Bestandsanpassungen

Die Registerkarte Stock Adjustments ist Ihr Werkzeug zur Korrektur von Inventardiskrepanzen, die außerhalb der Standard-Einkaufs-, Verkaufs- oder Fertigungsprozesse auftreten. Im Gegensatz zu einem Stock Take — einem geplanten physischen Audit — ist eine Anpassung typischerweise eine reaktive Maßnahme, die verwendet wird, um schnell einen Fehler zu beheben, beschädigte Waren abzuschreiben oder nicht erfasste Verschrottung zu protokollieren.

Bestandsanpassungen befinden sich neben Stock Inventory und Stock Transfers innerhalb des Stock-Moduls.

Typische Verwendungen

• Materialien abschreiben, die in der Werkstatt beschädigt wurden (z. B. ein heruntergefallenes Tablett mit Sensoren)
• Einen kleineren Dateneingabefehler korrigieren, ohne eine vollständige Anlagenbestandsaufnahme durchzuführen
• Die während einer Stock Take-Bestellung entdeckten Abweichungen finalisieren
• Artikel protokollieren, die für interne Tests oder Prototypenherstellung verwendet wurden und nicht verkauft werden können

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Die Master-Tabelle der Bestandsanpassungen

Die Master-Tabelle bietet ein historisches Protokoll jeder manuellen Anpassung Ihres Inventars.

Jede Zeile repräsentiert einen einzelnen Anpassungsdatensatz:

• Bestellnummer — die eindeutige Kennung für den Anpassungsdatensatz (z. B. SA-192838-29389)
• Aussteller — der spezifische Benutzer, der die Anpassung autorisiert oder erstellt hat
• Grund — ein kurzer Auszug aus der für die Anpassung angegebenen Erklärung
• Angepasster Wert — die gesamte finanzielle Auswirkung der Anpassung (positiv oder negativ)
• Status — normalerweise SA Draft (in Bearbeitung) oder Complete (dauerhaft auf das Hauptbuch angewendet)

Hinweise:

• Direkte Auswirkung auf das Hauptbuch — Durch Klicken auf Continue im Erstellungsmodal wird die Stock-Nummer auf Ihrer Hauptregisterkarte Inventory sofort neu geschrieben. Es ist eine sofortige und dauerhafte Aktion.
• Verbindungen zu Bestandsaufnahmen — Wenn eine Stock Take-Bestellung mit Diskrepanzen abgeschlossen wird, generiert das System oft automatisch eine Entwurfs-Bestandsanpassung mit diesen Abweichungen zur Genehmigung durch einen Manager.

Bewährte Vorgehensweisen:

• Das "Reason"-Feld durchsetzen — Erlauben Sie niemals, dass eine Bestandsanpassung mit einem leeren oder vagen Grund erstellt wird. Wenn ein Wirtschaftsprüfer sich in sechs Monaten eine Abschreibung von 2.000 £ ansieht, ist "Broken" keine ausreichende Erklärung. Verlangen Sie Details wie "Forklift incident in Aisle 4, items crushed."
• Berechtigungen einschränken — Nicht jeder in der Werkstatt sollte in der Lage sein, auf Create Order für eine Anpassung zu klicken. Mitarbeiter sollten typischerweise nur Entwürfe speichern können; ein Manager überprüft die Wertauswirkung, bevor das Finanzhauptbuch dauerhaft geändert wird.
• Den "Adjusted Stock" anpassen, nicht die Differenz — Ein häufiger Fehler ist die Eingabe von -5, wenn Sie 5 Artikel entfernen möchten. Sie müssen die endgültige absolute Zahl eingeben. Wenn Sie 10 Artikel haben und 5 entfernen möchten, geben Sie 5 in die Spalte Adjusted Stock ein.

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Eine Bestandsanpassung erstellen

Wenn eine Inventarkorrektur erforderlich ist, erstellen Sie einen neuen Anpassungsdatensatz.

1. Auf die Schaltfläche + New Stock Adjustment oben rechts in der Master-Tabelle klicken.

2. Details zuweisen — Das Feld Assigned To (die für die Anpassung verantwortliche Person) und das Issue Date ausfüllen.

3. Grund angeben — Dies ist das kritischste Feld. Geben Sie eine detaillierte Erklärung dafür ein, warum der Bestand geändert wird (z. B. "Writing off 23 metal covers that arrived scratched from the supplier" oder "Found 30 extra super drills in the wrong bin").

4. Artikel hinzufügen — Auf + Add Item klicken und den/die betroffenen Artikel aus dem Dropdown auswählen.

5. Die neue Menge eingeben — In der Spalte Adjusted Stock die neue, wahre physische Menge des Artikels im Regal eingeben — nicht den Betrag, den Sie hinzufügen oder abziehen möchten.

   Beispiel: Wenn Current Stock 250 anzeigt, Sie aber nur 200 gefunden haben, geben Sie 200 in Adjusted Stock ein.

6. Speichern oder ausführen:

   • Save Draft anklicken, wenn ein Manager es überprüfen soll.
   • Create Order anklicken, um auszuführen. Ein Bestätigungsmodal erscheint: "You are about to proceed with this action. Make sure all items are correct." Auf Continue klicken, um die Aktion abzuschließen und Ihre Lagerbestände sofort zu aktualisieren.

Hinweise:

• Absolute Werte — Die Spalte Adjusted Stock erfordert die endgültige, tatsächliche Anzahl der Einheiten im Regal, nicht den Betrag, den Sie hinzufügen oder abziehen.
• Sofortige Auswirkung auf das Hauptbuch — Durch Klicken auf Continue wird die Stock-Menge in Ihrem Hauptinventar-Hauptbuch sofort neu geschrieben.
• Entwürfe zur Überprüfung — Verwenden Sie Save Draft, um die Diskrepanz zu protokollieren und einen Manager die finanzielle Auswirkung überprüfen zu lassen, bevor sie finalisiert wird.

Bewährte Vorgehensweisen:

• Im Grund spezifisch sein — "Forklift incident in Aisle 4, items crushed" ist prüfbar; "Broken" nicht.
• Neue Gesamtsumme eingeben, nicht das Delta — Wenn Sie 10 haben und 5 entfernen möchten, geben Sie 5 ein, nicht -5.
• Ersteller und Genehmiger trennen — Konfigurieren Sie Rollen so, dass Mitarbeiter Entwürfe speichern und nur Vorgesetzte oder Manager auf Create Order klicken.

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Eine abgeschlossene Bestandsanpassung überprüfen

Sobald eine Anpassung Complete ist, wird sie zu einem dauerhaften Finanzdatensatz. Durch Klicken auf die Zeile in der Master-Tabelle wird die detaillierte Ansicht Stock Adjustment Order geöffnet.

Registerkarte Allgemeine Informationen

Das System zeigt genau an, wie sich die Anpassung auf Ihre Bücher ausgewirkt hat:

• Differenz — die Nettoänderung in Einheiten (z. B. +30 oder -23)
• Wertauswirkung — der finanzielle Gewinn oder Verlust für diese Zeile (z. B. +£3,000.00 oder -£2,300.00)
• Angepasster Wert — der neue Gesamtwert des Inventars für diesen Artikel nach der Anpassung
• Gesamter angepasster Wert — unten rechts die Netto-finanzielle Auswirkung der gesamten Anpassungsbestellung (z. B. ein Nettogewinn von +£300)

Hinweise:

• Automatisierte Finanzen — Das System berechnet automatisch die Differenz und multipliziert sie mit den Stückkosten, um die Wertauswirkung für jede Zeile zu erzeugen.
• Unveränderlicher Datensatz — Sobald eine Anpassung als Complete markiert ist, sperrt die Registerkarte Order History den Prüfpfad und protokolliert genau, wer die Änderung vorgenommen hat und wann. Dies kann nicht bearbeitet werden.

Bewährte Vorgehensweisen:

• Hochwertige Änderungen prüfen — Legen Sie einen regelmäßigen Zeitplan (wöchentlich oder monatlich) fest, um abgeschlossene Bestandsanpassungen zu überprüfen. Achten Sie genau auf den Gesamten angepassten Wert, um die größten Abschreibungen oder unerklärten Gewinne zu untersuchen.
• Mit Operationen abgleichen — Häufige, wiederholte Anpassungen für "Scrap" oder "Damaged" in einer bestimmten Kategorie weisen oft auf operative Probleme oder Schulungslücken bei der Materialhandhabung hin.
• Zu Bestandsaufnahmen zurückverfolgen — Wenn eine Anpassung aus einer Bestandsaufnahmenabweichung generiert wurde, verweisen Sie auf die ursprüngliche Stock Take-Bestellnummer im Feld Reason zur einfachen Querverweisung durch Ihr Buchhaltungsteam.

Registerkarte Bestellverlauf

Die Registerkarte Order History bietet ein nicht bearbeitbares Prüfprotokoll, das zeigt, wer den Entwurf erstellt hat, wer ihn genehmigt hat und wann jede Statusänderung stattfand.

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Verwandte Themen

• Stock Inventory — vorhandene Mengen und Bewertungen, die von Anpassungen betroffen sind
• Stock Takes — geplante physische Zählungen, die oft Entwürfe von Anpassungen erzeugen
• Stock Transfers — Bestand zwischen Standorten verschieben, anstatt ihn zu korrigieren
• Items — Artikel-Master, in dem die Stückkosten definiert und von der Wertauswirkungsberechnung verwendet werden
• Roles and Permissions — die Mitarbeiter, die Anpassungen entwerfen, von den Managern trennen, die sie ausführen