Recuentos de Stock
El módulo Stock Takes es donde gestionas y ejecutas las auditorías físicas de inventario. Debido a que los datos del sistema y la realidad física se desvían con el tiempo por errores humanos, scrap o extravíos, los recuentos regulares de stock (o recuentos cíclicos) son esenciales para mantener valoraciones precisas del inventario.
Para acomodar tanto al supervisor de planificación como al contador de la planta, Stock Takes ofrece dos interfaces distintas: la vista Manager (una tabla maestra para supervisión de alto nivel) y la vista Staff (un tablero Kanban para ejecutar recuentos en la planta).
Vista Manager (Tabla)
La vista Manager muestra una tabla maestra de todas las órdenes de recuento de stock. Está diseñada para la supervisión de alto nivel, planificación y revisión.
Elementos clave de la tabla Manager
- Order Number: El identificador único del recuento de stock.
- Due Date: La fecha límite para el recuento. Si un recuento supera esta fecha, aparece una insignia roja 'Overdue' para marcarlo para atención inmediata.
- Status: Realiza el seguimiento del progreso global de la orden (p. ej., 'Draft', 'Ready to Count', 'Being Counted', 'Complete').
- SA Source: Si el recuento de stock activa un Stock Adjustment para corregir discrepancias, el ID del Ajuste resultante se enlaza aquí.
Cuándo usar esta vista
Los managers deben utilizar esta tabla para monitorizar el progreso de las auditorías, hacer seguimiento de los recuentos vencidos y revisar el impacto financiero de los recuentos de stock completados.
Notas:
- La 'Difference' se calcula como:
Counted Stock - Current Stock.- El 'Value Impact' se calcula como:
Difference * Unit Cost.- Completar un Stock Take no elimina ni fabrica stock inmediatamente; dependiendo de los permisos de tu organización, puede generar un Stock Adjustment pendiente (SA Source) que requiere aprobación financiera final.
Buenas Prácticas:
- Adopta el recuento cíclico: No esperes a un recuento anual de toda la instalación. Crea pequeñas órdenes semanales de Stock Take para categorías específicas (p. ej., auditando todas las 'PCBs' esta semana y todos los 'Fijaciones' la próxima). El recuento cíclico es mucho menos disruptivo para las operaciones diarias.
- Investiga los números rojos: Antes de aprobar un recuento de stock completado con fuertes 'Value Impacts' negativos, verifica físicamente el recuento. A menudo, una caja 'desaparecida' de materiales simplemente se colocó en la estantería equivocada.
- Usa los estados religiosamente: El personal siempre debe cambiar un artículo a 'Being Counted' en el momento en que empiezan. Esto indica al resto del equipo que el stock físico está siendo auditado actualmente y no debe moverse ni consumirse hasta que el estado sea 'Complete'.
Creación de una nueva orden de Stock Take
Los managers pueden iniciar un recuento físico creando una nueva orden.
- Desde la vista Manager, haz clic en el botón + New Stock Take en la parte superior derecha.
- Asigna los detalles: Rellena la información del encabezado:
- Assigned To: La persona principal responsable de supervisar esta orden.
- Location: El sitio o zona de almacén específica que se está auditando.
- Issue Date y Due Date: El plazo para la auditoría.
- Reason: Proporciona contexto (p. ej., 'Recuento cíclico Q3', 'Investigando stock de taladros faltante').
- Añade artículos: Haz clic en + Add Item para añadir filas a la tabla. Selecciona los artículos que quieres contar del desplegable.
- Delega (Opcional): Asigna artículos específicos a diferentes miembros del personal usando el desplegable 'Assigned To' en cada fila.
- Haz clic en Save Draft para trabajar más tarde, o en Create Order para enviarla en directo al tablero Kanban de Staff.
Notas:
- El sistema rellena automáticamente el 'Current Stock' y el 'Unit Cost' basándose en tu base de datos activa de Items.
- Cuando haces clic en '+ Add Item', el sistema obtiene la cantidad de 'Current Stock' en ese momento exacto.
- No tienes que terminar de crear una orden grande de una sola vez. Usar el botón 'Save Draft' te permite construir una lista de auditoría completa durante unos días antes de enviarla en directo al personal.
Buenas Prácticas:
- Al añadir artículos a una sola orden, agrúpalos por proximidad física (p. ej., todos los artículos del 'Pasillo 4' o la 'Zona B'). No obligues al personal a caminar de un lado a otro de toda la instalación por una sola orden.
- Evita crear órdenes masivas de recuento de stock de 500 artículos. Divídelas en lotes más pequeños de 20-50 artículos. Los lotes más pequeños son menos abrumadores para el personal y permiten a los managers revisar y cerrar discrepancias mucho más rápido.
- Si no tienes tiempo para una auditoría completa del almacén, ordena tu Stock Inventory por 'Value in Stock' y crea una orden de Stock Take exclusivamente para el 10% superior de los componentes más caros.
Visualización y gestión de la orden de Stock Take
Una vez que el personal empieza a contar, los Managers pueden hacer clic en la fila de la orden en la tabla para abrir la vista detallada de Stock Take Order.
Pestaña General Information
- Actualizaciones en tiempo real: A medida que el personal introduce sus recuentos, la columna 'Adjusted Stock' se actualiza en vivo.
- Difference y Value Impact: El sistema resalta las discrepancias. Las ganancias positivas (encontrar stock extra) aparecen en verde (p. ej., +30 unidades, +£1.000,00). Las pérdidas negativas (stock faltante) aparecen en rojo (p. ej., -23 unidades, -£200,00).
- Acciones globales: Utiliza el desplegable Actions en la parte superior para cambiar el estado global de toda la orden (p. ej., cambiándola de 'Ready to Count' a 'Mark as Being Counted').
- Resumen financiero: La parte inferior derecha muestra el impacto neto del 'Total Value' (ganancia o pérdida) de toda la auditoría.
Notas:
- Nunca necesitas calcular manualmente la discrepancia. El sistema procesa instantáneamente la 'Difference' y el 'Value Impact' en el momento en que un miembro del personal introduce la 'Quantity' física en el modal de recuento.
- Un campo 'Counted Stock' en blanco significa que el artículo aún no ha sido auditado. Un '0' significa que el artículo fue auditado y no se encontró nada.
Buenas Prácticas:
- Nunca dejes los artículos faltantes en blanco: Si un artículo falta completamente de la estantería, el personal debe introducir '0' en el campo de recuento. Dejarlo en blanco mantiene el estado como 'Ready to Count' y bloquea la finalización de toda la orden.
- Implementa una regla de doble recuento: Establece un umbral interno (p. ej., cualquier variación superior a £500, o cualquier diferencia superior a 20 unidades). Si el sistema muestra un 'Value Impact' rojo que excede esa regla, un manager debe recontar físicamente el contenedor antes de aprobar el ajuste final.
- Documenta el "por qué": Si se encuentra una discrepancia masiva durante el proceso de actualización, utiliza el cuadro de texto 'Reason' en la sección de información general para documentar lo que sucedió (p. ej., 'Encontradas cubiertas metálicas faltantes escondidas detrás de la prensa de taladro'). Esto crea un registro de auditoría fiable para el equipo de contabilidad.
Pestaña Order History
Esta pestaña proporciona un registro de auditoría, mostrando exactamente quién creó la orden, quién actualizó los recuentos y cuándo se cambiaron los estados.
Vista Staff (Tablero Kanban)
La vista Staff transforma las tareas de recuento de stock en un tablero Kanban visual. En lugar de mirar órdenes enteras, el personal ve tareas individuales de recuento de artículos representadas como tarjetas.
Elementos clave de la vista Kanban
- Flujo de trabajo visual: Las columnas representan el estado actual del recuento (p. ej., 'Ready to Count', 'Being Counted').
- Tarjetas accionables: Cada tarjeta muestra el artículo específico que se va a contar, su ubicación y la fecha límite.
- Actualizaciones de estado: El personal puede actualizar el estado de un recuento directamente desde la tarjeta o arrastrando y soltando la tarjeta en la siguiente columna.
Cuándo usar esta vista
El personal de almacén y los técnicos deben utilizar esta vista en sus tabletas o dispositivos móviles mientras caminan físicamente por los pasillos para realizar los recuentos.
Notas:
- Sincronización en tiempo real: Mover una tarjeta en el tablero Kanban actualiza instantáneamente la tabla maestra en la vista Manager.
Buenas Prácticas:
- Bloquea antes de contar: Capacita al personal para que arrastre una tarjeta a la columna 'Being Counted' antes de empezar a contar. Esto actúa como una señal visual de 'No Molestar', asegurando que otro personal no recoja o coloque artículos en esa estantería específica mientras se realiza la auditoría.
- Concéntrate en las tareas asignadas: Utiliza los filtros en la parte superior del tablero Kanban para mostrar solo las tarjetas 'Assigned To' tu nombre específico. Esto evita el recuento duplicado accidental por parte de varios miembros del personal.
Ejecución de un recuento (acción del Staff)
Cuando un recuento de stock está activo, el personal utiliza la vista Kanban para registrar sus hallazgos físicos.
- En la vista Staff, haz clic en la tarjeta del artículo que estás auditando (p. ej., 'Super Drill').
- Aparecerá un modal de recuento especializado mostrando los detalles del artículo y el 'Current Stock' esperado por el sistema.
- Cuenta físicamente el artículo en la estantería.
- Introduce tu recuento físico en el campo Counted Stock (etiquetado como 'Quantity').
- El sistema calcula instantáneamente la Difference y el Value Impact financiero.
- Actualiza el desplegable de estado a 'Complete'.
- Haz clic en Save Changes.
Notas:
- En el momento en que escribes un número en el campo 'Counted Stock', el sistema actualiza instantáneamente la 'Difference' y el 'Value Impact' en tu pantalla. No necesitas hacer ninguna operación manual.
- Un campo 'Counted Stock' vacío indica al sistema que el recuento aún no ha comenzado. Introducir un '0' indica al sistema que has comprobado físicamente la ubicación y el artículo está completamente agotado.
- Al hacer clic en 'Save Changes' en el modal de recuento, tus números actualizados se envían inmediatamente a la tabla maestra del Manager.
Buenas Prácticas:
- Cuenta a ciegas: Siempre que sea posible, cuenta físicamente los artículos en el contenedor antes de mirar el número de 'Current Stock' en tu pantalla. Conocer el número esperado de antemano puede crear un sesgo en el que asumes que el sistema es correcto sin comprobar a fondo.
- Termina lo que empiezas: Nunca dejes una tarjeta de artículo en la columna 'Being Counted' al final de tu turno. Si no puedes terminar el recuento, mueve la tarjeta de vuelta a 'Ready to Count' para que el siguiente turno sepa que aún necesita ser hecho.
- Reporta la mercancía dañada por separado: Si encuentras piezas dañadas o inutilizables (p. ej., tornillos oxidados o carcasas de plástico agrietadas), no las incluyas en tu 'Counted Stock' final. Cuenta solo el inventario utilizable, y notifica inmediatamente a tu manager para que los artículos dañados puedan ser desechados correctamente mediante un Stock Adjustment.
- Comprueba dos veces las grandes variaciones: Si el sistema espera 250 unidades y solo cuentas 50, haz una pausa y mira a tu alrededor. Comprueba los contenedores adyacentes, el muelle de recepción o la estación de trabajo más cercana antes de enviar una discrepancia masiva.
Temas relacionados
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