재고 조사
Stock Takes 모듈은 물리적 재고 감사를 관리하고 실행하는 곳입니다. 시스템 데이터와 물리적 현실이 인적 오류, 폐기 또는 잘못된 배치로 인해 시간이 지남에 따라 서로 멀어지기 때문에, 정확한 재고 평가를 유지하려면 정기적인 재고 조사 (또는 사이클 카운트)가 필수적입니다.
계획 감독자와 작업장 카운터를 수용하기 위해 Stock Takes는 두 가지 별개의 인터페이스를 제공합니다: Manager 보기 (고수준 감독을 위한 마스터 테이블)와 Staff 보기 (현장에서 카운트를 실행하기 위한 칸반 보드).
Manager 보기 (Table)
Manager 보기는 모든 재고 조사 주문의 마스터 테이블을 표시합니다. 고수준 감독, 계획 및 검토를 위해 설계되었습니다.
Manager 테이블의 주요 요소
- Order Number: 재고 조사의 고유 식별자.
- Due Date: 카운트의 마감일. 카운트가 이 날짜를 초과하면 빨간색 'Overdue' 배지가 즉시 주의를 끌도록 나타납니다.
- Status: 주문의 글로벌 진행 상황을 추적합니다 (예: 'Draft', 'Ready to Count', 'Being Counted', 'Complete').
- SA Source: 재고 조사가 불일치를 수정하기 위해 Stock Adjustment를 트리거하는 경우, 결과 Adjustment ID가 여기에 연결됩니다.
이 보기를 사용해야 할 때
관리자는 이 테이블을 사용하여 감사 진행 상황을 모니터링하고, 기한이 지난 카운트를 후속 조치하며, 완료된 재고 조사의 재무 영향을 검토해야 합니다.
참고:
- 'Difference'는 다음과 같이 계산됩니다:
Counted Stock - Current Stock.- 'Value Impact'는 다음과 같이 계산됩니다:
Difference * Unit Cost.- Stock Take를 완료해도 재고가 즉시 삭제되거나 만들어지지는 않습니다; 조직의 권한에 따라 최종 재무 승인이 필요한 보류 중인 Stock Adjustment (SA Source)를 생성할 수 있습니다.
모범 사례:
- 사이클 카운팅 채택: 연간 시설 전체 재고 조사를 기다리지 마십시오. 특정 카테고리에 대해 작은 주간 Stock Take Orders를 만드십시오 (예: 이번 주에 모든 'PCB' 감사, 다음 주에 모든 'Fasteners' 감사). 사이클 카운팅은 일상 운영에 훨씬 덜 방해가 됩니다.
- 빨간색 숫자 조사: 큰 부정적 'Value Impacts'가 있는 완료된 재고 조사를 승인하기 전에 물리적으로 카운트를 확인하십시오. 종종 '누락된' 자재 상자는 단순히 잘못된 선반에 놓여 있었습니다.
- 상태를 종교적으로 사용: 직원은 시작하는 순간 항상 항목을 'Being Counted'로 변경해야 합니다. 이는 나머지 팀에게 물리적 재고가 현재 감사 중이며 상태가 'Complete'가 될 때까지 이동하거나 소비해서는 안 됨을 알립니다.
새 Stock Take Order 만들기
관리자는 새 주문을 만들어 물리적 카운트를 시작할 수 있습니다.
- Manager 보기에서 오른쪽 상단에 있는 + New Stock Take 버튼을 클릭합니다.
- 세부 정보 할당: 헤더 정보를 입력합니다:
- Assigned To: 이 주문 감독을 담당하는 주요 사람.
- Location: 감사 중인 특정 사이트 또는 창고 구역.
- Issue Date & Due Date: 감사 기간.
- Reason: 컨텍스트 제공 (예: 'Q3 Cycle Count', 'Investigating missing drill stock').
- 항목 추가: + Add Item을 클릭하여 테이블에 행을 추가합니다. 드롭다운에서 카운트하려는 항목을 선택합니다.
- 위임 (선택 사항): 각 행의 'Assigned To' 드롭다운을 사용하여 특정 항목을 다른 직원에게 할당합니다.
- 나중에 작업하려면 Save Draft를 클릭하고, Staff 칸반 보드로 실시간으로 푸시하려면 Create Order를 클릭합니다.
참고:
- 시스템은 활성 Items 데이터베이스를 기반으로 'Current Stock' 및 'Unit Cost'를 자동으로 채웁니다.
- '+ Add Item'을 클릭하면 시스템은 해당 정확한 순간의 'Current Stock' 수량을 가져옵니다.
- 한 번에 큰 주문을 완료할 필요는 없습니다. 'Save Draft' 버튼을 사용하면 며칠에 걸쳐 포괄적인 감사 목록을 작성한 후 직원에게 실시간으로 푸시할 수 있습니다.
모범 사례:
- 단일 주문에 항목을 추가할 때 물리적 근접성으로 그룹화하십시오 (예: 'Aisle 4' 또는 'Zone B'의 모든 항목). 직원이 하나의 주문을 위해 전체 시설을 왔다 갔다 걷도록 강요하지 마십시오.
- 대규모 500 항목 재고 조사 주문을 만들지 마십시오. 더 작은 20-50 항목 배치로 나누십시오. 더 작은 배치는 직원에게 덜 부담스러우며 관리자가 불일치를 훨씬 빠르게 검토하고 마감할 수 있습니다.
- 전체 창고 감사를 위한 시간이 없는 경우, 'Value in Stock'별로 Stock Inventory를 정렬하고 가장 비싼 상위 10%의 구성 요소에 대해서만 Stock Take Order를 만드십시오.
Stock Take Order 보기 및 관리
직원이 카운팅을 시작하면 관리자는 테이블의 주문 행을 클릭하여 자세한 Stock Take Order 보기를 열 수 있습니다.
General Information 탭
- 실시간 업데이트: 직원이 카운트를 입력하면 'Adjusted Stock' 열이 실시간으로 업데이트됩니다.
- Difference & Value Impact: 시스템이 불일치를 강조 표시합니다. 양의 이득 (추가 재고 발견)은 녹색으로 표시됩니다 (예: +30 단위, +£1,000.00). 음의 손실 (누락된 재고)은 빨간색으로 표시됩니다 (예: -23 단위, -£200.00).
- 글로벌 작업: 상단의 Actions 드롭다운을 사용하여 전체 주문의 글로벌 상태를 변경합니다 (예: 'Ready to Count'에서 'Mark as Being Counted'로 변경).
- 재무 요약: 오른쪽 하단에는 전체 감사의 순 'Total Value' 영향 (이득 또는 손실)이 표시됩니다.
참고:
- 불일치를 수동으로 계산할 필요가 없습니다. 직원이 카운팅 모달에 물리적 'Quantity'를 입력하는 순간 시스템이 즉시 'Difference' 및 'Value Impact'를 처리합니다.
- 빈 'Counted Stock' 필드는 항목이 아직 감사되지 않았음을 의미합니다. '0'은 항목이 감사되었으며 아무것도 발견되지 않았음을 의미합니다.
모범 사례:
- 누락된 항목을 비워두지 마십시오: 항목이 선반에서 완전히 누락된 경우 직원은 카운트 필드에 '0'을 입력해야 합니다. 비워두면 상태가 'Ready to Count'로 유지되고 전체 주문의 완료가 중단됩니다.
- 이중 카운트 규칙 구현: 내부 임계값을 설정하십시오 (예: £500을 초과하는 모든 분산 또는 20단위 이상의 차이). 시스템이 해당 규칙을 초과하는 빨간색 'Value Impact'를 표시하는 경우 관리자는 최종 조정을 승인하기 전에 물리적으로 빈을 다시 카운트해야 합니다.
- "이유" 문서화: 업데이트 프로세스 중에 대규모 불일치가 발견되면 일반 정보 섹션의 'Reason' 텍스트 상자를 사용하여 무슨 일이 일어났는지 문서화하십시오 (예: 'Found missing metal covers tucked behind the drill press'). 이는 회계 팀에 대한 신뢰할 수 있는 감사 추적을 만듭니다.
Order History 탭
이 탭은 누가 주문을 만들었고, 누가 카운트를 업데이트했으며, 상태가 언제 변경되었는지 정확히 보여주는 감사 추적을 제공합니다.
Staff 보기 (칸반 보드)
Staff 보기는 재고 조사 작업을 시각적 칸반 보드로 변환합니다. 전체 주문을 보는 대신 직원은 카드로 표현된 개별 항목 카운팅 작업을 봅니다.
칸반 보기의 주요 요소
- 시각적 워크플로: 열은 카운트의 현재 상태를 나타냅니다 (예: 'Ready to Count', 'Being Counted').
- 조치 가능한 카드: 각 카드는 카운트할 특정 항목, 위치 및 마감일을 표시합니다.
- 상태 업데이트: 직원은 카드에서 직접 카운트의 상태를 업데이트하거나 카드를 다음 열로 드래그 앤 드롭하여 업데이트할 수 있습니다.
이 보기를 사용해야 할 때
창고 인력 및 기술자는 통로를 물리적으로 걸으며 카운트를 수행하는 동안 태블릿 또는 모바일 장치에서 이 보기를 사용해야 합니다.
참고:
- 실시간 동기화: 칸반 보드에서 카드를 이동하면 Manager 보기의 마스터 테이블이 즉시 업데이트됩니다.
모범 사례:
- 카운트하기 전에 잠그기: 카운팅을 시작하기 전에 직원이 카드를 'Being Counted' 열로 드래그하도록 교육하십시오. 이는 시각적 'Do Not Disturb' 표시 역할을 하여, 감사가 진행되는 동안 다른 직원이 해당 특정 선반에서 항목을 가져오거나 놓지 않도록 보장합니다.
- 할당된 작업에 집중: 칸반 보드 상단의 필터를 사용하여 본인의 특정 이름에 'Assigned To'된 카드만 표시하십시오. 이는 여러 직원에 의한 실수로 인한 중복 카운팅을 방지합니다.
카운트 실행 (Staff 작업)
재고 조사가 활성화되면 직원은 칸반 보기를 사용하여 물리적 발견 사항을 기록합니다.
- Staff 보기에서 감사 중인 항목 카드를 클릭합니다 (예: 'Super Drill').
- 항목 세부 정보와 시스템에서 예상되는 'Current Stock'을 보여주는 특수한 카운팅 모달이 나타납니다.
- 선반에서 항목을 물리적으로 카운트합니다.
- Counted Stock 필드 ('Quantity'로 표시됨)에 물리적 카운트를 입력합니다.
- 시스템이 즉시 Difference와 재무 Value Impact를 계산합니다.
- 상태 드롭다운을 'Complete'로 업데이트합니다.
- Save Changes를 클릭합니다.
참고:
- 'Counted Stock' 필드에 숫자를 입력하는 순간 시스템이 즉시 화면에서 'Difference' 및 'Value Impact'를 업데이트합니다. 수동 계산을 할 필요가 없습니다.
- 빈 'Counted Stock' 필드는 시스템에 카운트가 아직 시작되지 않았음을 알립니다. '0'을 입력하면 시스템에 위치를 물리적으로 확인했으며 항목이 완전히 재고가 없음을 알립니다.
- 카운팅 모달에서 'Save Changes'를 클릭하면 업데이트된 숫자가 즉시 Manager의 마스터 테이블로 푸시됩니다.
모범 사례:
- 블라인드 카운트: 가능한 경우 화면에서 'Current Stock' 숫자를 보기 전에 빈에서 항목을 물리적으로 카운트하십시오. 예상 숫자를 미리 아는 것은 철저히 확인하지 않고 시스템이 올바르다고 가정하는 편견을 만들 수 있습니다.
- 시작한 것은 마치십시오: 교대 종료 시 항목 카드를 'Being Counted' 열에 절대 두지 마십시오. 카운트를 완료할 수 없는 경우 다음 교대에서 여전히 수행해야 한다는 것을 알 수 있도록 카드를 'Ready to Count'로 다시 이동하십시오.
- 손상된 상품을 별도로 보고: 손상되었거나 사용할 수 없는 부품 (예: 녹슨 나사 또는 깨진 플라스틱 하우징)을 발견하면 최종 'Counted Stock'에 포함하지 마십시오. 사용 가능한 재고만 카운트하고, 손상된 항목이 Stock Adjustment를 통해 적절하게 폐기될 수 있도록 즉시 관리자에게 알리십시오.
- 높은 분산 다시 확인: 시스템이 250단위를 예상하지만 50개만 카운트한 경우 잠시 멈추고 주변을 둘러보십시오. 대규모 불일치를 제출하기 전에 인접한 빈, 수령 도크 또는 가장 가까운 작업대를 확인하십시오.
관련 주제
- Stock Overview — 재고 조사 vs. 이전 vs. 조정을 사용해야 할 때
- Stock Inventory — 품목 및 위치별 현재 수량
- Stock Transfers — 위치 또는 빈 간 재고 이동
- Stock Adjustments — 완료된 재고 조사에 의해 트리거된 재무 조정
- Items — 재고가 카운트되는 카탈로그