Module Check

Le module Check est le centre dédié à l'Assurance Qualité (QA) et au Contrôle Qualité (QC) de FabHub. Il garantit que chaque article entrant dans vos installations (via les bons de commande), en sortant (via les commandes client) ou fabriqué en interne (via les ordres de fabrication) répond aux normes exigées par votre organisation.

Pour s'adapter à différents workflows, le module Check propose deux interfaces distinctes contrôlées par un bouton bascule en haut de l'écran : la vue Manager (une table principale pour la supervision globale) et la vue Staff (un tableau Kanban pour l'exécution sur le terrain).

La table (vue Manager)

La vue Manager affiche une table principale de tous les ordres d'inspection actifs et historiques. Elle est conçue pour permettre aux superviseurs de surveiller le pipeline QA, d'attribuer les tâches et de suivre les goulets d'étranglement de conformité.

Éléments clés

• Priority : classement numérique pour déterminer quelles inspections sont effectuées en premier.
• Order Number : identifiant unique de l'inspection, préfixé par CO- (Check Order).
• Order Source : affiche la commande parente qui a déclenché l'inspection, avec un lien hypertexte pour un accès facile (par ex. SO-192838, MO-192838, PO-192838).
• Assigned To : le technicien QA spécifique responsable de l'inspection.
• Issue & Due Dates : la période d'inspection. Les commandes en retard sont signalées en texte rouge.
• Status : étape actuelle du processus QA (par ex. « To be Inspected », « Complete », « Cancelled »).

Utilisez les cases de filtre sous les en-têtes de colonne pour trier la table. Par exemple, un manager peut filtrer la colonne « Assigned To » pour voir toutes les tâches actuellement assignées à « John Doe » afin d'équilibrer les charges de travail.

Changer et ajouter un nouveau site

En haut à gauche du tableau de bord, vous trouverez la liste déroulante Site. Cela vous permet de filtrer l'ensemble du tableau selon un emplacement physique précis.

1. Repérez la liste déroulante Site en haut à gauche du tableau de bord.
2. Sélectionnez une installation spécifique pour afficher uniquement les inspections requises à cet emplacement.
3. Pour ajouter un nouveau site : faites défiler jusqu'au bas de la liste déroulante et cliquez sur + Add new site.
4. Une fenêtre modale « Add a new site » apparaîtra. Renseignez « Site Name », « Legal Name », Address et Currency.
5. Sous « Site Functions », cochez les cases des modules que ce site utilisera (assurez-vous que « Check » est sélectionné) et cliquez sur Add.

Mise à jour du rang ou de la priorité

Pour aider vos équipes de production et de manutention à savoir sur quoi travailler en premier, vous pouvez facilement modifier la priorité d'une commande directement depuis la table.

1. Repérez la commande à accélérer.
2. Cliquez sur la flèche déroulante à côté du numéro dans la colonne Priority.
3. Sélectionnez un nouveau numéro dans la liste (1 est la priorité la plus élevée), ou cliquez sur « Input Rank » pour saisir un numéro spécifique.
4. La table se retriera instantanément pour refléter la nouvelle priorité.

Mise à jour du statut

Vous pouvez faire progresser une commande dans son cycle de vie sans ouvrir le document complet.

1. Cliquez sur l'icône « trois points » (⋮) tout à droite de la ligne de commande.
2. Sélectionnez « Update Status » dans le menu.
3. Une fenêtre modale de confirmation « Update Status » apparaîtra.
4. Cliquez sur Continue pour appliquer le changement.

Remarques :

• Sources avec lien hypertexte : le texte bleu dans la colonne « Order Source » est un lien direct. Si une inspection est bloquée, cliquez sur le lien de la source (par ex. le PO) pour voir rapidement si le fournisseur a effectivement livré les marchandises.
• Gérer le goulet d'étranglement : le département QA est souvent le goulet d'étranglement de la fabrication. Les managers devraient trier la table quotidiennement par « Due Date » pour s'assurer que les produits finis ne stagnent pas dans le purgatoire QA pendant que les clients attendent.

Le tableau Kanban (vue Staff)

La vue Staff transforme la liste d'inspection en un tableau Kanban visuel avec glisser-déposer. Elle est optimisée pour les techniciens travaillant sur le terrain, leur permettant de récupérer des tâches et de mettre à jour la progression rapidement à l'aide de tablettes ou d'appareils mobiles.

Éléments clés

• Colonnes : représentent le pipeline d'inspection (par ex. « Waiting for Inspection », « In Progress », « Passed », « Failed », « On Hold »).
• Cartes : chaque carte représente un article ou un lot à inspecter. Elle affiche le nom de l'article, le Check Order (CO#), la commande parente (PO/SO/MO#), la Due Date et l'Assignee.
• Actions rapides : les cartes comportent souvent des boutons pour des tâches immédiates, comme « Actions » ou « Create Serial Number/s » pour les articles ayant réussi l'inspection.

Les équipes devraient surveiller la colonne « Waiting for Inspection ». Lorsqu'elles sont prêtes à commencer, elles interagissent simplement avec la carte représentant les articles physiques devant elles.

Filtrage

Pour éviter un tableau encombré, le personnel doit filtrer la vue pour ne voir que les tâches pertinentes.

1. Utilisez la liste déroulante Order en haut à gauche pour filtrer le tableau selon un Check Order (CO#) spécifique.
2. Utilisez la liste déroulante Filter en haut à droite pour filtrer par statuts plus larges comme « All », Ready to Make, Being Made ou Awaiting Inspection.

Mise à jour du statut

Il existe deux façons pour le personnel de mettre à jour le statut d'une inspection :

• Glisser-déposer : cliquez et maintenez la carte, puis faites-la glisser dans la colonne suivante pertinente (par ex. de « Waiting for Inspection » à « In Progress »).
• Menu de carte : cliquez sur l'icône « trois points » (...) en haut à droite de la carte pour sélectionner un statut spécifique.

Remarques :

• Indicateurs visuels : formez le personnel à repérer les badges rouges « Late » sur les cartes. Ceux-ci doivent toujours être tirés pour inspection en premier.
• La règle du « In Progress » : le personnel doit déplacer une carte vers la colonne « In Progress » au moment exact où il touche physiquement l'article. Cela signale aux managers et à l'équipe commerciale que l'inspection a effectivement commencé.
• Isoler les échecs : si un article échoue à l'inspection, il doit être immédiatement glissé vers la colonne « Failed ». Cela garantit que l'article défectueux n'est pas accidentellement remis dans l'inventaire général ou expédié à un client.

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Créer un Check Order

Un Check Order (CO) est votre mandat officiel de contrôle qualité. Il indique à votre personnel de terrain exactement quels articles doivent être inspectés, les quantités attendues et qui est responsable de la tâche. Vous pouvez créer ces ordres manuellement pour des inspections ponctuelles ou les lier directement à une transaction source (comme un bon de commande ou un ordre de fabrication) pour une automatisation transparente du workflow.

Éléments clés

• Order (Source) : champ déroulant permettant de lier l'inspection à une transaction parente (par ex. PO, MO, SO).
• Assigned To : l'inspecteur ou le technicien QA spécifique responsable de l'exécution du comptage et du contrôle qualité.
• Items Table : la ventilation de ce qui doit être inspecté, incluant le nom de l'« Item », la « Quantity », l'« Unit » et un champ individuel « Assigned To » (utile si différents techniciens doivent inspecter différentes parties de la même commande).
• Boutons d'action : « Save Draft » pour mettre en pause votre travail, ou « Create Order » pour pousser la tâche en direct sur le tableau Kanban.

Créer un Check Order (à partir de zéro)

Vous devrez peut-être créer un Check Order manuellement si vous effectuez une inspection ponctuelle ou un contrôle aléatoire non lié à une livraison récente ou à une production.

1. Depuis la vue Manager, cliquez sur le bouton + Create Check Order en haut à droite du tableau de bord.
2. Le formulaire « Create New Check Order » s'ouvrira.
3. Attribuez un technicien QA principal à l'aide de la liste déroulante Assigned To.
4. Laissez le champ Order vide (si vous effectuez un contrôle aléatoire indépendant non lié à une expédition spécifique).
5. Cliquez sur le bouton + Add Item sous la table vide.
6. Sélectionnez l'article que vous souhaitez inspecter dans la liste déroulante et saisissez manuellement la « Quantity ». Répétez pour autant d'articles que nécessaire.
7. Cliquez sur Create Order. Une fenêtre modale de confirmation apparaîtra. Cliquez sur Continue pour finaliser et envoyer la commande sur le tableau Kanban.

Créer un Check Order (avec source)

Il s'agit du workflow le plus courant et le plus efficace. Lier un Check Order à une transaction source élimine la saisie manuelle de données et garantit que l'équipe QA inspecte exactement ce qui a été commandé ou fabriqué.

1. Cliquez sur le bouton + Create Check Order pour ouvrir le formulaire.
2. Cliquez sur le menu déroulant Order. Cela affichera une liste des transactions actives (par ex. PO-12345, MO-67890).
3. Sélectionnez la commande source pertinente.
4. Pré-remplissage automatique : le système extraira instantanément tous les articles et les quantités attendues de cette commande parente et remplira la table « Items » ci-dessous.
5. Sélectionnez l'inspecteur principal à l'aide du champ Assigned To.
6. (Facultatif) Utilisez les listes déroulantes individuelles « Assigned To » sur les lignes d'articles pour déléguer des composants spécifiques à différents techniciens. Vous pouvez également utiliser l'icône poubelle pour supprimer un article de la liste s'il n'a pas besoin d'être inspecté.
7. Cliquez sur Create Order, vérifiez la fenêtre modale de confirmation et cliquez sur Continue.

Gestion des erreurs

Pour maintenir des registres stricts de contrôle qualité et éviter des workflows impossibles, le système utilise une logique intégrée pour valider vos saisies lors de la création d'un Check Order.

Si vous saisissez manuellement un nombre dans la colonne « Quantity » qui est trop élevé, le système bloquera la création de la commande. Une bannière d'erreur rouge apparaîtra en haut de l'écran indiquant : « Error: Item quantity exceeded available amount. Once an item has been selected, max quantity for inspection will be limited to the maximum number of unchecked items. » La case « Quantity » non valide sera également entourée en rouge. Vous devez réduire le nombre au maximum correct avant de continuer.

Remarques :

• État Draft : si vous créez une liste d'inspection massive et êtes interrompu, cliquer sur « Save Draft » préserve votre table sans pousser la commande au personnel de terrain.
• Délégation par ligne : la possibilité d'attribuer une ligne spécifique à un technicien différent remplace le champ global « Assigned To » pour cet article spécifique.

Bonnes pratiques :

• Utilisez toujours une source lorsque c'est possible : formez vos managers à toujours utiliser la liste déroulante « Order » lors de la réception de marchandises ou de la finalisation de la production. La saisie manuelle doit être strictement réservée aux audits aléatoires pour éviter les erreurs humaines dans les attentes de quantité.
• Supprimez les articles inutiles : lors du pré-remplissage automatique d'un Check Order à partir d'un bon de commande massif, supprimez les lignes des articles qui ne nécessitent pas de QA (par ex. les fournitures de bureau standard ou les matériaux d'emballage à faible risque). Cela maintient le tableau Kanban propre et concentre l'équipe QA sur les composants à forte valeur ou critiques.
• Traitez les erreurs immédiatement : si vous rencontrez une erreur de validation, ne sélectionnez pas simplement un utilisateur aléatoire ou une commande source pour la contourner. Une saisie précise des données au stade de la création est essentielle pour vos analyses QA ultérieures.

Afficher un Check Order

Une fois qu'un Check Order est actif, l'afficher donne accès à ses détails complets, sa progression et les instructions spécifiques d'Assurance Qualité (QA) requises pour terminer la tâche. Les managers utilisent cette section pour surveiller la conformité globale, tandis que le personnel de terrain l'utilise pour accéder à leurs procédures d'inspection étape par étape.

Cette vue est divisée entre la Form View (accessible via la table du Manager) et la Card View (accessible via le tableau Kanban du Staff).

Vue formulaire (informations générales)

La Form View donne aux managers un aperçu complet de l'ensemble du Check Order. Elle décompose le statut global de la commande en éléments de ligne individuels afin que les superviseurs puissent voir exactement quelles parties d'une inspection prennent du retard.

Éléments clés

• Données d'en-tête : affiche le numéro de Check Order (CO#), le badge de statut global et la Order Source. Si elle est liée, la Order Source (par ex. SO-1234-5678-90) est mise en lien hypertexte en bleu afin que vous puissiez accéder directement à la transaction parente.
• Logistique : affiche le technicien global « Assigned To », « Issue Date » et « Due Date ».
• Items Table : une ventilation détaillée de chaque article à inspecter. Elle montre la « Quantity », l'« Unit », le « Status » individuel de l'article (par ex. Awaiting Inspection), le « Serial Number » (s'il a été généré) et le technicien spécifique « Assigned To » à cette ligne.

Mode d'emploi

1. Depuis la table du Manager, cliquez sur n'importe quelle ligne de Check Order pour ouvrir la Form View.
2. Vérifiez la Order Source pour comprendre pourquoi l'inspection a lieu (par ex. vérification de marchandises reçues d'un PO vs. vérification de marchandises avant expédition d'un SO).
3. Surveillez la table Items. Au fur et à mesure que le personnel met à jour ses tableaux Kanban sur le terrain, les badges individuels « Status » dans cette table seront mis à jour en temps réel.
4. Utilisez la liste déroulante Actions en haut pour apporter des modifications globales à l'ensemble de la commande (par ex. annulation de la commande).

Commandes liées

Affiche tous les workflows secondaires déclenchés par cette inspection (par exemple, si un article échoue à l'inspection et déclenche automatiquement un ordre de fabrication de retouche ou un Return to Vendor).

Historique des commandes

Fournit une piste d'audit immuable montrant exactement qui a créé le Check Order, qui a modifié les statuts et quand l'inspection a été marquée comme terminée.

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Vue carte depuis le Kanban (étapes d'inspection)

Lorsqu'un technicien QA clique sur une carte de tâche depuis son tableau Kanban, cela ouvre la fenêtre modale Card View. Cette fenêtre est le poste de travail du technicien, contenant les Procédures Opérationnelles Standard (SOP) exactes nécessaires pour inspecter correctement l'article.

Éléments clés

• En-tête de l'article : affiche le nom de l'article, l'ITM# interne, le CO# lié, l'emplacement physique et la Due Date.
• Liste déroulante de statut : située en haut à droite, permettant au technicien de modifier l'état de l'article (par ex. de « Waiting for Inspection » à « In Progress »).
• Étapes d'instruction : panneaux accordéon extensibles (par ex. « 1. Sample step name », « 2. Sample step name ») qui décomposent l'inspection en actions gérables.
• Détails de l'étape : à l'intérieur de chaque étape développée, les techniciens trouveront la « Duration » estimée, le « Cost », des instructions textuelles détaillées et des Media de référence (images/diagrammes montrant exactement à quoi ressemble une pièce réussie ou échouée).

Mode d'emploi

1. Depuis le tableau Kanban Staff, cliquez sur une carte d'article.
2. La fenêtre modale Card View apparaîtra. Vérifiez que vous disposez du bon article physique en vérifiant les détails de l'en-tête.
3. Cliquez sur la liste déroulante de statut en haut à droite et changez-la en In Progress.
4. Cliquez sur l'icône en forme de flèche sur la première étape pour développer les instructions.
5. Lisez le texte et cliquez sur les images de référence pour les agrandir. Comparez l'article physique que vous avez en main à la norme indiquée dans les images.
6. Terminez l'action physique, fermez l'étape et passez à la suivante.
7. Une fois toutes les étapes terminées, mettez à jour la liste déroulante de statut sur Passed ou Failed, puis cliquez sur Close.

Remarques :

• Héritage des données : les étapes, durées et images vues dans la Card View sont extraites directement des onglets « Maintenance » ou « Instructions » initialement définis lors de la création de l'Item dans votre base de données principale.
• Suivi granulaire : un seul Check Order peut contenir 10 articles. Cinq peuvent être « Passed », trois « Failed », et deux « In Progress ». La table Form View permet aux managers de voir cette ventilation granulaire, tandis que le tableau Kanban gère les cartes individuelles.

Bonnes pratiques :

• Appuyez-vous sur les visuels : les techniciens doivent toujours se référer aux images téléchargées dans les étapes de la Card View. La mémoire humaine est faillible ; comparer une soudure physique ou un circuit imprimé à une photo de référence approuvée réduit considérablement les erreurs QA.
• Mettez à jour le statut instantanément : les techniciens doivent changer le statut sur « In Progress » au moment exact où ils ouvrent la Card View. Cela verrouille la tâche et empêche les autres membres du personnel QA de dupliquer l'effort.
• Utilisez les liens sources : si un article échoue à l'inspection en raison d'un emballage de mauvaise qualité, les managers doivent utiliser le lien hypertexte « Order Source » dans la Form View pour revenir au bon de commande original et signaler le fournisseur.

Créer un numéro de série

Pour les produits de grande valeur, les composants électroniques ou les matériaux fortement réglementés, la traçabilité de bout en bout est cruciale. Le module Check vous permet de générer automatiquement des numéros de série uniques pour les articles, mais uniquement après qu'ils ont réussi le contrôle qualité. Cela garantit que seuls les articles vérifiés et approuvés en termes de qualité sont sérialisés et déplacés vers votre inventaire actif ou expédiés aux clients.

Éléments clés

• Bouton Create Serial Number/s : bouton d'action dédié qui apparaît exclusivement sur les cartes d'articles se trouvant dans la colonne « Passed Inspection » du tableau Kanban Staff.
• Badge Registered : indicateur visuel remplaçant le bouton de création une fois que le système a généré avec succès les numéros de série.
• Colonne Serial Number (vue Manager) : colonne de suivi dans la Form View du Manager qui affiche le statut de sérialisation de chaque ligne (par ex. « Waiting » ou « Registered »).

Mode d'emploi

La sérialisation est généralement exécutée par le personnel de terrain immédiatement après avoir terminé ses contrôles QA.

1. Depuis le tableau Kanban Staff, assurez-vous que l'article a réussi ses contrôles QA et que la carte a été déplacée vers la colonne Passed Inspection.
2. Une fois la carte dans la colonne « Passed », un bouton Create Serial Number/s apparaîtra directement sur la face de la carte.
3. Cliquez sur le bouton Create Serial Number/s.
4. Le système générera automatiquement des identifiants uniques pour la quantité exacte d'articles sur cette carte.
5. Une bannière de succès verte apparaîtra en haut de l'écran indiquant : « Serial number/s has been created for [Item Name] ».
6. Le bouton d'action de la carte se transformera en un badge Registered gris non cliquable, confirmant que l'action est terminée.
7. (Vérification par le manager) : les managers consultant la Form View du Check Order verront instantanément la colonne « Serial Number » de cette ligne passer de « Waiting » à un badge vert « Registered ».

Remarques :

• Action conditionnelle : vous ne pouvez pas créer de numéro de série pour un article qui est « In Progress », On Hold ou « Failed ». Le système conditionne intentionnellement ce bouton à la colonne « Passed Inspection » pour empêcher les articles défectueux d'entrer dans votre registre d'inventaire sérialisé.
• Génération en masse : si la carte représente une quantité de 50 unités, cliquer une fois sur le bouton générera 50 numéros de série distincts dans la base de données dorsale liés à ce lot spécifique.

Bonnes pratiques :

• Étiquetez immédiatement : formez le personnel de terrain à étiqueter, graver ou apposer physiquement les articles avec leurs nouveaux numéros de série au moment exact où ils cliquent sur le bouton. Retarder l'étiquetage physique crée un risque élevé de mélange des lots sérialisés.
• Auditez le statut « Waiting » : les managers devraient examiner régulièrement la colonne « Serial Number » dans la Form View. Si un article a un statut « Completed » mais que la colonne du numéro de série indique encore « Waiting », cela signifie que le personnel de terrain a oublié de cliquer sur le bouton de génération avant de ranger l'article.
• Réservez aux produits de grande valeur : n'imposez pas la sérialisation pour chaque article de votre installation (comme les vis de base ou les emballages). Réservez cette fonctionnalité aux assemblages complexes, à l'électronique coûteuse ou aux produits nécessitant un suivi de garantie afin d'éviter de surcharger l'équipe QA.

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Modules liés

• Buy — les Bons de commande alimentent Check en marchandises reçues.
• Sell — les Commandes client déclenchent des inspections avant expédition.
• Make — les Ordres de fabrication génèrent des contrôles après production.
• Items — les onglets « Maintenance » / « Instructions » de chaque article alimentent les étapes d'inspection de la Card View.