Navegación: No necesitas buscar en los módulos Make o Buy para ver si las piezas están listas. Puedes rastrear el estado del proceso de fabricación o compra directamente desde esta pestaña.

Historial de pedidos

La pestaña Order History proporciona un registro de auditoría inmutable para todo el ciclo de vida de la Sales Order. Es esencial para la responsabilidad y la resolución de problemas.

• Elementos: El registro se desglosa por Date (con marca de tiempo al minuto), Action Owner (el usuario específico que realizó el cambio) y la descripción del Log.
• Acciones Rastreadas: El sistema registra automáticamente los cambios de estado, la adición de enlaces de seguimiento y la generación automatizada de POs o MOs relacionados (p. ej., Paul Westfield created PO draft PO-20160115-048 via Buy to Order).

Notas:

• Menú de acciones dinámico. Las opciones en el desplegable Actions son sensibles al contexto. Si todos tus artículos están In Stock, el sistema no saturará tu menú con opciones Make Batch.
• Vinculación automatizada. No tienes que vincular manualmente una Purchase Order a una Sales Order. Si activas el PO directamente desde la insignia Out of Stock en la Sales Order, el sistema los vincula permanentemente en la pestaña Related Orders.

Buenas Prácticas:

• Comprueba Related Orders antes de contactar a los clientes. Si un cliente llama para una actualización de estado de un pedido retrasado, comprueba siempre la pestaña Related Orders primero. Si ves una Manufacturing Order (MO) vinculada que tiene un estado Cancelled u Overdue, sabes inmediatamente dónde está el cuello de botella sin tener que abandonar tu escritorio ni llamar al almacén.
• Confía en el registro de auditoría para disputas. Si hay confusión interna sobre por qué se retrasó un pedido o quién autorizó un cambio de estado, consulta la pestaña Order History. Evita las acusaciones mostrando exactamente quién hizo clic en el botón y cuándo.
• Marca el ritmo de las actualizaciones de estado. No te saltes estados solo para limpiar tu tablero. Si un pedido requiere pago por adelantado, asegúrate de que permanezca en Waiting for Payment hasta que finanzas lo apruebe. Moverlo directamente a un estado de cumplimiento prematuramente puede resultar en el envío de bienes antes de recibir el efectivo.

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Resolución de escaseces de inventario

Cuando un cliente pide un producto que actualmente no tienes en stock, o cuando faltan las materias primas necesarias para construir ese producto, el módulo Sell proporciona atajos incorporados para activar instantáneamente los flujos de trabajo de cumplimiento.

Puedes activar estos atajos desde dos lugares:

1. La tabla del panel Sell: Haciendo clic en la insignia roja Out of Stock bajo las columnas Sales Items o Ingredients.
2. Dentro de una Sales Order: Haciendo clic en la insignia roja Out of Stock dentro de la tabla Items en la pestaña General Information.

Buy to Order y Buy Batch

Si los elementos faltantes son materias primas o componentes listos para usar, debes comprarlos a un vendedor. Al hacer clic en la insignia roja te dará dos opciones de compra: Buy to Order (comprar la cantidad exacta necesaria para esta venta específica) o Buy Batch (comprar una cantidad mayor a granel para reponer el stock general del almacén).

Seleccionar cualquier opción abre el modal Buy to Order:

• Desglose de Artículos: El modal lista los productos principales requeridos para la venta (p. ej., Smart Grain Sorting Mechanism). Al hacer clic en la flecha se expande la tarjeta para mostrar todos los Ingredients faltantes necesarios para cumplirlo.
• Selección de Proveedor: Para cada ingrediente faltante, utiliza el desplegable Supplier para seleccionar el proveedor apropiado.
• Cantidades y Coste: La tabla muestra el MOQ (Minimum Order Quantity) requerido por el proveedor, la Quantity que necesitas y el Amount calculado.
• Resumen Financiero: Cada tarjeta de artículo principal muestra un Total Ingredient/s Cost. La parte inferior derecha del modal calcula el Subtotal, Tax y Total generales para toda la compra propuesta.
• Ejecución: Haz clic en el botón Create PO Draft. Esto genera instantáneamente una Purchase Order pendiente en el módulo Buy, vinculada directamente a esta Sales Order.

Make to Order y Make Batch

Si el elemento faltante es un producto terminado que ensamblas internamente, debes activar una ejecución de producción. Al hacer clic en la insignia roja te dará dos opciones de fabricación: Make to Order (construir exactamente lo que el cliente compró) o Make Batch (ejecutar un ciclo de producción mayor).

Seleccionar cualquier opción abre el modal Make to Order:

• Desglose de Producción: El modal lista los productos finales que necesitan ser construidos (p. ej., Precision Grain Analyzer). Expandir la tarjeta revela los Ingredients requeridos de tu inventario para construirlo, junto con su Quantity y Amount.
• Asignación de Costes: Para un seguimiento preciso del margen, cada tarjeta de artículo separa los costes en Total Material Cost, Total Manufacturing Cost (mano de obra/gastos generales) y un Total Cost final.
• Resumen Financiero: El bloque inferior derecho resume el Subtotal, Tax y Total general para toda la ejecución de producción.
• Ejecución: Haz clic en el botón Create Manufacturing Group Order. Aparecerá un modal de confirmación Update Status preguntándote que confirmes: You are about to proceed with this action. Make sure all items are correct. Press continue if you want to proceed.
• Haz clic en Continue. Esto envía instantáneamente las órdenes de trabajo al módulo Make para que tu planta de producción comience el ensamblaje.

Notas:

• Vinculación dinámica. Usar estos atajos es muy recomendable porque el sistema vincula automáticamente el PO o MO resultante a la Sales Order original. Puedes rastrear su progreso en cualquier momento a través de la pestaña Related Orders en la vista de Sales Order.
• Anulaciones de MOQ. Presta atención a la columna MOQ en el modal Buy to Order. Aunque solo necesites 2 unidades para la venta, si el proveedor tiene un MOQ de 10, el sistema te requerirá comprar al menos 10 unidades.

Buenas Prácticas:

• Empodera al equipo de ventas. Capacita a tus representantes de ventas para que activen los borradores Buy to Order y Make to Order ellos mismos mientras están al teléfono con el cliente. Esto ahorra días en el ciclo de cumplimiento en comparación con esperar a que un manager de adquisiciones dedicado revise el pedido más tarde.
• Favorece la agrupación para artículos comunes. Si un elemento Out of Stock es un producto muy popular, anima a tu equipo a seleccionar Make Batch o Buy Batch en lugar de to Order. Construir o comprar una unidad extra requiere casi el mismo esfuerzo administrativo que construir cincuenta; aprovecha las economías de escala siempre que sea posible.
• Revisa los desplegables de proveedores. Al usar el modal Buy to Order, verifica siempre el Supplier seleccionado. Si tu proveedor principal tiene un plazo de entrega largo, cambia el desplegable a un proveedor secundario más rápido para asegurar que el cliente reciba su pedido a tiempo.