Ajustes de Stock
La pestaña Stock Adjustments es tu herramienta para corregir las discrepancias de inventario que se producen fuera de los procesos estándar de compra, venta o fabricación. A diferencia de un Stock Take — una auditoría física planificada — un ajuste es típicamente una medida reactiva utilizada para corregir rápidamente un error, dar de baja mercancía dañada o registrar scrap no contabilizado.
Los ajustes de stock conviven con Stock Inventory y Stock Transfers dentro del módulo Stock.
Usos típicos
- Dar de baja materiales que fueron dañados en la planta de producción (p. ej., una bandeja de sensores que se cayó)
- Corregir un pequeño error de entrada de datos sin realizar un recuento completo de la instalación
- Finalizar las variaciones descubiertas durante una orden de Stock Take
- Registrar artículos utilizados para pruebas internas o prototipado y que no se pueden vender
La tabla maestra de Stock Adjustments
La tabla maestra proporciona un registro histórico de todos los ajustes manuales realizados a tu inventario.
Cada fila representa un registro de ajuste único:
- Order Number — el identificador único del registro de ajuste (p. ej.,
SA-192838-29389) - Issuer — el usuario específico que autorizó o creó el ajuste
- Reason — un breve fragmento de la explicación proporcionada para el ajuste
- Adjusted Value — el impacto financiero total del ajuste (positivo o negativo)
- Status — normalmente SA Draft (pendiente de aprobación) o Complete (aplicado permanentemente al libro mayor)
Notas:
- Impacto directo en el libro mayor — Al hacer clic en Continue en el modal de creación, se reescribe instantáneamente el número de Stock en tu pestaña principal de Inventory. Es una acción inmediata y permanente.
- Vinculación con recuentos de stock — Cuando una orden de Stock Take se completa con discrepancias, el sistema a menudo genera automáticamente un borrador de Stock Adjustment que contiene esas variaciones para que lo apruebe un manager.
Buenas Prácticas:
- Exige el campo "Reason" — Nunca permitas que se cree un Stock Adjustment con un motivo en blanco o vago. Si un auditor revisa una baja de £2.000 dentro de seis meses, "Roto" no es una explicación suficiente. Exige detalles como "Incidente con carretilla elevadora en el Pasillo 4, artículos aplastados."
- Limita los permisos — No todos en la planta deberían poder hacer clic en Create Order en un ajuste. El personal normalmente solo debería poder guardar borradores; un manager revisa el impacto en el valor antes de alterar permanentemente el libro mayor financiero.
- Ajusta el "Adjusted Stock", no la diferencia — Un error común es introducir
-5cuando quieres eliminar 5 artículos. Debes introducir el número absoluto final. Si tienes 10 artículos y quieres eliminar 5, introduces5en la columna Adjusted Stock.
Creación de un ajuste de stock
Cuando se necesita una corrección de inventario, crea un nuevo registro de ajuste.
-
Haz clic en el botón + New Stock Adjustment en la parte superior derecha de la tabla maestra.
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Asigna los detalles — Rellena el campo Assigned To (la persona responsable del ajuste) y la Issue Date.
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Indica el motivo — Este es el campo más crítico. Escribe una explicación detallada de por qué se está cambiando el stock (p. ej., "Dar de baja 23 cubiertas metálicas que llegaron rayadas del proveedor" o "Se encontraron 30 super taladros adicionales en el contenedor equivocado").
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Añade artículos — Haz clic en + Add Item y selecciona los artículos afectados del desplegable.
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Introduce la nueva cantidad — En la columna Adjusted Stock, introduce la nueva cantidad física real del artículo en la estantería — no la cantidad que quieres añadir o restar.
Ejemplo: si Current Stock dice
250pero solo encontraste200, introduce200en Adjusted Stock. -
Guarda o ejecuta:
- Haz clic en Save Draft si necesitas que un manager lo revise.
- Haz clic en Create Order para ejecutar. Aparece un modal de confirmación: "You are about to proceed with this action. Make sure all items are correct." Haz clic en Continue para finalizar y actualizar instantáneamente tus niveles de inventario.
Notas:
- Valores absolutos — La columna Adjusted Stock requiere el número final y real de unidades en la estantería, no la cantidad que estás añadiendo o restando.
- Impacto inmediato en el libro mayor — Al hacer clic en Continue, se reescribe instantáneamente la cantidad de Stock en tu libro mayor de inventario principal.
- Borradores para revisión — Utiliza Save Draft para registrar la discrepancia y hacer que un manager revise el impacto financiero antes de finalizarla.
Buenas Prácticas:
- Sé específico en el motivo — "Incidente con carretilla elevadora en el Pasillo 4, artículos aplastados" es auditable; "Roto" no lo es.
- Introduce el nuevo total, no el delta — Si tienes 10 y quieres eliminar 5, introduce
5, no-5.- Separa al creador y al aprobador — Configura los roles para que el personal guarde borradores y solo los supervisores o managers hagan clic en Create Order.
Revisión de un ajuste de stock completado
Una vez que un ajuste está Complete, se convierte en un registro financiero permanente. Al hacer clic en la fila de la tabla maestra se abre la vista detallada de Stock Adjustment Order.
Pestaña General Information
El sistema muestra exactamente cómo afectó el ajuste a tus libros:
- Difference — el cambio neto en unidades (p. ej.,
+30o-23) - Value Impact — la ganancia o pérdida financiera para esa línea (p. ej.,
+£3.000,00o-£2.300,00) - Adjusted Value — el nuevo valor total del inventario para ese artículo tras el ajuste
- Total Adjusted Value — en la parte inferior derecha, el impacto financiero neto de toda la orden de ajuste (p. ej., una ganancia neta de
+£300)
Notas:
- Cálculos financieros automatizados — El sistema calcula automáticamente la Difference y la multiplica por el Unit Cost para producir el Value Impact de cada línea.
- Registro inmutable — Una vez que un ajuste se marca como Complete, la pestaña Order History bloquea el registro de auditoría, registrando exactamente quién realizó el cambio y cuándo. Esto no se puede editar.
Buenas Prácticas:
- Audita los cambios de alto valor — Establece un calendario regular (semanal o mensual) para revisar los ajustes de stock completados. Presta especial atención al Total Adjusted Value para investigar las mayores bajas o ganancias inexplicables.
- Contrasta con las operaciones — Los ajustes frecuentes y repetidos por "Scrap" o "Dañado" en una categoría específica a menudo apuntan a problemas operativos o lagunas en la formación de manejo de materiales.
- Rastrea hasta los recuentos de stock — Si un ajuste se generó a partir de una variación de recuento de stock, haz referencia al número original de la orden de Stock Take en el campo Reason para facilitar el cruce de referencias por parte de tu equipo de contabilidad.
Pestaña Order History
La pestaña Order History proporciona un registro de auditoría no editable que muestra quién creó el borrador, quién lo aprobó y cuándo ocurrió cada cambio de estado.
Temas relacionados
- Stock Inventory — cantidades disponibles y valoraciones afectadas por los ajustes
- Stock Takes — recuentos físicos planificados que a menudo producen borradores de ajuste
- Stock Transfers — mover stock entre ubicaciones en lugar de corregirlo
- Items — maestro de artículos donde se define el coste unitario y se consume por el cálculo del impacto de valor
- Roles and Permissions — separa al personal que redacta ajustes de los managers que los ejecutan