Stock Takes
Le module Stock Takes est l'endroit où vous gérez et exécutez les audits d'inventaire physique. Parce que les données du système et la réalité physique divergent au fil du temps en raison d'erreurs humaines, de rebuts ou d'égarements, des inventaires physiques réguliers (ou comptages cycliques) sont essentiels pour maintenir des valorisations d'inventaire précises.
Pour s'adapter au superviseur de planification et au compteur sur le terrain, Stock Takes propose deux interfaces distinctes : la vue Manager (une table principale pour la supervision globale) et la vue Staff (un tableau Kanban pour l'exécution des comptages sur le terrain).
Vue Manager (Table)
La vue Manager affiche une table principale de tous les ordres d'inventaire physique. Elle est conçue pour la supervision de haut niveau, la planification et la revue.
Éléments clés de la table Manager
- Order Number : identifiant unique de l'inventaire physique.
- Due Date : la date limite du comptage. Si un comptage dépasse cette date, un badge rouge « Overdue » apparaît pour le signaler à l'attention immédiate.
- Status : suit la progression globale de la commande (par ex. « Draft », « Ready to Count », « Being Counted », Complete).
- SA Source : si l'inventaire physique déclenche un Stock Adjustment pour corriger des écarts, l'ID de l'ajustement résultant est lié ici.
Quand utiliser cette vue
Les managers devraient utiliser cette table pour surveiller la progression des audits, suivre les comptages en retard et examiner l'impact financier des inventaires physiques terminés.
Remarques :
- La « Difference » est calculée comme :
Counted Stock - Current Stock.- Le « Value Impact » est calculé comme :
Difference * Unit Cost.- Terminer un Stock Take ne supprime pas ni ne fabrique immédiatement de stock ; selon les autorisations de votre organisation, il peut générer un Stock Adjustment (SA Source) en attente nécessitant une approbation financière finale.
Bonnes pratiques :
- Adoptez le comptage cyclique : n'attendez pas un Stock Take annuel à l'échelle de l'installation. Créez de petits Stock Take Orders hebdomadaires pour des catégories spécifiques (par ex. auditer tous les « PCBs » cette semaine, et tous les « Fasteners » la semaine prochaine). Le comptage cyclique est beaucoup moins perturbateur pour les opérations quotidiennes.
- Enquêtez sur les chiffres rouges : avant d'approuver un Stock Take terminé avec de lourds « Value Impacts » négatifs, vérifiez physiquement le comptage. Souvent, une boîte de matières « manquante » a simplement été placée sur la mauvaise étagère.
- Utilisez les statuts religieusement : le personnel devrait toujours faire passer un article à « Being Counted » au moment où il commence. Cela signale au reste de l'équipe que le stock physique est actuellement en cours d'audit et ne devrait pas être déplacé ou consommé tant que le statut n'est pas Complete.
Créer un nouveau Stock Take Order
Les managers peuvent initier un comptage physique en créant une nouvelle commande.
- Depuis la vue Manager, cliquez sur le bouton + New Stock Take en haut à droite.
- Attribuez les détails : renseignez les informations d'en-tête :
- Assigned To : la personne principale responsable de la supervision de cette commande.
- Location : le site ou la zone d'entrepôt spécifique en cours d'audit.
- Issue Date & Due Date : la période de l'audit.
- Reason : fournissez le contexte (par ex. « Q3 Cycle Count », « Investigating missing drill stock »).
- Ajoutez des articles : cliquez sur + Add Item pour ajouter des lignes à la table. Sélectionnez les articles que vous souhaitez compter dans la liste déroulante.
- Déléguer (facultatif) : attribuez des articles spécifiques à différents membres du personnel à l'aide de la liste déroulante « Assigned To » sur chaque ligne.
- Cliquez sur Save Draft pour y travailler plus tard, ou sur Create Order pour le pousser en direct sur le tableau Kanban Staff.
Remarques :
- Le système remplit automatiquement le « Current Stock » et le « Unit Cost » en fonction de votre base de données Items active.
- Lorsque vous cliquez sur '+ Add Item', le système extrait la quantité « Current Stock » à ce moment précis.
- Vous n'avez pas à terminer la création d'une grande commande en une seule fois. Utiliser le bouton « Save Draft » vous permet de construire une liste d'audit complète sur quelques jours avant de la pousser en direct au personnel.
Bonnes pratiques :
- Lorsque vous ajoutez des articles à une seule commande, regroupez-les par proximité physique (par ex. tous les articles dans « Aisle 4 » ou « Zone B »). Ne forcez pas le personnel à marcher dans toute l'installation pour une commande.
- Évitez de créer des Stock Take Orders massifs de 500 articles. Décomposez-les en lots plus petits de 20 à 50 articles. Les lots plus petits sont moins accablants pour le personnel et permettent aux managers d'examiner et de clôturer les écarts beaucoup plus rapidement.
- Si vous n'avez pas le temps pour un audit complet de l'entrepôt, triez votre Stock Inventory par « Value in Stock » et créez un Stock Take Order exclusivement pour les 10 % de composants les plus chers.
Afficher et gérer le Stock Take Order
Une fois que le personnel commence à compter, les managers peuvent cliquer sur la ligne de commande dans la table pour ouvrir la vue détaillée Stock Take Order.
Onglet General Information
- Mises à jour en temps réel : au fur et à mesure que le personnel saisit ses comptages, la colonne « Adjusted Stock » se met à jour en direct.
- Difference & Value Impact : le système met en évidence les écarts. Les gains positifs (trouver du stock supplémentaire) apparaissent en vert (par ex. +30 unités, +£1,000.00). Les pertes négatives (stock manquant) apparaissent en rouge (par ex. -23 unités, -£200.00).
- Actions globales : utilisez la liste déroulante Actions en haut pour changer le statut global de l'ensemble de la commande (par ex. la faire passer de « Ready to Count » à « Mark as Being Counted »).
- Récapitulatif financier : en bas à droite affiche l'impact net « Total Value » (gain ou perte) de l'ensemble de l'audit.
Remarques :
- Vous n'avez jamais besoin de calculer manuellement l'écart. Le système traite instantanément la « Difference » et le « Value Impact » au moment où un membre du personnel saisit la « Quantity » physique dans la fenêtre modale de comptage.
- Un champ « Counted Stock » vide signifie que l'article n'a pas encore été audité. Un « 0 » signifie que l'article a été audité et que rien n'a été trouvé.
Bonnes pratiques :
- Ne laissez jamais d'articles manquants vides : si un article est complètement absent du rayon, le personnel doit saisir « 0 » dans le champ de comptage. Le laisser vide maintient le statut à « Ready to Count » et bloque l'achèvement de toute la commande.
- Mettez en œuvre une règle de double comptage : établissez un seuil interne (par ex. toute variance supérieure à 500 £, ou toute différence supérieure à 20 unités). Si le système affiche un « Value Impact » rouge dépassant cette règle, un manager devrait recompter physiquement le bac avant d'approuver l'ajustement final.
- Documentez le « pourquoi » : si un écart massif est trouvé pendant le processus de mise à jour, utilisez la zone de texte « Reason » dans la section informations générales pour documenter ce qui s'est passé (par ex. « Trouvé des couvercles métalliques manquants cachés derrière la perceuse à colonne »). Cela crée une piste d'audit fiable pour l'équipe comptable.
Onglet Order History
Cet onglet fournit une piste d'audit, montrant exactement qui a créé la commande, qui a mis à jour les comptages et quand les statuts ont été modifiés.
Vue Staff (tableau Kanban)
La vue Staff transforme les tâches d'inventaire physique en un tableau Kanban visuel. Au lieu de regarder des commandes entières, le personnel voit des tâches de comptage d'articles individuels représentées par des cartes.
Éléments clés de la vue Kanban
- Workflow visuel : les colonnes représentent le statut actuel du comptage (par ex. « Ready to Count », « Being Counted »).
- Cartes actionnables : chaque carte affiche l'article spécifique à compter, son emplacement et la date limite.
- Mises à jour de statut : le personnel peut mettre à jour le statut d'un comptage directement depuis la carte ou en glissant-déposant la carte dans la colonne suivante.
Quand utiliser cette vue
Le personnel d'entrepôt et les techniciens devraient utiliser cette vue sur leurs tablettes ou appareils mobiles tout en parcourant physiquement les allées pour effectuer les comptages.
Remarques :
- Synchronisation en temps réel : déplacer une carte sur le tableau Kanban met instantanément à jour la table principale dans la vue Manager.
Bonnes pratiques :
- Verrouillez avant de compter : formez le personnel à glisser une carte dans la colonne « Being Counted » avant de commencer à compter. Cela agit comme un panneau visuel « Ne pas déranger », garantissant que les autres membres du personnel ne prennent ni ne placent d'articles sur ce rayon spécifique pendant que l'audit a lieu.
- Concentrez-vous sur les tâches assignées : utilisez les filtres en haut du tableau Kanban pour n'afficher que les cartes « Assigned To » votre nom spécifique. Cela empêche les comptages en double accidentels par plusieurs membres du personnel.
Exécuter un comptage (action Staff)
Lorsqu'un inventaire physique est actif, le personnel utilise la vue Kanban pour enregistrer ses constatations physiques.
- Dans la vue Staff, cliquez sur la carte de l'article que vous auditez (par ex. « Super Drill »).
- Une fenêtre modale de comptage spécialisée apparaîtra affichant les détails de l'article et le « Current Stock » attendu par le système.
- Comptez physiquement l'article en rayon.
- Saisissez votre comptage physique dans le champ Counted Stock (libellé « Quantity »).
- Le système calcule instantanément la Difference et le Value Impact financier.
- Mettez à jour la liste déroulante de statut sur « Complete ».
- Cliquez sur Save Changes.
Remarques :
- Au moment où vous saisissez un nombre dans le champ « Counted Stock », le système met instantanément à jour la « Difference » et le « Value Impact » sur votre écran. Vous n'avez pas besoin de faire des calculs manuels.
- Un champ « Counted Stock » vide indique au système que le comptage n'a pas encore commencé. Saisir un « 0 » indique au système que vous avez physiquement vérifié l'emplacement et que l'article est complètement en rupture de stock.
- Cliquer sur « Save Changes » dans la fenêtre modale de comptage pousse immédiatement vos numéros mis à jour vers la table principale du Manager.
Bonnes pratiques :
- Comptez à l'aveugle : chaque fois que possible, comptez physiquement les articles dans le bac avant de regarder le numéro « Current Stock » sur votre écran. Connaître le nombre attendu à l'avance peut créer un biais où vous supposez que le système est correct sans vérifier minutieusement.
- Terminez ce que vous commencez : ne laissez jamais une carte d'article dans la colonne « Being Counted » à la fin de votre quart de travail. Si vous ne pouvez pas terminer le comptage, déplacez la carte vers « Ready to Count » afin que le quart suivant sache qu'il reste à faire.
- Signalez les marchandises endommagées séparément : si vous trouvez des pièces endommagées ou inutilisables (par ex. vis rouillées ou boîtiers en plastique fissurés), ne les incluez pas dans votre « Counted Stock » final. Ne comptez que l'inventaire utilisable et avertissez immédiatement votre manager pour que les articles endommagés puissent être correctement rebutés via un Stock Adjustment.
- Vérifiez deux fois les variances élevées : si le système prévoit 250 unités et que vous n'en comptez que 50, faites une pause et regardez autour de vous. Vérifiez les bacs adjacents, le quai de réception ou le poste de travail le plus proche avant de soumettre un écart massif.
Sujets connexes
- Stock Overview — quand utiliser les inventaires physiques vs. transferts vs. ajustements
- Stock Inventory — quantités actuelles par article et par emplacement
- Stock Transfers — déplacement de stock entre emplacements ou bacs
- Stock Adjustments — rapprochement financier déclenché par des inventaires physiques terminés
- Items — le catalogue par rapport auquel le stock est compté