Bestandsaufnahmen

Das Stock Takes-Modul ist der Ort, an dem Sie physische Inventaraudits verwalten und durchführen. Da Systemdaten und physische Realität im Laufe der Zeit aufgrund menschlicher Fehler, Verschrottung oder Verlegung auseinanderdriften, sind regelmäßige Bestandsaufnahmen (oder Zykluszählungen) für die Aufrechterhaltung genauer Inventarbewertungen unerlässlich.

Um sowohl dem Planungsvorgesetzten als auch dem Werkstattzähler gerecht zu werden, bietet Stock Takes zwei unterschiedliche Oberflächen: die Manager-Ansicht (eine Master-Tabelle für übergeordnete Übersicht) und die Staff-Ansicht (ein Kanban-Board zur Ausführung von Zählungen in der Werkstatt).

Manager-Ansicht (Tabelle)

Die Manager-Ansicht zeigt eine Master-Tabelle aller Bestandsaufnahmebestellungen an. Sie ist für übergeordnete Übersicht, Planung und Überprüfung konzipiert.

Wichtige Elemente der Manager-Tabelle

• Bestellnummer: Die eindeutige Kennung der Bestandsaufnahme.
• Fälligkeitsdatum: Die Frist für die Zählung. Wenn eine Zählung dieses Datum überschreitet, erscheint ein rotes 'Overdue'-Abzeichen, um es für sofortige Aufmerksamkeit zu markieren.
• Status: Verfolgt den globalen Fortschritt der Bestellung (z. B. 'Draft', 'Ready to Count', 'Being Counted', 'Complete').
• SA-Quelle: Wenn die Bestandsaufnahme eine Bestandsanpassung auslöst, um Diskrepanzen zu korrigieren, wird die resultierende Anpassungs-ID hier verlinkt.

Wann diese Ansicht zu verwenden

Manager sollten diese Tabelle verwenden, um den Fortschritt von Audits zu überwachen, überfällige Zählungen nachzuverfolgen und die finanzielle Auswirkung abgeschlossener Bestandsaufnahmen zu überprüfen.

Hinweise:

• Die 'Difference' wird berechnet als: Counted Stock - Current Stock.
• Die 'Value Impact' wird berechnet als: Difference * Unit Cost.
• Der Abschluss einer Bestandsaufnahme löscht oder fabriziert keine Bestände sofort; je nach Berechtigungen Ihrer Organisation kann sie eine ausstehende Stock Adjustment (SA Source) generieren, die eine endgültige finanzielle Genehmigung erfordert.

Bewährte Vorgehensweisen:

• Zykluszählungen einführen: Warten Sie nicht auf eine jährliche, anlagenweite Bestandsaufnahme. Erstellen Sie kleine, wöchentliche Bestandsaufnahmebestellungen für bestimmte Kategorien (z. B. diese Woche alle 'PCBs' und nächste Woche alle 'Fasteners' prüfen). Zykluszählungen sind weit weniger störend für den Tagesbetrieb.
• Rote Zahlen untersuchen: Bevor Sie eine abgeschlossene Bestandsaufnahme mit hohen negativen 'Value Impacts' genehmigen, überprüfen Sie die Zählung physisch. Oft wurde eine 'fehlende' Materialkiste einfach im falschen Regal abgelegt.
• Status konsequent verwenden: Mitarbeiter sollten einen Artikel sofort auf 'Being Counted' setzen, sobald sie beginnen. Dies signalisiert dem Rest des Teams, dass der physische Bestand derzeit geprüft wird und nicht verschoben oder verbraucht werden sollte, bis der Status 'Complete' ist.

Eine neue Bestandsaufnahmebestellung erstellen

Manager können eine physische Zählung initiieren, indem sie eine neue Bestellung erstellen.

1. Aus der Manager-Ansicht oben rechts auf die Schaltfläche + New Stock Take klicken.
2. Details zuweisen: Die Kopfdaten ausfüllen:
   • Zugewiesen an: Die primäre Person, die für die Überwachung dieser Bestellung verantwortlich ist.
   • Standort: Der spezifische Standort oder Lagerzone, der/die geprüft wird.
   • Ausstellungsdatum & Fälligkeitsdatum: Der Zeitrahmen für das Audit.
   • Grund: Kontext angeben (z. B. 'Q3 Cycle Count', 'Investigating missing drill stock').
3. Artikel hinzufügen: Auf + Add Item klicken, um Zeilen zur Tabelle hinzuzufügen. Die zu zählenden Artikel aus dem Dropdown auswählen.
4. Delegieren (Optional): Spezifische Artikel verschiedenen Mitarbeitern über das 'Assigned To'-Dropdown in jeder Zeile zuweisen.
5. Auf Save Draft klicken, um später daran zu arbeiten, oder Create Order, um es live an das Staff-Kanban-Board zu senden.

Hinweise:

• Das System füllt 'Current Stock' und 'Unit Cost' automatisch basierend auf Ihrer aktiven Items-Datenbank aus.
• Wenn Sie auf '+ Add Item' klicken, zieht das System die 'Current Stock'-Menge in genau diesem Moment.
• Sie müssen das Erstellen einer großen Bestellung nicht in einer Sitzung abschließen. Mit der Schaltfläche 'Save Draft' können Sie eine umfassende Auditliste über mehrere Tage hinweg erstellen, bevor Sie sie live an das Personal senden.

Bewährte Vorgehensweisen:

• Wenn Sie Artikel zu einer einzelnen Bestellung hinzufügen, gruppieren Sie sie nach physischer Nähe (z. B. alle Artikel in 'Aisle 4' oder 'Zone B'). Zwingen Sie das Personal nicht, für eine Bestellung durch die gesamte Anlage hin und her zu gehen.
• Vermeiden Sie das Erstellen massiver Bestandsaufnahmebestellungen mit 500 Artikeln. Teilen Sie sie in kleinere Chargen von 20-50 Artikeln auf. Kleinere Chargen sind für das Personal weniger überwältigend und ermöglichen es Managern, Diskrepanzen viel schneller zu überprüfen und abzuschließen.
• Wenn Sie keine Zeit für ein vollständiges Lager-Audit haben, sortieren Sie Ihr Stock Inventory nach 'Value in Stock' und erstellen Sie eine Bestandsaufnahmebestellung ausschließlich für die teuersten 10 % der Komponenten.

Anzeigen und Verwalten der Bestandsaufnahmebestellung

Sobald das Personal mit dem Zählen beginnt, können Manager auf die Bestellzeile in der Tabelle klicken, um die detaillierte Ansicht Stock Take Order zu öffnen.

Registerkarte Allgemeine Informationen

• Echtzeitaktualisierungen: Wenn das Personal seine Zählungen eingibt, wird die Spalte 'Adjusted Stock' live aktualisiert.
• Differenz & Wertauswirkung: Das System hebt Diskrepanzen hervor. Positive Gewinne (zusätzlicher Bestand gefunden) erscheinen in Grün (z. B. +30 Einheiten, +£1,000.00). Negative Verluste (fehlender Bestand) erscheinen in Rot (z. B. -23 Einheiten, -£200.00).
• Globale Aktionen: Verwenden Sie das Actions-Dropdown oben, um den globalen Status der gesamten Bestellung zu ändern (z. B. von 'Ready to Count' auf 'Mark as Being Counted' ändern).
• Finanzübersicht: Unten rechts wird die Netto-'Total Value'-Auswirkung (Gewinn oder Verlust) des gesamten Audits angezeigt.

Hinweise:

• Sie müssen die Diskrepanz nie manuell berechnen. Das System verarbeitet die 'Difference' und 'Value Impact' sofort, sobald ein Mitarbeiter die physische 'Quantity' in das Zählmodal eingibt.
• Ein leeres 'Counted Stock'-Feld bedeutet, dass der Artikel noch nicht geprüft wurde. Eine '0' bedeutet, dass der Artikel geprüft und nichts gefunden wurde.

Bewährte Vorgehensweisen:

• Fehlende Artikel nie leer lassen: Wenn ein Artikel vollständig aus dem Regal fehlt, müssen Mitarbeiter '0' in das Zählfeld eingeben. Wenn man es leer lässt, bleibt der Status 'Ready to Count' und der Abschluss der gesamten Bestellung wird verzögert.
• Eine Doppelzählungsregel implementieren: Legen Sie eine interne Schwelle fest (z. B. jede Abweichung über £500 oder jede Differenz größer als 20 Einheiten). Wenn das System eine rote 'Value Impact' anzeigt, die diese Regel überschreitet, sollte ein Manager den Behälter physisch nachzählen, bevor er die endgültige Anpassung genehmigt.
• Das "Warum" dokumentieren: Wenn während des Aktualisierungsprozesses eine massive Diskrepanz festgestellt wird, verwenden Sie das Textfeld 'Reason' im Abschnitt Allgemeine Informationen, um zu dokumentieren, was passiert ist (z. B. 'Found missing metal covers tucked behind the drill press'). Dies erstellt einen zuverlässigen Prüfpfad für das Buchhaltungsteam.

Registerkarte Bestellverlauf

Diese Registerkarte bietet einen Prüfpfad, der genau zeigt, wer die Bestellung erstellt hat, wer die Zählungen aktualisiert hat und wann die Status geändert wurden.

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Staff-Ansicht (Kanban-Board)

Die Staff-Ansicht verwandelt die Bestandsaufnahmeaufgaben in ein visuelles Kanban-Board. Anstatt ganze Bestellungen zu betrachten, sehen Mitarbeiter einzelne Artikel-Zählaufgaben, die als Karten dargestellt werden.

Wichtige Elemente der Kanban-Ansicht

• Visueller Workflow: Spalten repräsentieren den aktuellen Status der Zählung (z. B. 'Ready to Count', 'Being Counted').
• Aktionable Karten: Jede Karte zeigt den spezifischen zu zählenden Artikel, seinen Standort und die Frist an.
• Statusaktualisierungen: Mitarbeiter können den Status einer Zählung direkt von der Karte aus aktualisieren oder indem sie die Karte per Drag-and-Drop in die nächste Spalte ziehen.

Wann diese Ansicht zu verwenden

Lagerpersonal und Techniker sollten diese Ansicht auf ihren Tablets oder mobilen Geräten verwenden, während sie physisch durch die Gänge gehen, um die Zählungen durchzuführen.

Hinweise:

• Echtzeit-Synchronisierung: Das Verschieben einer Karte auf dem Kanban-Board aktualisiert sofort die Master-Tabelle in der Manager-Ansicht.

Bewährte Vorgehensweisen:

• Sperren, bevor Sie zählen: Schulen Sie das Personal, eine Karte bevor sie mit dem Zählen beginnen, in die Spalte 'Being Counted' zu ziehen. Dies fungiert als visuelles 'Nicht stören'-Schild und stellt sicher, dass andere Mitarbeiter während des Audits keine Artikel von diesem bestimmten Regal nehmen oder darauf platzieren.
• Auf zugewiesene Aufgaben konzentrieren: Verwenden Sie die Filter oben im Kanban-Board, um nur Karten anzuzeigen, die Ihrem spezifischen Namen 'Assigned To' sind. Dies verhindert versehentliche Doppelzählungen durch mehrere Mitarbeiter.

Eine Zählung ausführen (Mitarbeiteraktion)

Wenn eine Bestandsaufnahme aktiv ist, verwenden die Mitarbeiter die Kanban-Ansicht, um ihre physischen Ergebnisse zu erfassen.

1. In der Staff-Ansicht auf die Karte für den zu prüfenden Artikel klicken (z. B. 'Super Drill').
2. Ein spezielles Zählmodal erscheint, das die Artikeldetails und den vom System erwarteten 'Current Stock' anzeigt.
3. Den Artikel im Regal physisch zählen.
4. Die physische Zählung in das Feld Counted Stock (gekennzeichnet als 'Quantity') eingeben.
5. Das System berechnet sofort die Differenz und die finanzielle Wertauswirkung.
6. Status-Dropdown auf 'Complete' aktualisieren.
7. Auf Save Changes klicken.

Hinweise:

• In dem Moment, in dem Sie eine Zahl in das Feld 'Counted Stock' eingeben, aktualisiert das System sofort die 'Difference' und 'Value Impact' auf Ihrem Bildschirm. Sie müssen keine manuelle Berechnung durchführen.
• Ein leeres 'Counted Stock'-Feld sagt dem System, dass die Zählung noch nicht begonnen hat. Die Eingabe einer '0' sagt dem System, dass Sie den Standort physisch überprüft haben und der Artikel vollständig nicht auf Lager ist.
• Durch Klicken auf 'Save Changes' im Zählmodal werden Ihre aktualisierten Zahlen sofort an die Master-Tabelle des Managers gesendet.

Bewährte Vorgehensweisen:

• Blind zählen: Zählen Sie die Artikel im Behälter wenn möglich physisch, bevor Sie sich die 'Current Stock'-Nummer auf Ihrem Bildschirm ansehen. Das Kennen der erwarteten Zahl im Voraus kann eine Voreingenommenheit erzeugen, bei der Sie davon ausgehen, dass das System korrekt ist, ohne gründlich zu prüfen.
• Was Sie beginnen, auch beenden: Lassen Sie nie eine Artikelkarte am Ende Ihrer Schicht in der Spalte 'Being Counted'. Wenn Sie die Zählung nicht beenden können, verschieben Sie die Karte zurück nach 'Ready to Count', damit die nächste Schicht weiß, dass es noch erledigt werden muss.
• Beschädigte Waren separat melden: Wenn Sie beschädigte oder unbrauchbare Teile finden (z. B. rostige Schrauben oder gerissene Kunststoffgehäuse), schließen Sie sie nicht in Ihre endgültige 'Counted Stock' ein. Zählen Sie nur das nutzbare Inventar und benachrichtigen Sie Ihren Manager sofort, damit die beschädigten Artikel ordnungsgemäß über eine Stock Adjustment verschrottet werden können.
• Hohe Abweichungen doppelt überprüfen: Wenn das System 250 Einheiten erwartet und Sie nur 50 zählen, halten Sie inne und sehen Sie sich um. Überprüfen Sie die angrenzenden Behälter, die Empfangsrampe oder die nächste Arbeitsstation, bevor Sie eine massive Diskrepanz übermitteln.

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Verwandte Themen

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