Sell

Il modulo Sell è il motore di ricavi in uscita di FabHub. È progettato per gestire l'intero ciclo di vita dell'ordine cliente, dal Quote iniziale bozza al Sales Order finalizzato. In modo cruciale, questo modulo collega direttamente il tuo team commerciale con il magazzino e il reparto di produzione. Mostrando la disponibilità di stock in tempo reale sia per i prodotti finali che per le loro materie prime, il modulo Sell garantisce che il tuo team prometta solo ciò che può effettivamente essere consegnato.

Dashboard e tabella

La dashboard Sell è la tua bacheca principale di smistamento e tracciamento. Fornisce una visione di alto livello di tutte le attività di vendita attive e storiche, consentendo a manager e rappresentanti commerciali di identificare rapidamente i colli di bottiglia, prioritizzare l'evasione e tracciare i ricavi.

Le colonne della tabella

La tabella principale elenca tutti i Quote (QO) e i Sales Orders (SO) in una vista unificata. Puoi utilizzare i riquadri filtro sotto ogni intestazione di colonna per cercare ordini specifici, clienti o intervalli di date.

Priority: Un sistema di classifica numerica per stabilire l'ordine di evasione.
Order Number: L'identificatore univoco per la transazione. Con prefisso QO- per Quote e SO- per Sales Orders.
Customer: Il cliente che acquista le merci.
Assigned to: Il membro del team interno o rappresentante commerciale che gestisce questo ordine.
Order Total: Il valore finanziario totale del Quote o ordine. (Nota: in alto a destra della dashboard è visualizzato il Total Order Value per tutti gli elementi filtrati attualmente in vista).
Issue Date: La data in cui il Quote o ordine è stato creato.
Due Date: La data di consegna o evasione promessa. Il sistema applicherà automaticamente un badge rosso Overdue se questa data scade.
Site: La filiale specifica o ubicazione fisica responsabile dell'evasione dell'ordine.
Sales Items: Un indicatore critico dello stock. Mostra se i prodotti finali venduti sono In Stock, Out of Stock o Expected (con una data).
Ingredients: Se il prodotto deve essere prodotto, questa colonna mostra se le materie prime richieste per costruirlo sono In Stock o Out of Stock.
Status: La fase attuale del ciclo di vita dell'ordine (ad es. Complete, Cancelled, Quote Sent, Waiting for Payment).

Cambiare e aggiungere un nuovo sito

In alto a sinistra della dashboard troverai il menu a tendina Site. Questo ti consente di filtrare l'intera bacheca delle vendite per una specifica ubicazione fisica.

Fai clic sul menu a tendina Site e seleziona + Add new site.
Apparirà un modal Add a new site.
Compila i Site Details inclusi Site Name, Legal Name, Address e la Currency operativa.
In Site Functions, spunta le caselle per i moduli che questo sito specifico utilizzerà.
Fai clic su Add.

Site dropdown

Aggiornamento del rango o priorità

Per aiutare i tuoi team di evasione e produzione a sapere su cosa lavorare per primi, puoi facilmente modificare la priorità di un ordine direttamente dalla tabella.

Fai clic sulla freccia del menu a tendina accanto al numero nella colonna Priority.
Seleziona un nuovo numero dall'elenco o seleziona Input Rank per digitare un numero specifico.
Il sistema riordinerà istantaneamente l'elenco e apparirà un banner di conferma verde in cima: QO-20260113-0234 has been moved to Rank X. Other items are adjusted accordingly.

Aggiornamento dello stato

Puoi far avanzare un ordine nel suo ciclo di vita senza aprire il documento completo.

Fai clic sul badge nella colonna Status per la riga pertinente.
Seleziona il nuovo stato dal menu a tendina (le opzioni includono: Quote Draft, Quote Sent, Waiting for Payment, Ready to Make, Mark as Paid).
Il badge si aggiornerà immediatamente, segnalando al successivo dipartimento di intraprendere azioni.

Status dropdown

Best Practice:

Agisci sugli articoli Out of Stock. Se una riga mostra Out of Stock nelle colonne Sales Items o Ingredients, puoi fare clic direttamente su quel badge rosso. Un popup ti consentirà di generare istantaneamente un comando Make Batch, Make to Order o Buy to Order per risolvere la carenza.

Monitora quotidianamente le date scadute. Ordina la tabella per la colonna Due Date all'inizio di ogni turno. Qualsiasi riga con un badge rosso Overdue dovrebbe essere investigata immediatamente dal rappresentante commerciale assegnato per gestire le aspettative del cliente.

Usa la priorità per la produzione. Forma il tuo team commerciale a usare la colonna Priority. Se un cliente paga per una spedizione accelerata, portare il loro Sales Order al Rank 1 garantisce che il reparto produttivo dia priorità alla costruzione dei loro articoli per primi.

Crea Quote e Sales Order

Nel modulo Sell di FabHub, Quote e Sales Order condividono un'interfaccia di creazione unificata. Questo design consente al tuo team commerciale di passare in modo fluido un cliente da una proposta preliminare a un acquisto finalizzato senza dover reinserire i dati.

Creazione del Quote

Un Quote (Quotazione) è un documento preliminare inviato a un cliente che delinea i costi e termini proposti per prodotti o servizi. Non impegna il tuo inventario né finalizza una transazione finanziaria fino a quando non viene convertito in un Sales Order.

Per iniziare, fai clic sul pulsante + New Quote/Sales Order in alto a destra della dashboard Sell. Per impostazione predefinita, il toggle in cima allo schermo sarà impostato su Quote.

Elementi del modulo e della tabella

La pagina di creazione del Quote è suddivisa in blocchi logici per aiutarti a costruire il documento in modo sistematico.

Informazioni di intestazione
- Ship To: Fai clic sull'icona di modifica (matita) per selezionare o inserire l'indirizzo di consegna e le informazioni di contatto del cliente (ad es. Pacific Grains, Laurence Heitman).
- Vendor: Fai clic sull'icona di modifica per selezionare quale delle tue entità legali interne o filiali sta vendendo le merci.
- Assigned To: Il rappresentante commerciale responsabile di questo account.
- Issue Date & Due Date: La data in cui il Quote viene generato e la data in cui la consegna o il prezzo proposti scadono.
Tabella articoli
- Fai clic su + Add Item per selezionare i prodotti o servizi che stai quotando.
- Items, Type, Unit, Quantity: Definisci esattamente cosa e quanto stai vendendo.
- Ingredients & Item (Stock Status): Queste colonne sono la funzionalità più potente del modulo Sell. Mostrano i livelli di stock in tempo reale per l'Item finale e le sue materie prime Ingredients. Un badge verde In Stock significa che puoi evadere il Quote immediatamente. Un badge rosso Out of Stock ti avverte che sarà richiesta la produzione o l'acquisto.
- Cost, Tax Rate, Total: Campi finanziari che si calcolano automaticamente in base ai prezzi del tuo elenco principale di articoli.
Riepilogo finanziario: Situato in basso a destra, questo blocco calcola automaticamente il tuo Subtotal, Tax, Shipping e Total finale.
Pulsanti d'azione: Usa Save Draft per continuare a lavorare più tardi, Download per esportare un PDF per il cliente o Create Order per registrare il Quote nel sistema.

Creazione del Sales Order

Un Sales Order (SO) è un documento legalmente vincolante che conferma una vendita. Quando viene creato un Sales Order, il sistema riserva ufficialmente gli Item nel tuo inventario, cambiandone lo stato in Committed.

Per creare un Sales Order, puoi convertire un Quote esistente o crearne uno da zero facendo clic su + New Quote/Sales Order e cambiando il toggle in cima a Sales Order.

Elementi del modulo e della tabella

Gli elementi del modulo per un Sales Order sono identici al modulo Quote, garantendo una transizione fluida. Tuttavia, poiché un Sales Order richiede l'evasione, la gestione delle colonne di stato dello stock diventa critica.

Risolvere gli articoli Out of Stock:

Se la tua tabella mostra un badge rosso Out of Stock nelle colonne Sales Items o Ingredients, puoi risolvere la carenza direttamente da questa schermata.

Fai clic sul badge rosso Out of Stock.
Apparirà un piccolo menu d'azione.
Per i prodotti finali (Sales Items), seleziona Make Batch o Make to Order per inviare istantaneamente una richiesta di produzione al modulo Make.
Per le materie prime (Ingredients), seleziona Buy Batch o Buy to Order per inviare una richiesta di acquisto al modulo Buy.

Termini di pagamento

Per garantire che il tuo team finanziario sappia quando aspettarsi i ricavi, devi definire la struttura di pagamento.

Usa il menu a tendina Payment Terms nel blocco di intestazione in alto a destra.
Seleziona la condizione concordata, come 100% Upfront, 50% / 50% o 100% Prior Shipping.

Tracciamento della consegna

Una volta che il Sales Order è imballato e pronto a lasciare la tua struttura, devi fornire i dettagli logistici.

Delivery Details: Fai clic sull'icona di modifica per aggiungere istruzioni di consegna specifiche per il corriere o il personale di ricezione (ad es. Proceed to Basement 2 Receiving Area. Let the staff there handle the receiving).
Add Tracking: Fai clic su questo pulsante per aprire il modal Delivery Tracking. Incolla l'URL di tracciamento del corriere nel campo Tracker Link e fai clic su Add. Questo incorpora il link di tracciamento live direttamente nel Sales Order per facilitare il riferimento.

Note

Nessuna perdita di dati al toggle. Cambiare il toggle in cima allo schermo tra Quote e Sales Order mantiene tutte le informazioni che hai compilato. Puoi facilmente costruire un Quote, attendere l'approvazione verbale e cambiarlo in un ordine senza ridigitare nulla.

Allocazione istantanea. Nel momento in cui fai clic su Create Order per un Sales Order, il sistema deduce istantaneamente le quantità di articoli dal tuo stock Available e le sposta nello stock Committed. Sono ufficialmente riservate per quel cliente.

Badge interattivi. I badge rossi Out of Stock nella tabella degli articoli non sono solo avvisi statici; sono pulsanti di scorciatoia attivi. Facendo clic ti collegano direttamente ai moduli Make e Buy per risolvere la carenza.

Best Practice:

Imposta scadenze del Quote. Usa sempre il campo Due Date su un Quote per stabilire una data di scadenza ferma per il prezzo proposto. Questo protegge i tuoi margini se il costo delle materie prime aumenta improvvisamente prima che il cliente prenda una decisione.

Agisci immediatamente sulle carenze. Non creare mai un Sales Order ignorando i badge rossi Out of Stock. Forma il tuo team commerciale a fare clic su quei badge e attivare istantaneamente un flusso di lavoro Make to Order o Buy to Order. Non farlo causa colli di bottiglia di evasione immediati.

Verifica i termini di pagamento. Controlla sempre due volte il menu a tendina Payment Terms prima di finalizzare un Sales Order. Selezionare accidentalmente 100% Prior Shipping invece di 50% / 50% farà sì che il tuo team logistico trattenga la consegna, potenzialmente irritando il cliente.

Centralizza la comunicazione logistica. Rendi una rigorosa politica aziendale l'utilizzo del pulsante Add Tracking e dei campi Delivery Details una volta che un ordine è stato spedito. Questo impedisce al team commerciale di interrompere costantemente il personale del magazzino per chiedere aggiornamenti sulla spedizione.

Visualizza Sales Order

Una volta creato un Sales Order, facendo clic sulla sua riga dalla dashboard principale Sell si apre la vista dettagliata. Questo è il tuo centro di comando centrale per tracciare la transazione specifica, risolvere le carenze di inventario, monitorare l'avanzamento dell'evasione e verificare la cronologia dell'ordine.

La vista dettagliata è divisa in tre schede distinte: General Information, Related Orders e Order History.

Informazioni generali

La scheda General Information fornisce un'istantanea completa della richiesta del cliente e del suo stato logistico attuale.

Dati intestazione: Mostra i dettagli del cliente (Ship To), l'entità venditrice (Vendor), il rappresentante commerciale (Assigned To) e le date critiche (Issue Date e Due Date).
Termini di pagamento: Mostra la struttura di pagamento concordata (ad es. 100% Upfront).
Tabella articoli: Questa è la parte più interattiva della pagina. Dettaglia esattamente cosa il cliente ha ordinato, le quantità, i prezzi e lo stato di stock in tempo reale. Se un articolo è contrassegnato con un badge rosso Out of Stock, richiede un'azione immediata prima che l'ordine possa essere evaso.
Consegna: Mostra istruzioni di consegna specifiche e contiene il pulsante Add Tracking per inserire gli URL del corriere una volta che l'ordine viene spedito.
Riepilogo finanziario: Il blocco in basso a destra riassume il Subtotal, Tax, Shipping e Total finale.

Aggiornamento dello stato

La gestione del ciclo di vita del Sales Order avviene direttamente dalla scheda General Information utilizzando il menu a tendina Actions situato in cima alla pagina, accanto al badge di stato attuale.

Fai clic sul menu a tendina Actions.
Seleziona il passaggio successivo appropriato. Il menu cambia dinamicamente in base allo stato attuale dell'ordine.
- Risolvere carenze: Se mancano articoli, il menu fornisce scorciatoie come Make Batch, Make to Order o Buy to Order.
- Far avanzare la vendita: Puoi spostare l'ordine a Waiting for Payment o Mark as Paid.
Quando selezioni un'azione che cambia stato, apparirà un modal Update Status. Ti chiede di confermare: You are about to update the status of this order from [previous status] to [present status]. Press continue if you want to proceed.
Fai clic su Continue per applicare la modifica.

Ordini correlati

Poiché il modulo Sell è profondamente integrato con il resto di FabHub, un singolo Sales Order spesso attiva attività di acquisto o produzione. La scheda Related Orders funge da tessuto connettivo.

Se hai generato un comando Buy to Order o Make Batch per evadere un articolo Out of Stock su questo Sales Order, quegli ordini figli sono automaticamente elencati qui.

Elementi: La tabella mostra l'ID# dell'ordine figlio (con prefisso PO# per gli ordini di acquisto o MO# per gli ordini di produzione), insieme alle rispettive Issue Date, Due Date e Status.
Navigazione: Non devi cercare nei moduli Make o Buy per vedere se le parti sono pronte. Puoi tracciare lo stato del processo di produzione o acquisto direttamente da questa scheda.

Cronologia dell'ordine

La scheda Order History fornisce una pista di controllo immutabile per l'intero ciclo di vita del Sales Order. È essenziale per la responsabilità e la risoluzione dei problemi.

Elementi: Il log è suddiviso per Date (timestamp al minuto), Action Owner (l'utente specifico che ha apportato la modifica) e la descrizione del Log.
Azioni tracciate: Il sistema registra automaticamente i cambiamenti di stato, l'aggiunta di link di tracciamento e la generazione automatizzata di PO o MO correlati (ad es. Paul Westfield created PO draft PO-20160115-048 via Buy to Order).

Note

Menu delle azioni dinamico. Le opzioni nel menu a tendina Actions sono contestuali. Se tutti i tuoi articoli sono In Stock, il sistema non ingombrerà il tuo menu con opzioni Make Batch.

Collegamento automatizzato. Non devi collegare manualmente un Ordine di Acquisto a un Sales Order. Se attivi il PO direttamente dal badge Out of Stock sul Sales Order, il sistema li collega permanentemente nella scheda Related Orders.

Best Practice:

Controlla Related Orders prima di contattare i clienti. Se un cliente chiama per un aggiornamento dello stato su un ordine ritardato, controlla sempre prima la scheda Related Orders. Se vedi un Manufacturing Order (MO) collegato che ha uno stato Cancelled o Overdue, sai immediatamente dove si trova il collo di bottiglia senza dover lasciare la tua scrivania o chiamare il magazzino.

Affidati al log di audit per le controversie. Se c'è confusione interna sul perché un ordine è stato ritardato o su chi ha autorizzato un cambio di stato, consulta la scheda Order History. Impedisce le accuse reciproche mostrando esattamente chi ha fatto clic sul pulsante e quando.

Ritma gli aggiornamenti di stato. Non saltare gli stati solo per ripulire la tua bacheca. Se un ordine richiede il pagamento anticipato, assicurati che rimanga in Waiting for Payment fino a quando la finanza non lo libera. Spostarlo direttamente a uno stato di evasione prematuramente può causare la spedizione di merci prima che il contante venga ricevuto.

Risolvere le carenze di inventario

Quando un cliente ordina un prodotto che non hai attualmente in stock, o quando le materie prime richieste per costruire quel prodotto sono mancanti, il modulo Sell fornisce scorciatoie integrate per attivare istantaneamente i flussi di lavoro di evasione.

Puoi attivare queste scorciatoie da due posti:

La tabella della dashboard Sell: Facendo clic sul badge rosso Out of Stock nelle colonne Sales Items o Ingredients.
All'interno di un Sales Order: Facendo clic sul badge rosso Out of Stock all'interno della tabella Items nella scheda General Information.

Buy to Order e Buy Batch

Se gli articoli mancanti sono materie prime o componenti pronti, devi acquistarli da un fornitore. Facendo clic sul badge rosso ti darà due opzioni di acquisto: Buy to Order (acquistare l'esatta quantità necessaria per questa vendita specifica) o Buy Batch (acquistare una quantità in massa maggiore per rifornire lo stock generale del magazzino).

Selezionando una delle due opzioni si apre il modal Buy to Order:

Ripartizione articoli: Il modal elenca i prodotti principali richiesti per la vendita (ad es. Smart Grain Sorting Mechanism). Facendo clic sulla freccia si espande la scheda per mostrare tutti gli Ingredients mancanti necessari per evaderlo.
Selezione fornitore: Per ogni ingrediente mancante, usa il menu a tendina Supplier per selezionare il fornitore appropriato.
Quantità e costo: La tabella mostra l'MOQ (Minimum Order Quantity) richiesto dal fornitore, la Quantity di cui hai bisogno e l'Amount calcolato.
Riepilogo finanziario: Ogni scheda dell'articolo principale mostra un Total Ingredient/s Cost. In basso a destra del modal calcola il Subtotal, Tax e Total complessivi per l'intero acquisto proposto.
Esecuzione: Fai clic sul pulsante Create PO Draft. Questo genera istantaneamente un Ordine di Acquisto in sospeso nel modulo Buy, collegato direttamente a questo Sales Order.

Buy to Order

Make to Order e Make Batch

Se l'articolo mancante è un prodotto finito che assembli in casa, devi attivare un ciclo di produzione. Facendo clic sul badge rosso ti dà due opzioni di produzione: Make to Order (costruire esattamente ciò che il cliente ha acquistato) o Make Batch (eseguire un ciclo di produzione maggiore).

Selezionando una delle due opzioni si apre il modal Make to Order:

Ripartizione produzione: Il modal elenca i prodotti finali che devono essere costruiti (ad es. Precision Grain Analyzer). Espandendo la scheda si rivelano gli Ingredients richiesti dal tuo inventario per costruirlo, insieme alla loro Quantity e Amount.
Allocazione dei costi: Per un tracciamento preciso del margine, ogni scheda dell'articolo separa i costi in Total Material Cost, Total Manufacturing Cost (manodopera/overhead) e un Total Cost finale.
Riepilogo finanziario: Il blocco in basso a destra riassume il Subtotal, Tax e Total complessivo per l'intero ciclo di produzione.
Esecuzione: Fai clic sul pulsante Create Manufacturing Group Order. Apparirà un modal di conferma Update Status che ti chiede di confermare: You are about to proceed with this action. Make sure all items are correct. Press continue if you want to proceed.
Fai clic su Continue. Questo invia istantaneamente gli ordini di lavoro al modulo Make per il tuo reparto produttivo per iniziare l'assemblaggio.

Make to Order

Note

Collegamento dinamico. L'uso di queste scorciatoie è altamente raccomandato perché il sistema collega automaticamente il PO o MO risultante al Sales Order originale. Puoi tracciare i loro progressi in qualsiasi momento tramite la scheda Related Orders nella vista Sales Order.

Sovrascritture MOQ. Presta attenzione alla colonna MOQ nel modal Buy to Order. Anche se hai bisogno solo di 2 unità per la vendita, se il fornitore ha un MOQ di 10, il sistema richiederà di acquistare almeno 10 unità.

Best Practice:

Dai potere al team commerciale. Forma i tuoi rappresentanti commerciali ad attivare le bozze Buy to Order e Make to Order stessi mentre sono al telefono con il cliente. Questo riduce di giorni il ciclo di evasione rispetto all'attesa che un responsabile dell'approvvigionamento dedicato esamini l'ordine in seguito.

Favorisci il batching per articoli comuni. Se un articolo Out of Stock è un prodotto altamente popolare, incoraggia il tuo team a selezionare Make Batch o Buy Batch invece di to Order. Costruire o acquistare un'unità in più richiede quasi lo stesso sforzo amministrativo di costruirne cinquanta; sfrutta le economie di scala ogni volta che è possibile.

Esamina i menu a tendina del fornitore. Quando usi il modal Buy to Order, verifica sempre il Supplier selezionato. Se il tuo fornitore principale ha un lungo tempo di consegna, cambia il menu a tendina a un fornitore secondario più veloce per garantire che il cliente riceva il suo ordine in tempo.

Sell

Dashboard e tabella

Le colonne della tabella

Priority: Un sistema di classifica numerica per stabilire l'ordine di evasione.
Order Number: L'identificatore univoco per la transazione. Con prefisso QO- per Quote e SO- per Sales Orders.
Customer: Il cliente che acquista le merci.
Assigned to: Il membro del team interno o rappresentante commerciale che gestisce questo ordine.
Order Total: Il valore finanziario totale del Quote o ordine. (Nota: in alto a destra della dashboard è visualizzato il Total Order Value per tutti gli elementi filtrati attualmente in vista).
Issue Date: La data in cui il Quote o ordine è stato creato.
Due Date: La data di consegna o evasione promessa. Il sistema applicherà automaticamente un badge rosso Overdue se questa data scade.
Site: La filiale specifica o ubicazione fisica responsabile dell'evasione dell'ordine.
Sales Items: Un indicatore critico dello stock. Mostra se i prodotti finali venduti sono In Stock, Out of Stock o Expected (con una data).
Ingredients: Se il prodotto deve essere prodotto, questa colonna mostra se le materie prime richieste per costruirlo sono In Stock o Out of Stock.
Status: La fase attuale del ciclo di vita dell'ordine (ad es. Complete, Cancelled, Quote Sent, Waiting for Payment).

Cambiare e aggiungere un nuovo sito

In alto a sinistra della dashboard troverai il menu a tendina Site. Questo ti consente di filtrare l'intera bacheca delle vendite per una specifica ubicazione fisica.

Fai clic sul menu a tendina Site e seleziona + Add new site.
Apparirà un modal Add a new site.
Compila i Site Details inclusi Site Name, Legal Name, Address e la Currency operativa.
In Site Functions, spunta le caselle per i moduli che questo sito specifico utilizzerà.
Fai clic su Add.

Site dropdown

Aggiornamento del rango o priorità

Per aiutare i tuoi team di evasione e produzione a sapere su cosa lavorare per primi, puoi facilmente modificare la priorità di un ordine direttamente dalla tabella.

Fai clic sulla freccia del menu a tendina accanto al numero nella colonna Priority.
Seleziona un nuovo numero dall'elenco o seleziona Input Rank per digitare un numero specifico.
Il sistema riordinerà istantaneamente l'elenco e apparirà un banner di conferma verde in cima: QO-20260113-0234 has been moved to Rank X. Other items are adjusted accordingly.

Aggiornamento dello stato

Puoi far avanzare un ordine nel suo ciclo di vita senza aprire il documento completo.

Fai clic sul badge nella colonna Status per la riga pertinente.
Seleziona il nuovo stato dal menu a tendina (le opzioni includono: Quote Draft, Quote Sent, Waiting for Payment, Ready to Make, Mark as Paid).
Il badge si aggiornerà immediatamente, segnalando al successivo dipartimento di intraprendere azioni.

Status dropdown

Best Practice:

Agisci sugli articoli Out of Stock. Se una riga mostra Out of Stock nelle colonne Sales Items o Ingredients, puoi fare clic direttamente su quel badge rosso. Un popup ti consentirà di generare istantaneamente un comando Make Batch, Make to Order o Buy to Order per risolvere la carenza.

Monitora quotidianamente le date scadute. Ordina la tabella per la colonna Due Date all'inizio di ogni turno. Qualsiasi riga con un badge rosso Overdue dovrebbe essere investigata immediatamente dal rappresentante commerciale assegnato per gestire le aspettative del cliente.

Usa la priorità per la produzione. Forma il tuo team commerciale a usare la colonna Priority. Se un cliente paga per una spedizione accelerata, portare il loro Sales Order al Rank 1 garantisce che il reparto produttivo dia priorità alla costruzione dei loro articoli per primi.

Crea Quote e Sales Order

Creazione del Quote

Per iniziare, fai clic sul pulsante + New Quote/Sales Order in alto a destra della dashboard Sell. Per impostazione predefinita, il toggle in cima allo schermo sarà impostato su Quote.

Elementi del modulo e della tabella

La pagina di creazione del Quote è suddivisa in blocchi logici per aiutarti a costruire il documento in modo sistematico.

Informazioni di intestazione
- Ship To: Fai clic sull'icona di modifica (matita) per selezionare o inserire l'indirizzo di consegna e le informazioni di contatto del cliente (ad es. Pacific Grains, Laurence Heitman).
- Vendor: Fai clic sull'icona di modifica per selezionare quale delle tue entità legali interne o filiali sta vendendo le merci.
- Assigned To: Il rappresentante commerciale responsabile di questo account.
- Issue Date & Due Date: La data in cui il Quote viene generato e la data in cui la consegna o il prezzo proposti scadono.
Tabella articoli
- Fai clic su + Add Item per selezionare i prodotti o servizi che stai quotando.
- Items, Type, Unit, Quantity: Definisci esattamente cosa e quanto stai vendendo.
- Ingredients & Item (Stock Status): Queste colonne sono la funzionalità più potente del modulo Sell. Mostrano i livelli di stock in tempo reale per l'Item finale e le sue materie prime Ingredients. Un badge verde In Stock significa che puoi evadere il Quote immediatamente. Un badge rosso Out of Stock ti avverte che sarà richiesta la produzione o l'acquisto.
- Cost, Tax Rate, Total: Campi finanziari che si calcolano automaticamente in base ai prezzi del tuo elenco principale di articoli.
Riepilogo finanziario: Situato in basso a destra, questo blocco calcola automaticamente il tuo Subtotal, Tax, Shipping e Total finale.
Pulsanti d'azione: Usa Save Draft per continuare a lavorare più tardi, Download per esportare un PDF per il cliente o Create Order per registrare il Quote nel sistema.

Creazione del Sales Order

Per creare un Sales Order, puoi convertire un Quote esistente o crearne uno da zero facendo clic su + New Quote/Sales Order e cambiando il toggle in cima a Sales Order.

Elementi del modulo e della tabella

Risolvere gli articoli Out of Stock:

Se la tua tabella mostra un badge rosso Out of Stock nelle colonne Sales Items o Ingredients, puoi risolvere la carenza direttamente da questa schermata.

Fai clic sul badge rosso Out of Stock.
Apparirà un piccolo menu d'azione.
Per i prodotti finali (Sales Items), seleziona Make Batch o Make to Order per inviare istantaneamente una richiesta di produzione al modulo Make.
Per le materie prime (Ingredients), seleziona Buy Batch o Buy to Order per inviare una richiesta di acquisto al modulo Buy.

Termini di pagamento

Per garantire che il tuo team finanziario sappia quando aspettarsi i ricavi, devi definire la struttura di pagamento.

Usa il menu a tendina Payment Terms nel blocco di intestazione in alto a destra.
Seleziona la condizione concordata, come 100% Upfront, 50% / 50% o 100% Prior Shipping.

Tracciamento della consegna

Una volta che il Sales Order è imballato e pronto a lasciare la tua struttura, devi fornire i dettagli logistici.

Delivery Details: Fai clic sull'icona di modifica per aggiungere istruzioni di consegna specifiche per il corriere o il personale di ricezione (ad es. Proceed to Basement 2 Receiving Area. Let the staff there handle the receiving).
Add Tracking: Fai clic su questo pulsante per aprire il modal Delivery Tracking. Incolla l'URL di tracciamento del corriere nel campo Tracker Link e fai clic su Add. Questo incorpora il link di tracciamento live direttamente nel Sales Order per facilitare il riferimento.

Note

Nessuna perdita di dati al toggle. Cambiare il toggle in cima allo schermo tra Quote e Sales Order mantiene tutte le informazioni che hai compilato. Puoi facilmente costruire un Quote, attendere l'approvazione verbale e cambiarlo in un ordine senza ridigitare nulla.

Allocazione istantanea. Nel momento in cui fai clic su Create Order per un Sales Order, il sistema deduce istantaneamente le quantità di articoli dal tuo stock Available e le sposta nello stock Committed. Sono ufficialmente riservate per quel cliente.

Badge interattivi. I badge rossi Out of Stock nella tabella degli articoli non sono solo avvisi statici; sono pulsanti di scorciatoia attivi. Facendo clic ti collegano direttamente ai moduli Make e Buy per risolvere la carenza.

Best Practice:

Imposta scadenze del Quote. Usa sempre il campo Due Date su un Quote per stabilire una data di scadenza ferma per il prezzo proposto. Questo protegge i tuoi margini se il costo delle materie prime aumenta improvvisamente prima che il cliente prenda una decisione.

Agisci immediatamente sulle carenze. Non creare mai un Sales Order ignorando i badge rossi Out of Stock. Forma il tuo team commerciale a fare clic su quei badge e attivare istantaneamente un flusso di lavoro Make to Order o Buy to Order. Non farlo causa colli di bottiglia di evasione immediati.

Verifica i termini di pagamento. Controlla sempre due volte il menu a tendina Payment Terms prima di finalizzare un Sales Order. Selezionare accidentalmente 100% Prior Shipping invece di 50% / 50% farà sì che il tuo team logistico trattenga la consegna, potenzialmente irritando il cliente.

Centralizza la comunicazione logistica. Rendi una rigorosa politica aziendale l'utilizzo del pulsante Add Tracking e dei campi Delivery Details una volta che un ordine è stato spedito. Questo impedisce al team commerciale di interrompere costantemente il personale del magazzino per chiedere aggiornamenti sulla spedizione.

Visualizza Sales Order

La vista dettagliata è divisa in tre schede distinte: General Information, Related Orders e Order History.

Informazioni generali

La scheda General Information fornisce un'istantanea completa della richiesta del cliente e del suo stato logistico attuale.

Dati intestazione: Mostra i dettagli del cliente (Ship To), l'entità venditrice (Vendor), il rappresentante commerciale (Assigned To) e le date critiche (Issue Date e Due Date).
Termini di pagamento: Mostra la struttura di pagamento concordata (ad es. 100% Upfront).
Tabella articoli: Questa è la parte più interattiva della pagina. Dettaglia esattamente cosa il cliente ha ordinato, le quantità, i prezzi e lo stato di stock in tempo reale. Se un articolo è contrassegnato con un badge rosso Out of Stock, richiede un'azione immediata prima che l'ordine possa essere evaso.
Consegna: Mostra istruzioni di consegna specifiche e contiene il pulsante Add Tracking per inserire gli URL del corriere una volta che l'ordine viene spedito.
Riepilogo finanziario: Il blocco in basso a destra riassume il Subtotal, Tax, Shipping e Total finale.

Aggiornamento dello stato

Fai clic sul menu a tendina Actions.
Seleziona il passaggio successivo appropriato. Il menu cambia dinamicamente in base allo stato attuale dell'ordine.
- Risolvere carenze: Se mancano articoli, il menu fornisce scorciatoie come Make Batch, Make to Order o Buy to Order.
- Far avanzare la vendita: Puoi spostare l'ordine a Waiting for Payment o Mark as Paid.
Quando selezioni un'azione che cambia stato, apparirà un modal Update Status. Ti chiede di confermare: You are about to update the status of this order from [previous status] to [present status]. Press continue if you want to proceed.
Fai clic su Continue per applicare la modifica.

Ordini correlati

Se hai generato un comando Buy to Order o Make Batch per evadere un articolo Out of Stock su questo Sales Order, quegli ordini figli sono automaticamente elencati qui.

Elementi: La tabella mostra l'ID# dell'ordine figlio (con prefisso PO# per gli ordini di acquisto o MO# per gli ordini di produzione), insieme alle rispettive Issue Date, Due Date e Status.
Navigazione: Non devi cercare nei moduli Make o Buy per vedere se le parti sono pronte. Puoi tracciare lo stato del processo di produzione o acquisto direttamente da questa scheda.

Cronologia dell'ordine

La scheda Order History fornisce una pista di controllo immutabile per l'intero ciclo di vita del Sales Order. È essenziale per la responsabilità e la risoluzione dei problemi.

Elementi: Il log è suddiviso per Date (timestamp al minuto), Action Owner (l'utente specifico che ha apportato la modifica) e la descrizione del Log.
Azioni tracciate: Il sistema registra automaticamente i cambiamenti di stato, l'aggiunta di link di tracciamento e la generazione automatizzata di PO o MO correlati (ad es. Paul Westfield created PO draft PO-20160115-048 via Buy to Order).

Note

Menu delle azioni dinamico. Le opzioni nel menu a tendina Actions sono contestuali. Se tutti i tuoi articoli sono In Stock, il sistema non ingombrerà il tuo menu con opzioni Make Batch.

Collegamento automatizzato. Non devi collegare manualmente un Ordine di Acquisto a un Sales Order. Se attivi il PO direttamente dal badge Out of Stock sul Sales Order, il sistema li collega permanentemente nella scheda Related Orders.

Best Practice:

Controlla Related Orders prima di contattare i clienti. Se un cliente chiama per un aggiornamento dello stato su un ordine ritardato, controlla sempre prima la scheda Related Orders. Se vedi un Manufacturing Order (MO) collegato che ha uno stato Cancelled o Overdue, sai immediatamente dove si trova il collo di bottiglia senza dover lasciare la tua scrivania o chiamare il magazzino.

Affidati al log di audit per le controversie. Se c'è confusione interna sul perché un ordine è stato ritardato o su chi ha autorizzato un cambio di stato, consulta la scheda Order History. Impedisce le accuse reciproche mostrando esattamente chi ha fatto clic sul pulsante e quando.

Ritma gli aggiornamenti di stato. Non saltare gli stati solo per ripulire la tua bacheca. Se un ordine richiede il pagamento anticipato, assicurati che rimanga in Waiting for Payment fino a quando la finanza non lo libera. Spostarlo direttamente a uno stato di evasione prematuramente può causare la spedizione di merci prima che il contante venga ricevuto.

Risolvere le carenze di inventario

Puoi attivare queste scorciatoie da due posti:

La tabella della dashboard Sell: Facendo clic sul badge rosso Out of Stock nelle colonne Sales Items o Ingredients.
All'interno di un Sales Order: Facendo clic sul badge rosso Out of Stock all'interno della tabella Items nella scheda General Information.

Buy to Order e Buy Batch

Selezionando una delle due opzioni si apre il modal Buy to Order:

Ripartizione articoli: Il modal elenca i prodotti principali richiesti per la vendita (ad es. Smart Grain Sorting Mechanism). Facendo clic sulla freccia si espande la scheda per mostrare tutti gli Ingredients mancanti necessari per evaderlo.
Selezione fornitore: Per ogni ingrediente mancante, usa il menu a tendina Supplier per selezionare il fornitore appropriato.
Quantità e costo: La tabella mostra l'MOQ (Minimum Order Quantity) richiesto dal fornitore, la Quantity di cui hai bisogno e l'Amount calcolato.
Riepilogo finanziario: Ogni scheda dell'articolo principale mostra un Total Ingredient/s Cost. In basso a destra del modal calcola il Subtotal, Tax e Total complessivi per l'intero acquisto proposto.
Esecuzione: Fai clic sul pulsante Create PO Draft. Questo genera istantaneamente un Ordine di Acquisto in sospeso nel modulo Buy, collegato direttamente a questo Sales Order.

Buy to Order

Make to Order e Make Batch

Selezionando una delle due opzioni si apre il modal Make to Order:

Ripartizione produzione: Il modal elenca i prodotti finali che devono essere costruiti (ad es. Precision Grain Analyzer). Espandendo la scheda si rivelano gli Ingredients richiesti dal tuo inventario per costruirlo, insieme alla loro Quantity e Amount.
Allocazione dei costi: Per un tracciamento preciso del margine, ogni scheda dell'articolo separa i costi in Total Material Cost, Total Manufacturing Cost (manodopera/overhead) e un Total Cost finale.
Riepilogo finanziario: Il blocco in basso a destra riassume il Subtotal, Tax e Total complessivo per l'intero ciclo di produzione.
Esecuzione: Fai clic sul pulsante Create Manufacturing Group Order. Apparirà un modal di conferma Update Status che ti chiede di confermare: You are about to proceed with this action. Make sure all items are correct. Press continue if you want to proceed.
Fai clic su Continue. Questo invia istantaneamente gli ordini di lavoro al modulo Make per il tuo reparto produttivo per iniziare l'assemblaggio.

Make to Order

Note

Collegamento dinamico. L'uso di queste scorciatoie è altamente raccomandato perché il sistema collega automaticamente il PO o MO risultante al Sales Order originale. Puoi tracciare i loro progressi in qualsiasi momento tramite la scheda Related Orders nella vista Sales Order.

Sovrascritture MOQ. Presta attenzione alla colonna MOQ nel modal Buy to Order. Anche se hai bisogno solo di 2 unità per la vendita, se il fornitore ha un MOQ di 10, il sistema richiederà di acquistare almeno 10 unità.

Best Practice:

Dai potere al team commerciale. Forma i tuoi rappresentanti commerciali ad attivare le bozze Buy to Order e Make to Order stessi mentre sono al telefono con il cliente. Questo riduce di giorni il ciclo di evasione rispetto all'attesa che un responsabile dell'approvvigionamento dedicato esamini l'ordine in seguito.

Favorisci il batching per articoli comuni. Se un articolo Out of Stock è un prodotto altamente popolare, incoraggia il tuo team a selezionare Make Batch o Buy Batch invece di to Order. Costruire o acquistare un'unità in più richiede quasi lo stesso sforzo amministrativo di costruirne cinquanta; sfrutta le economie di scala ogni volta che è possibile.

Esamina i menu a tendina del fornitore. Quando usi il modal Buy to Order, verifica sempre il Supplier selezionato. Se il tuo fornitore principale ha un lungo tempo di consegna, cambia il menu a tendina a un fornitore secondario più veloce per garantire che il cliente riceva il suo ordine in tempo.