Ajustements de stock

L'onglet Stock Adjustments est votre outil pour corriger les écarts d'inventaire qui se produisent en dehors des processus standard d'achat, de vente ou de fabrication. Contrairement à un Stock Take — un audit physique planifié — un ajustement est généralement une mesure réactive utilisée pour corriger rapidement une erreur, comptabiliser des marchandises endommagées ou enregistrer des rebuts non documentés.

Les ajustements de stock se trouvent aux côtés de Stock Inventory et de Stock Transfers au sein du module Stock.

Cas d'usage typiques

Comptabiliser des matières endommagées sur l'atelier (par ex. un plateau de capteurs tombé)
Corriger une erreur mineure de saisie de données sans effectuer un inventaire physique complet
Finaliser les écarts découverts lors d'une commande Stock Take
Enregistrer des articles utilisés pour des tests internes ou des prototypes et qui ne peuvent être vendus

Table principale des ajustements de stock

La table principale fournit un journal historique de chaque ajustement manuel effectué sur votre inventaire.

Chaque ligne représente un enregistrement d'ajustement unique :

Order Number — l'identifiant unique de l'enregistrement d'ajustement (par ex. SA-192838-29389)
Issuer — l'utilisateur spécifique qui a autorisé ou créé l'ajustement
Reason — un bref extrait de l'explication fournie pour l'ajustement
Adjusted Value — l'impact financier total de l'ajustement (positif ou négatif)
Status — généralement SA Draft (en attente d'approbation) ou Complete (appliqué de façon permanente au registre)

Remarques :

Impact direct sur le registre — cliquer sur Continue dans la fenêtre modale de création réécrit instantanément le numéro de Stock sur votre onglet Inventory principal. C'est une action immédiate et permanente.

Lien avec les inventaires physiques — lorsqu'une commande Stock Take est terminée avec des écarts, le système génère souvent automatiquement un brouillon de Stock Adjustment contenant ces variances pour qu'un manager les approuve.

Bonnes pratiques :

Imposez le champ « Reason » — n'autorisez jamais la création d'un Stock Adjustment avec une raison vide ou vague. Si un auditeur examine une dépréciation de 2 000 £ dans six mois, « Broken » n'est pas une explication suffisante. Exigez des détails comme « Incident de chariot élévateur dans l'allée 4, articles écrasés ».

Limitez les autorisations — tout le monde sur le terrain ne devrait pas pouvoir cliquer sur Create Order pour un ajustement. Le personnel ne devrait généralement pouvoir qu'enregistrer des brouillons ; un manager examine l'impact sur la valeur avant d'altérer définitivement le registre financier.

Ajustez l'« Adjusted Stock », pas la différence — une erreur courante est de saisir -5 quand vous voulez retirer 5 articles. Vous devez saisir le nombre absolu final. Si vous avez 10 articles et que vous voulez en retirer 5, vous saisissez 5 dans la colonne Adjusted Stock.

Créer un ajustement de stock

Lorsqu'une correction d'inventaire est nécessaire, créez un nouvel enregistrement d'ajustement.

Cliquez sur le bouton + New Stock Adjustment en haut à droite de la table principale.
Attribuez les détails — renseignez le champ Assigned To (la personne responsable de l'ajustement) et la Issue Date.
Indiquez la raison — c'est le champ le plus critique. Saisissez une explication détaillée du pourquoi le stock est modifié (par ex. « Comptabilisation en perte de 23 couvercles métalliques arrivés rayés du fournisseur » ou « Trouvé 30 super perceuses supplémentaires dans le mauvais bac »).
Ajoutez des articles — cliquez sur + Add Item et sélectionnez le(s) article(s) affecté(s) dans la liste déroulante.
Saisissez la nouvelle quantité — dans la colonne Adjusted Stock, saisissez la nouvelle quantité physique réelle de l'article en rayon — et non le montant à ajouter ou à soustraire.

Exemple : si Current Stock indique 250 mais que vous n'en avez trouvé que 200, saisissez 200 dans Adjusted Stock.
Enregistrer ou exécuter :
- Cliquez sur Save Draft si vous avez besoin qu'un manager l'examine.
- Cliquez sur Create Order pour exécuter. Une fenêtre modale de confirmation apparaît : « You are about to proceed with this action. Make sure all items are correct. » Cliquez sur Continue pour finaliser et mettre à jour instantanément vos niveaux d'inventaire.

Remarques :

Valeurs absolues — la colonne Adjusted Stock requiert le nombre final réel d'unités en rayon, pas le montant que vous ajoutez ou soustrayez.

Impact immédiat sur le registre — cliquer sur Continue réécrit instantanément la quantité Stock sur votre registre d'inventaire principal.

Brouillons pour examen — utilisez Save Draft pour consigner l'écart et faire examiner l'impact financier par un manager avant qu'il ne soit finalisé.

Bonnes pratiques :

Soyez spécifique dans la raison — « Incident de chariot élévateur dans l'allée 4, articles écrasés » est auditable ; « Broken » ne l'est pas.

Saisissez le nouveau total, pas le delta — si vous en avez 10 et voulez en retirer 5, saisissez 5, pas -5.

Séparez créateur et approbateur — configurez les rôles pour que le personnel enregistre des brouillons et que seuls les superviseurs ou managers cliquent sur Create Order.

Examiner un ajustement de stock terminé

Une fois qu'un ajustement est Complete, il devient un enregistrement financier permanent. Cliquer sur la ligne dans la table principale ouvre la vue détaillée Stock Adjustment Order.

Onglet General Information

Le système affiche exactement comment l'ajustement a impacté vos comptes :

Difference — la variation nette en unités (par ex. +30 ou -23)
Value Impact — le gain ou la perte financière pour cette ligne (par ex. +£3,000.00 ou -£2,300.00)
Adjusted Value — la nouvelle valeur totale de l'inventaire pour cet article après l'ajustement
Total Adjusted Value — en bas à droite, l'impact financier net de l'ensemble de l'ordre d'ajustement (par ex. un gain net de +£300)

Remarques :

Calculs financiers automatisés — le système calcule automatiquement la Difference et la multiplie par le Unit Cost pour produire le Value Impact de chaque ligne.

Enregistrement immuable — une fois qu'un ajustement est marqué Complete, l'onglet Order History verrouille la piste d'audit, consignant exactement qui a effectué la modification et quand. Cela ne peut pas être modifié.

Bonnes pratiques :

Auditez les modifications de grande valeur — établissez un calendrier régulier (hebdomadaire ou mensuel) pour examiner les ajustements de stock terminés. Portez une attention particulière à la Total Adjusted Value pour enquêter sur les plus grandes dépréciations ou les gains inexpliqués.

Recoupez avec les opérations — des ajustements fréquents et répétés pour « Scrap » ou « Damaged » dans une catégorie spécifique indiquent souvent des problèmes opérationnels ou des lacunes de formation à la manutention des matières.

Remontez aux inventaires physiques — si un ajustement a été généré à partir d'une variance d'inventaire, référencez le numéro de commande Stock Take original dans le champ Reason pour un recoupement facile par votre équipe comptable.

Onglet Order History

L'onglet Order History fournit un journal d'audit non modifiable montrant qui a créé le brouillon, qui l'a approuvé et quand chaque changement de statut s'est produit.

Sujets connexes

Stock Inventory — quantités en main et valorisations affectées par les ajustements
Stock Takes — comptages physiques planifiés qui produisent souvent des brouillons d'ajustement
Stock Transfers — déplacement de stock entre emplacements plutôt que correction
Items — fichier principal des articles où le coût unitaire est défini et consommé par le calcul d'impact sur la valeur
Roles and Permissions — séparez le personnel qui rédige les ajustements des managers qui les exécutent