Sell

Le module Sell est le moteur de revenus sortants de FabHub. Il est conçu pour gérer l'intégralité du cycle de vie des commandes client, du devis initial à la Commande client finalisée. Plus important encore, ce module fait directement le pont entre votre équipe commerciale, votre entrepôt et votre atelier de production. En affichant la disponibilité du stock en temps réel pour les produits finis et leurs matières premières, le module Sell garantit que votre équipe ne promet que ce qui peut réellement être livré.

Tableau de bord et table

Le tableau de bord Sell est votre tableau principal de répartition et de suivi. Il offre une vue de haut niveau de toutes les activités commerciales actives et historiques, permettant aux managers et aux représentants commerciaux d'identifier rapidement les goulets d'étranglement, de prioriser l'exécution et de suivre les revenus.

Les colonnes de la table

La table principale répertorie tous les Quotes (QO) et Sales Orders (SO) dans une vue unifiée. Vous pouvez utiliser les cases de filtre sous chaque en-tête de colonne pour rechercher des commandes, clients ou plages de dates spécifiques.

• Priority : système de classement numérique pour dicter l'ordre d'exécution.
• Order Number : identifiant unique de la transaction. Préfixé par QO- pour les devis et SO- pour les Sales Orders.
• Customer : le client achetant les marchandises.
• Assigned to : le membre de l'équipe interne ou le représentant commercial gérant cette commande.
• Order Total : la valeur financière totale du devis ou de la commande. (Remarque : le coin supérieur droit du tableau de bord affiche la Total Order Value pour tous les éléments filtrés actuellement visibles.)
• Issue Date : la date à laquelle le devis ou la commande a été créé.
• Due Date : la date promise de livraison ou d'exécution. Le système appliquera automatiquement un badge rouge Overdue si cette date est dépassée.
• Site : la succursale spécifique ou l'emplacement physique responsable de l'exécution de la commande.
• Sales Items : indicateur de stock critique. Il indique si les produits finis vendus sont In Stock, Out of Stock ou Expected (avec une date).
• Ingredients : si le produit doit être fabriqué, cette colonne indique si les matières premières requises pour le construire sont In Stock ou Out of Stock.
• Status : étape actuelle du cycle de vie de la commande (par ex. Complete, Cancelled, Quote Sent, Waiting for Payment).

Changer et ajouter un nouveau site

En haut à gauche du tableau de bord, vous trouverez la liste déroulante Site. Elle vous permet de filtrer l'ensemble du tableau commercial selon un emplacement physique précis.

1. Cliquez sur la liste déroulante Site et sélectionnez + Add new site.
2. Une fenêtre modale Add a new site apparaîtra.
3. Renseignez les Site Details incluant Site Name, Legal Name, Address et la Currency d'exploitation.
4. Sous Site Functions, cochez les cases des modules que ce site spécifique utilisera.
5. Cliquez sur Add.

Mise à jour du rang ou de la priorité

Pour aider vos équipes d'exécution et de fabrication à savoir sur quoi travailler en premier, vous pouvez facilement modifier la priorité d'une commande directement depuis la table.

1. Cliquez sur la flèche déroulante à côté du numéro dans la colonne Priority.
2. Sélectionnez un nouveau numéro dans la liste, ou sélectionnez Input Rank pour saisir un numéro spécifique.
3. Le système réorganisera instantanément la liste, et une bannière de confirmation verte apparaîtra en haut : QO-20260113-0234 has been moved to Rank X. Other items are adjusted accordingly.

Mise à jour du statut

Vous pouvez faire progresser une commande dans son cycle de vie sans ouvrir le document complet.

1. Cliquez sur le badge dans la colonne Status pour la ligne pertinente.
2. Sélectionnez le nouveau statut dans le menu déroulant (les options incluent : Quote Draft, Quote Sent, Waiting for Payment, Ready to Make, Mark as Paid).
3. Le badge se mettra à jour immédiatement, signalant au prochain département d'agir.

Bonnes pratiques :

• Agissez sur les articles Out of Stock. Si une ligne affiche Out of Stock sous les colonnes Sales Items ou Ingredients, vous pouvez cliquer directement sur ce badge rouge. Une fenêtre contextuelle vous permettra de générer instantanément une commande Make Batch, Make to Order ou Buy to Order pour résoudre la pénurie.
• Surveillez quotidiennement les dates en retard. Triez la table par la colonne Due Date au début de chaque équipe. Toute ligne avec un badge rouge Overdue doit être examinée immédiatement par le représentant commercial assigné pour gérer les attentes du client.
• Utilisez Priority pour la production. Formez votre équipe commerciale à utiliser la colonne Priority. Si un client paie pour une livraison express, déplacer sa Commande client au Rank 1 garantit que l'atelier de fabrication priorisera la construction de ses articles en premier.

Créer un devis et une commande client

Dans le module Sell de FabHub, les devis et les commandes client partagent une interface de création unifiée. Cette conception permet à votre équipe commerciale de faire passer un client d'un argumentaire préliminaire à un achat finalisé sans avoir à ressaisir des données.

Créer un devis

Un Quotation (Quote) est un document préliminaire envoyé à un client décrivant les coûts et conditions proposés pour des produits ou services. Il n'engage pas votre inventaire ni ne finalise une transaction financière jusqu'à ce qu'il soit converti en Sales Order.

Pour commencer, cliquez sur le bouton + New Quote/Sales Order en haut à droite du tableau de bord Sell. Par défaut, la bascule en haut de l'écran sera définie sur Quote.

Éléments du formulaire et de la table

La page de création de devis est divisée en blocs logiques pour vous aider à construire le document de manière systématique.

• Informations d'en-tête
  • Ship To : cliquez sur l'icône d'édition (crayon) pour sélectionner ou saisir l'adresse de livraison du client et les coordonnées (par ex. Pacific Grains, Laurence Heitman).
  • Vendor : cliquez sur l'icône d'édition pour sélectionner laquelle de vos entités juridiques ou succursales internes vend les marchandises.
  • Assigned To : le représentant commercial responsable de ce compte.
  • Issue Date & Due Date : la date à laquelle le devis est généré et la date à laquelle la livraison ou la tarification proposée expire.
• Table des articles
  • Cliquez sur + Add Item pour sélectionner les produits ou services que vous proposez.
  • Items, Type, Unit, Quantity : définissez exactement ce que et combien vous vendez.
  • Ingredients & Item (statut du stock) : ces colonnes sont la fonctionnalité la plus puissante du module Sell. Elles affichent les niveaux de stock en temps réel pour l'Item final et ses Ingredients bruts. Un badge vert In Stock signifie que vous pouvez exécuter le devis immédiatement. Un badge rouge Out of Stock vous avertit que la fabrication ou l'achat seront nécessaires.
  • Cost, Tax Rate, Total : champs financiers qui se calculent automatiquement en fonction des prix de votre liste d'articles principale.
• Récapitulatif financier : situé en bas à droite, ce bloc calcule automatiquement votre Subtotal, Tax, Shipping et Total final.
• Boutons d'action : utilisez Save Draft pour continuer à travailler plus tard, Download pour exporter un PDF pour le client, ou Create Order pour enregistrer le devis dans le système.

Créer une commande client

Une Sales Order (SO) est un document juridiquement contraignant confirmant une vente. Lorsqu'une Sales Order est créée, le système réserve officiellement les Items dans votre inventaire, changeant leur statut en Committed.

Pour créer une Sales Order, vous pouvez soit convertir un Quote existant, soit en créer une à partir de zéro en cliquant sur + New Quote/Sales Order et en basculant la bascule supérieure sur Sales Order.

Éléments du formulaire et de la table

Les éléments de formulaire pour une Sales Order sont identiques à ceux du formulaire de devis, assurant une transition transparente. Cependant, parce qu'une Sales Order exige une exécution, la gestion des colonnes de statut du stock devient critique.

Résoudre les articles Out of Stock :

Si votre table affiche un badge rouge Out of Stock sous les colonnes Sales Items ou Ingredients, vous pouvez résoudre la pénurie directement depuis cet écran.

• Cliquez sur le badge rouge Out of Stock.
• Un petit menu d'action apparaîtra.
• Pour les produits finis (Sales Items), sélectionnez Make Batch ou Make to Order pour pousser instantanément une demande de fabrication vers le module Make.
• Pour les matières premières (Ingredients), sélectionnez Buy Batch ou Buy to Order pour pousser une demande d'achat vers le module Buy.

Conditions de paiement

Pour que votre équipe financière sache quand attendre des revenus, vous devez définir la structure de paiement.

• Utilisez la liste déroulante Payment Terms dans le bloc d'en-tête en haut à droite.
• Sélectionnez la condition convenue, telle que 100% Upfront, 50% / 50% ou 100% Prior Shipping.

Suivi de livraison

Une fois la Sales Order emballée et prête à quitter vos installations, vous devez fournir les détails logistiques.

• Delivery Details : cliquez sur l'icône d'édition pour ajouter des instructions de livraison spécifiques pour le coursier ou le personnel de réception (par ex. Proceed to Basement 2 Receiving Area. Let the staff there handle the receiving).
• Add Tracking : cliquez sur ce bouton pour ouvrir la fenêtre modale Delivery Tracking. Collez l'URL de suivi du coursier dans le champ Tracker Link et cliquez sur Add. Cela intègre le lien de suivi en direct directement dans la Sales Order pour une référence facile.

Remarques :

• Pas de perte de données lors du basculement. Le basculement entre Quote et Sales Order en haut de l'écran conserve toutes les informations que vous avez saisies. Vous pouvez facilement créer un devis, attendre une approbation verbale et le basculer en commande sans rien retaper.
• Allocation instantanée. Au moment où vous cliquez sur Create Order pour une Sales Order, le système déduit instantanément les quantités d'articles de votre stock Available et les déplace vers le stock Committed. Ils sont officiellement réservés pour ce client.
• Badges interactifs. Les badges rouges Out of Stock dans la table des articles ne sont pas que de simples avertissements statiques ; ce sont des boutons raccourcis actifs. Cliquer dessus vous connecte directement aux modules Make et Buy pour résoudre la pénurie.

Bonnes pratiques :

• Définissez des expirations de devis. Utilisez toujours le champ Due Date sur un devis pour établir une date d'expiration ferme pour votre tarification proposée. Cela protège vos marges si le coût des matières premières augmente soudainement avant que le client ne prenne sa décision.
• Agissez immédiatement sur les pénuries. Ne créez jamais une Sales Order en ignorant les badges rouges Out of Stock. Formez votre équipe commerciale à cliquer sur ces badges et à déclencher instantanément un workflow Make to Order ou Buy to Order. Ne pas le faire entraîne des goulets d'étranglement immédiats dans l'exécution.
• Vérifiez les conditions de paiement. Vérifiez toujours deux fois la liste déroulante Payment Terms avant de finaliser une Sales Order. Sélectionner accidentellement 100% Prior Shipping au lieu de 50% / 50% fera retenir la livraison par votre équipe logistique, ce qui pourrait contrarier le client.
• Centralisez la communication logistique. Faites en sorte que ce soit une politique stricte de l'entreprise d'utiliser le bouton Add Tracking et les champs Delivery Details une fois qu'une commande est expédiée. Cela empêche l'équipe commerciale d'interrompre constamment le personnel de l'entrepôt pour demander des mises à jour d'expédition.

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Afficher une commande client

Une fois qu'une Sales Order est créée, cliquer sur sa ligne depuis le tableau de bord principal Sell ouvre la vue détaillée. C'est votre centre de commande central pour suivre la transaction spécifique, résoudre les pénuries d'inventaire, surveiller la progression de l'exécution et auditer l'historique de la commande.

La vue détaillée est divisée en trois onglets distincts : General Information, Related Orders et Order History.

Informations générales

L'onglet General Information fournit un instantané complet de la demande du client et de son état logistique actuel.

• Données d'en-tête : affiche les détails du client (Ship To), l'entité vendeuse (Vendor), le représentant commercial (Assigned To) et les dates critiques (Issue Date et Due Date).
• Payment Terms : affiche la structure de paiement convenue (par ex. 100% Upfront).
• Table des articles : c'est la partie la plus interactive de la page. Elle détaille exactement ce que le client a commandé, les quantités, le prix et le statut du stock en direct. Si un article est signalé par un badge rouge Out of Stock, il nécessite une action immédiate avant que la commande puisse être exécutée.
• Delivery : affiche les instructions de livraison spécifiques et contient le bouton Add Tracking pour saisir les URL du coursier une fois la commande expédiée.
• Récapitulatif financier : le bloc en bas à droite résume le Subtotal, Tax, Shipping et Total final.

Mise à jour du statut

La gestion du cycle de vie de la Sales Order se fait directement depuis l'onglet General Information à l'aide de la liste déroulante Actions située en haut de la page, à côté du badge de statut actuel.

1. Cliquez sur la liste déroulante Actions.
2. Sélectionnez l'étape suivante appropriée. Le menu change dynamiquement en fonction de l'état actuel de la commande.
   • Résolution des pénuries : si des articles manquent, le menu fournit des raccourcis comme Make Batch, Make to Order ou Buy to Order.
   • Progression de la vente : vous pouvez déplacer la commande vers Waiting for Payment ou Mark as Paid.
3. Lorsque vous sélectionnez une action qui change l'état, une fenêtre modale Update Status apparaîtra. Elle vous demandera de confirmer : You are about to update the status of this order from [previous status] to [present status]. Press continue if you want to proceed.
4. Cliquez sur Continue pour appliquer le changement.

Commandes liées

Parce que le module Sell est profondément intégré au reste de FabHub, une seule Sales Order déclenche souvent des tâches d'achat ou de fabrication. L'onglet Related Orders sert de tissu conjonctif.

Si vous avez généré une commande Buy to Order ou Make Batch pour exécuter un article Out of Stock sur cette Sales Order, ces commandes enfants sont automatiquement répertoriées ici.

• Éléments : la table affiche l'ID# de la commande enfant (préfixé par PO# pour les bons de commande ou MO# pour les ordres de fabrication), ainsi que leurs Issue Date, Due Date et Status respectifs.
• Navigation : vous n'avez pas besoin de fouiller dans les modules Make ou Buy pour voir si les pièces sont prêtes. Vous pouvez suivre le statut du processus de fabrication ou d'achat directement depuis cet onglet.

Historique des commandes

L'onglet Order History fournit une piste d'audit immuable pour l'ensemble du cycle de vie de la Sales Order. Il est essentiel pour la responsabilité et le dépannage.

• Éléments : le journal est ventilé par Date (horodatée à la minute), Action Owner (l'utilisateur spécifique qui a effectué le changement) et la description du Log.
• Actions suivies : le système consigne automatiquement les changements de statut, l'ajout de liens de suivi et la génération automatisée de POs ou MOs liés (par ex. Paul Westfield created PO draft PO-20160115-048 via Buy to Order).

Remarques :

• Menu d'actions dynamique. Les options dans la liste déroulante Actions sont contextuelles. Si tous vos articles sont In Stock, le système n'encombrera pas votre menu avec des options Make Batch.
• Liaison automatisée. Vous n'avez pas à lier manuellement un bon de commande à une Sales Order. Si vous déclenchez le PO directement à partir du badge Out of Stock sur la Sales Order, le système les lie de façon permanente dans l'onglet Related Orders.

Bonnes pratiques :

• Vérifiez Related Orders avant de contacter les clients. Si un client appelle pour obtenir des nouvelles d'une commande retardée, vérifiez toujours d'abord l'onglet Related Orders. Si vous voyez un ordre de fabrication (MO) lié avec un statut Cancelled ou Overdue, vous savez immédiatement où se trouve le goulet d'étranglement sans avoir à quitter votre bureau ou à appeler l'entrepôt.
• Comptez sur le journal d'audit pour les litiges. S'il y a une confusion interne sur la raison du retard d'une commande ou sur qui a autorisé un changement de statut, consultez l'onglet Order History. Cela évite les accusations en montrant exactement qui a cliqué sur le bouton et quand.
• Espacez les mises à jour de statut. Ne sautez pas les statuts juste pour vider votre tableau. Si une commande nécessite un paiement initial, assurez-vous qu'elle reste dans Waiting for Payment jusqu'à ce que les finances la valident. La déplacer prématurément vers un statut d'exécution peut entraîner l'expédition de marchandises avant la réception des paiements.

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Résolution des pénuries d'inventaire

Lorsqu'un client commande un produit que vous n'avez pas actuellement en stock, ou lorsque les matières premières requises pour fabriquer ce produit sont manquantes, le module Sell fournit des raccourcis intégrés pour déclencher instantanément des workflows d'exécution.

Vous pouvez activer ces raccourcis depuis deux endroits :

1. La table du tableau de bord Sell : en cliquant sur le badge rouge Out of Stock sous les colonnes Sales Items ou Ingredients.
2. Dans une Sales Order : en cliquant sur le badge rouge Out of Stock dans la table Items de l'onglet General Information.

Buy to Order et Buy Batch

Si les articles manquants sont des matières premières ou des composants standards, vous devez les acheter auprès d'un fournisseur. Cliquer sur le badge rouge vous donnera deux options d'achat : Buy to Order (achat de la quantité exacte nécessaire pour cette vente spécifique) ou Buy Batch (achat d'une quantité plus importante pour réapprovisionner le stock général de l'entrepôt).

Sélectionner l'une ou l'autre option ouvre la fenêtre modale Buy to Order :

• Ventilation des articles : la fenêtre modale répertorie les produits parents requis pour la vente (par ex. Smart Grain Sorting Mechanism). Cliquer sur la flèche développe la carte pour afficher tous les Ingredients manquants nécessaires à son exécution.
• Sélection du fournisseur : pour chaque ingrédient manquant, utilisez la liste déroulante Supplier pour sélectionner le fournisseur approprié.
• Quantités et coût : la table affiche le MOQ (Minimum Order Quantity) requis par le fournisseur, la Quantity dont vous avez besoin et le Amount calculé.
• Récapitulatif financier : chaque carte d'article parent affiche un Total Ingredient/s Cost. Le bas à droite de la fenêtre modale calcule le Subtotal, la Tax et le Total global pour l'ensemble de l'achat proposé.
• Exécution : cliquez sur le bouton Create PO Draft. Cela génère instantanément un bon de commande en attente dans le module Buy, lié directement à cette Sales Order.

Make to Order et Make Batch

Si l'article manquant est un produit fini que vous assemblez en interne, vous devez déclencher une production. Cliquer sur le badge rouge vous donne deux options de fabrication : Make to Order (construction exactement de ce que le client a acheté) ou Make Batch (lancement d'un cycle de production plus important).

Sélectionner l'une ou l'autre option ouvre la fenêtre modale Make to Order :

• Ventilation de la production : la fenêtre modale répertorie les produits finis à construire (par ex. Precision Grain Analyzer). Développer la carte révèle les Ingredients requis de votre inventaire pour la construire, ainsi que leur Quantity et Amount.
• Allocation des coûts : pour un suivi précis des marges, chaque carte d'article sépare les coûts en Total Material Cost, Total Manufacturing Cost (main-d'œuvre/frais généraux) et un Total Cost final.
• Récapitulatif financier : le bloc en bas à droite résume le Subtotal, la Tax et le Total global pour l'ensemble de la production.
• Exécution : cliquez sur le bouton Create Manufacturing Group Order. Une fenêtre modale de confirmation Update Status apparaîtra vous demandant de confirmer : You are about to proceed with this action. Make sure all items are correct. Press continue if you want to proceed.
• Cliquez sur Continue. Cela pousse instantanément les bons de travail vers le module Make pour que votre atelier de production commence l'assemblage.

Remarques :

• Liaison dynamique. L'utilisation de ces raccourcis est fortement recommandée car le système lie automatiquement le PO ou MO résultant à la Sales Order d'origine. Vous pouvez suivre leur progression à tout moment via l'onglet Related Orders dans la vue de la Sales Order.
• Dépassement du MOQ. Faites attention à la colonne MOQ dans la fenêtre modale Buy to Order. Même si vous n'avez besoin que de 2 unités pour la vente, si le fournisseur a un MOQ de 10, le système exigera que vous achetiez au moins 10 unités.

Bonnes pratiques :

• Responsabilisez l'équipe commerciale. Formez vos représentants commerciaux à déclencher eux-mêmes les brouillons Buy to Order et Make to Order pendant qu'ils sont au téléphone avec le client. Cela permet de gagner des jours sur le cycle d'exécution par rapport à l'attente qu'un responsable d'approvisionnement dédié examine la commande plus tard.
• Privilégiez le traitement par lots pour les articles courants. Si un article Out of Stock est un produit très populaire, encouragez votre équipe à sélectionner Make Batch ou Buy Batch au lieu de to Order. Construire ou acheter une unité supplémentaire prend presque autant d'efforts administratifs que d'en construire cinquante ; tirez parti des économies d'échelle dès que possible.
• Vérifiez les listes déroulantes de fournisseurs. Lors de l'utilisation de la fenêtre modale Buy to Order, vérifiez toujours le Supplier sélectionné. Si votre fournisseur principal a un délai de livraison long, basculez la liste déroulante vers un fournisseur secondaire plus rapide pour vous assurer que le client reçoit sa commande à temps.