Stock Adjustments

La scheda Stock Adjustments è il tuo strumento per correggere le discrepanze di inventario che si verificano al di fuori dei processi standard di acquisto, vendita o produzione. A differenza di uno Stock Take — un audit fisico pianificato — un aggiustamento è tipicamente una misura reattiva utilizzata per correggere rapidamente un errore, ammortizzare merci danneggiate o registrare scarti non registrati.

Gli stock adjustments vivono accanto a Stock Inventory e Stock Transfers all'interno del modulo Stock.

Usi tipici

Ammortizzare materiali danneggiati nel reparto produttivo (ad es. un vassoio di sensori caduto)
Correggere un errore minore di inserimento dati senza fare un inventario fisico completo della struttura
Finalizzare le variazioni scoperte durante un ordine di Stock Take
Registrare gli articoli utilizzati per test interni o prototipazione e che non possono essere venduti

La tabella principale Stock Adjustments

La tabella principale fornisce un registro storico di ogni aggiustamento manuale apportato al tuo inventario.

Ogni riga rappresenta un singolo record di aggiustamento:

Order Number — l'identificatore univoco per il record di aggiustamento (ad es. SA-192838-29389)
Issuer — l'utente specifico che ha autorizzato o creato l'aggiustamento
Reason — un breve estratto della spiegazione fornita per l'aggiustamento
Adjusted Value — l'impatto finanziario totale dell'aggiustamento (positivo o negativo)
Status — di solito SA Draft (in attesa di approvazione) o Complete (applicato permanentemente al registro)

Note

Impatto diretto sul registro — Facendo clic su Continue sul modal di creazione riscrive istantaneamente il numero Stock nella tua scheda principale Inventory. È un'azione immediata e permanente.

Legami con gli stock take — Quando un ordine Stock Take viene completato con discrepanze, il sistema spesso genera automaticamente una bozza di Stock Adjustment contenente quelle variazioni per l'approvazione di un manager.

Best Practice:

Imponi il campo "Reason" — Non consentire mai la creazione di uno Stock Adjustment con un motivo vuoto o vago. Se un revisore guarda un ammortamento di £2.000 tra sei mesi, "Broken" non è una spiegazione sufficiente. Richiedi dettagli come "Forklift incident in Aisle 4, items crushed."

Limita i permessi — Non tutti sul campo dovrebbero poter fare clic su Create Order su un aggiustamento. Lo staff dovrebbe tipicamente poter solo salvare bozze; un manager esamina l'impatto sul valore prima di alterare permanentemente il registro finanziario.

Regola l'"Adjusted Stock", non la differenza — Un errore comune è inserire -5 quando vuoi rimuovere 5 articoli. Devi inserire il numero assoluto finale. Se hai 10 articoli e vuoi rimuoverne 5, inserisci 5 nella colonna Adjusted Stock.

Creazione di uno stock adjustment

Quando è necessaria una correzione di inventario, crea un nuovo record di aggiustamento.

Fai clic sul pulsante + New Stock Adjustment in alto a destra della tabella principale.
Assegna dettagli — Compila il campo Assigned To (la persona responsabile dell'aggiustamento) e l'Issue Date.
Indica il motivo — Questo è il campo più critico. Digita una spiegazione dettagliata del perché lo stock viene modificato (ad es. "Writing off 23 metal covers that arrived scratched from the supplier" o "Found 30 extra super drills in the wrong bin").
Aggiungi articoli — Fai clic su + Add Item e seleziona l'articolo o gli articoli interessati dal menu a tendina.
Inserisci la nuova quantità — Nella colonna Adjusted Stock, inserisci la nuova, vera quantità fisica dell'articolo sullo scaffale — non l'importo che vuoi aggiungere o sottrarre.

Esempio: se Current Stock dice 250 ma hai trovato solo 200, inserisci 200 in Adjusted Stock.
Salva o esegui:
- Fai clic su Save Draft se hai bisogno che un manager lo esamini.
- Fai clic su Create Order per eseguire. Appare un modal di conferma: "You are about to proceed with this action. Make sure all items are correct." Fai clic su Continue per finalizzare e aggiornare istantaneamente i livelli di inventario.

Note

Valori assoluti — La colonna Adjusted Stock richiede il numero finale e effettivo di unità sullo scaffale, non l'importo che stai aggiungendo o sottraendo.

Impatto immediato sul registro — Facendo clic su Continue riscrive istantaneamente la quantità Stock nel tuo registro principale dell'inventario.

Bozze per revisione — Usa Save Draft per registrare la discrepanza e far esaminare l'impatto finanziario da un manager prima che venga finalizzato.

Best Practice:

Sii specifico nel motivo — "Forklift incident in Aisle 4, items crushed" è verificabile; "Broken" no.

Inserisci il nuovo totale, non il delta — Se hai 10 e vuoi rimuoverne 5, inserisci 5, non -5.

Separa creatore e approvatore — Configura i ruoli in modo che lo staff salvi le bozze e solo supervisori o manager facciano clic su Create Order.

Esaminare uno stock adjustment completato

Una volta che un aggiustamento è Complete, diventa un record finanziario permanente. Facendo clic sulla riga nella tabella principale si apre la vista dettagliata Stock Adjustment Order.

Scheda General Information

Il sistema mostra esattamente come l'aggiustamento ha impattato i tuoi libri:

Difference — la variazione netta in unità (ad es. +30 o -23)
Value Impact — il guadagno o la perdita finanziaria per quella voce (ad es. +£3,000.00 o -£2,300.00)
Adjusted Value — il nuovo valore totale dell'inventario per quell'articolo dopo l'aggiustamento
Total Adjusted Value — in basso a destra, l'impatto finanziario netto dell'intero ordine di aggiustamento (ad es. un guadagno netto di +£300)

Note

Finanze automatizzate — Il sistema calcola automaticamente la Difference e la moltiplica per il Unit Cost per produrre il Value Impact per ogni voce.

Record immutabile — Una volta che un aggiustamento è contrassegnato come Complete, la scheda Order History blocca la pista di controllo, registrando esattamente chi ha apportato la modifica e quando. Questo non può essere modificato.

Best Practice:

Verifica modifiche di alto valore — Stabilisci un programma regolare (settimanale o mensile) per esaminare gli stock adjustment completati. Presta molta attenzione al Total Adjusted Value per indagare i maggiori ammortamenti o guadagni inspiegabili.

Riferimento incrociato con le operazioni — Aggiustamenti frequenti e ripetuti per "Scrap" o "Damaged" in una categoria specifica spesso indicano problemi operativi o lacune nella formazione sulla gestione dei materiali.

Riconduci agli stock take — Se un aggiustamento è stato generato da una variazione di stock take, fai riferimento al numero dell'ordine Stock Take originale nel campo Reason per facilitare il riferimento incrociato da parte del tuo team contabile.

Scheda Order History

La scheda Order History fornisce un log di audit non modificabile che mostra chi ha creato la bozza, chi l'ha approvata e quando si è verificato ogni cambio di stato.

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