Stock Takes

Il modulo Stock Takes è dove gestisci ed esegui audit di inventario fisico. Poiché i dati di sistema e la realtà fisica divergono nel tempo a causa di errori umani, scarti o smarrimenti, regolari stock take (o conteggi ciclici) sono essenziali per mantenere accurate le valutazioni di inventario.

Per supportare il supervisore della pianificazione e l'operatore del reparto produttivo, Stock Takes offre due interfacce distinte: la vista Manager (una tabella principale per la supervisione di alto livello) e la vista Staff (una bacheca Kanban per eseguire conteggi sul campo).

Vista Manager (Tabella)

La vista Manager mostra una tabella principale di tutti gli ordini di stock take. È progettata per la supervisione, pianificazione e revisione di alto livello.

Elementi chiave della tabella Manager

Order Number: L'identificatore univoco per lo stock take.
Due Date: La scadenza per il conteggio. Se un conteggio supera questa data, appare un badge rosso 'Overdue' per segnalarlo per attenzione immediata.
Status: Tiene traccia dell'avanzamento globale dell'ordine (ad es. 'Draft', 'Ready to Count', 'Being Counted', 'Complete').
SA Source: Se lo stock take attiva uno Stock Adjustment per correggere le discrepanze, l'ID Adjustment risultante è collegato qui.

Quando usare questa vista

I manager dovrebbero utilizzare questa tabella per monitorare l'avanzamento degli audit, dare seguito ai conteggi in ritardo e esaminare l'impatto finanziario degli stock take completati.

Note

La 'Difference' è calcolata come: Counted Stock - Current Stock.

Il 'Value Impact' è calcolato come: Difference * Unit Cost.

Completare uno Stock Take non elimina immediatamente né fabbrica stock; a seconda dei permessi della tua organizzazione, può generare uno Stock Adjustment in sospeso (SA Source) che richiede l'approvazione finanziaria finale.

Best Practice:

Adotta il conteggio ciclico: Non aspettare uno stock take annuale a livello di struttura. Crea piccoli Stock Take Orders settimanali per categorie specifiche (ad es. auditando tutti i 'PCBs' questa settimana e tutti i 'Fasteners' la prossima settimana). Il conteggio ciclico è molto meno disruptivo per le operazioni quotidiane.

Indaga sui numeri rossi: Prima di approvare uno stock take completato con pesanti 'Value Impacts' negativi, verifica fisicamente il conteggio. Spesso, una scatola 'mancante' di materiali era semplicemente messa sul ripiano sbagliato.

Usa religiosamente gli stati: Lo staff dovrebbe sempre cambiare un articolo a 'Being Counted' nel momento in cui inizia. Questo segnala al resto del team che lo stock fisico è attualmente sottoposto ad audit e non dovrebbe essere spostato o consumato fino a quando lo stato non è 'Complete'.

Creazione di un nuovo Stock Take Order

I manager possono avviare un conteggio fisico creando un nuovo ordine.

Dalla vista Manager, fai clic sul pulsante + New Stock Take in alto a destra.
Assegna dettagli: Compila le informazioni di intestazione:
- Assigned To: La persona principale responsabile della supervisione di questo ordine.
- Location: Il sito specifico o zona del magazzino che viene sottoposta ad audit.
- Issue Date & Due Date: L'intervallo di tempo per l'audit.
- Reason: Fornisci contesto (ad es. 'Q3 Cycle Count', 'Investigating missing drill stock').
Aggiungi articoli: Fai clic su + Add Item per aggiungere righe alla tabella. Seleziona gli articoli che vuoi contare dal menu a tendina.
Delega (opzionale): Assegna articoli specifici a diversi membri del personale utilizzando il menu a tendina 'Assigned To' su ogni riga.
Fai clic su Save Draft per lavorarci più tardi, o Create Order per inviarlo in tempo reale alla bacheca Kanban dello Staff.

Note

Il sistema popola automaticamente il 'Current Stock' e il 'Unit Cost' in base al tuo database Items attivo.

Quando fai clic su '+ Add Item', il sistema estrae la quantità 'Current Stock' in quel preciso momento.

Non devi finire di creare un grande ordine in una sola sessione. Usare il pulsante 'Save Draft' ti consente di costruire un elenco di audit completo in pochi giorni prima di inviarlo in tempo reale allo staff.

Best Practice:

Quando aggiungi articoli a un singolo ordine, raggruppali per prossimità fisica (ad es. tutti gli articoli in 'Aisle 4' o 'Zone B'). Non costringere lo staff a camminare avanti e indietro per l'intera struttura per un ordine.

Evita di creare massicci stock take orders di 500 articoli. Suddividili in batch più piccoli da 20-50 articoli. Batch più piccoli sono meno opprimenti per lo staff e consentono ai manager di rivedere e chiudere le discrepanze molto più velocemente.

Se non hai tempo per un audit completo del magazzino, ordina il tuo Stock Inventory per 'Value in Stock' e crea uno Stock Take Order esclusivamente per il 10% superiore dei componenti più costosi.

Visualizzare e gestire lo Stock Take Order

Una volta che lo staff inizia a contare, i manager possono fare clic sulla riga dell'ordine nella tabella per aprire la vista dettagliata Stock Take Order.

Scheda General Information

Aggiornamenti in tempo reale: Mentre lo staff inserisce i propri conteggi, la colonna 'Adjusted Stock' si aggiorna in diretta.
Difference & Value Impact: Il sistema evidenzia le discrepanze. I guadagni positivi (trovando stock extra) appaiono in verde (ad es. +30 unità, +£1.000,00). Le perdite negative (stock mancante) appaiono in rosso (ad es. -23 unità, -£200,00).
Azioni globali: Usa il menu a tendina Actions in cima per cambiare lo stato globale dell'intero ordine (ad es. cambiandolo da 'Ready to Count' a 'Mark as Being Counted').
Riepilogo finanziario: In basso a destra mostra l'impatto netto del 'Total Value' (guadagno o perdita) dell'intero audit.

Note

Non devi mai calcolare manualmente la discrepanza. Il sistema elabora istantaneamente la 'Difference' e il 'Value Impact' nel momento in cui un membro del personale inserisce la 'Quantity' fisica nel modal di conteggio.

Un campo 'Counted Stock' vuoto significa che l'articolo non è stato ancora sottoposto ad audit. Uno '0' significa che l'articolo è stato sottoposto ad audit e non è stato trovato nulla.

Best Practice:

Non lasciare mai vuoti gli articoli mancanti: Se un articolo è completamente mancante dallo scaffale, lo staff deve inserire '0' nel campo del conteggio. Lasciarlo vuoto mantiene lo stato come 'Ready to Count' e blocca il completamento dell'intero ordine.

Implementa una regola di doppio conteggio: Stabilisci una soglia interna (ad es. qualsiasi varianza superiore a £500, o qualsiasi differenza superiore a 20 unità). Se il sistema mostra un 'Value Impact' rosso che supera tale regola, un manager dovrebbe fisicamente riconteggiare il contenitore prima di approvare l'aggiustamento finale.

Documenta il "perché": Se viene trovata una grande discrepanza durante il processo di aggiornamento, usa il riquadro di testo 'Reason' nella sezione delle informazioni generali per documentare cosa è successo (ad es. 'Found missing metal covers tucked behind the drill press'). Questo crea una pista di controllo affidabile per il team contabile.

Scheda Order History

Questa scheda fornisce una pista di controllo, mostrando esattamente chi ha creato l'ordine, chi ha aggiornato i conteggi e quando sono stati modificati gli stati.

Vista Staff (Bacheca Kanban)

La vista Staff trasforma le attività di stock take in una bacheca Kanban visiva. Invece di guardare interi ordini, lo staff vede singole attività di conteggio di articoli rappresentate come schede.

Elementi chiave della vista Kanban

Flusso di lavoro visivo: Le colonne rappresentano lo stato attuale del conteggio (ad es. 'Ready to Count', 'Being Counted').
Schede attuabili: Ogni scheda mostra l'articolo specifico da contare, la sua ubicazione e la scadenza.
Aggiornamenti di stato: Lo staff può aggiornare lo stato di un conteggio direttamente dalla scheda o trascinando e rilasciando la scheda nella colonna successiva.

Quando usare questa vista

Il personale di magazzino e i tecnici dovrebbero usare questa vista sui loro tablet o dispositivi mobili mentre camminano fisicamente lungo le corsie per eseguire i conteggi.

Note

Sincronizzazione in tempo reale: Spostare una scheda sulla bacheca Kanban aggiorna istantaneamente la tabella principale nella vista Manager.

Best Practice:

Blocca prima di contare: Forma lo staff a trascinare una scheda nella colonna 'Being Counted' prima di iniziare a contare. Questo agisce come un cartello visivo 'Do Not Disturb', garantendo che altro staff non prelevi o posizioni articoli su quello scaffale specifico mentre l'audit sta avvenendo.

Concentrati sulle attività assegnate: Usa i filtri in cima alla bacheca Kanban per mostrare solo le schede 'Assigned To' al tuo nome specifico. Questo previene il conteggio duplicato accidentale da parte di più membri del personale.

Eseguire un conteggio (azione Staff)

Quando uno stock take è attivo, lo staff usa la vista Kanban per registrare i propri risultati fisici.

Nella vista Staff, fai clic sulla scheda per l'articolo che stai auditando (ad es. 'Super Drill').
Apparirà un modal di conteggio specializzato che mostra i dettagli dell'articolo e il 'Current Stock' previsto dal sistema.
Conta fisicamente l'articolo sullo scaffale.
Inserisci il tuo conteggio fisico nel campo Counted Stock (etichettato come 'Quantity').
Il sistema calcola istantaneamente la Difference e il Value Impact finanziario.
Aggiorna il menu a tendina dello stato a 'Complete'.
Fai clic su Save Changes.

Note

Nel momento in cui digiti un numero nel campo 'Counted Stock', il sistema aggiorna istantaneamente la 'Difference' e il 'Value Impact' sul tuo schermo. Non devi fare alcun calcolo manuale.

Un campo 'Counted Stock' vuoto dice al sistema che il conteggio non è ancora iniziato. Inserire uno '0' dice al sistema che hai fisicamente controllato l'ubicazione e l'articolo è completamente esaurito.

Facendo clic su 'Save Changes' nel modal di conteggio si inviano immediatamente i tuoi numeri aggiornati alla tabella principale del Manager.

Best Practice:

Conta alla cieca: Quando possibile, conta fisicamente gli articoli nel contenitore prima di guardare il numero 'Current Stock' sul tuo schermo. Conoscere il numero atteso in anticipo può creare un bias dove assumi che il sistema sia corretto senza controllare a fondo.

Finisci ciò che inizi: Non lasciare mai una scheda articolo nella colonna 'Being Counted' alla fine del tuo turno. Se non puoi finire il conteggio, sposta la scheda di nuovo a 'Ready to Count' in modo che il prossimo turno sappia che deve ancora essere fatto.

Segnala separatamente le merci danneggiate: Se trovi parti danneggiate o inutilizzabili (ad es. viti arrugginite o alloggiamenti in plastica crepati), non includerli nel tuo 'Counted Stock' finale. Conta solo l'inventario utilizzabile e informa immediatamente il tuo manager in modo che gli articoli danneggiati possano essere correttamente scartati tramite uno Stock Adjustment.

Controlla due volte alte varianze: Se il sistema prevede 250 unità e tu ne conti solo 50, fermati e guardati intorno. Controlla i contenitori adiacenti, il dock di ricezione o la postazione di lavoro più vicina prima di inviare una massiccia discrepanza.

Argomenti correlati

Stock Overview — quando usare stock take vs. transfers vs. adjustments
Stock Inventory — quantità correnti per articolo e ubicazione
Stock Transfers — spostare stock tra ubicazioni o contenitori
Stock Adjustments — riconciliazione finanziaria attivata da stock take completati
Items — il catalogo rispetto al quale viene contato lo stock

Stock Takes

Vista Manager (Tabella)

La vista Manager mostra una tabella principale di tutti gli ordini di stock take. È progettata per la supervisione, pianificazione e revisione di alto livello.

Elementi chiave della tabella Manager

Order Number: L'identificatore univoco per lo stock take.
Due Date: La scadenza per il conteggio. Se un conteggio supera questa data, appare un badge rosso 'Overdue' per segnalarlo per attenzione immediata.
Status: Tiene traccia dell'avanzamento globale dell'ordine (ad es. 'Draft', 'Ready to Count', 'Being Counted', 'Complete').
SA Source: Se lo stock take attiva uno Stock Adjustment per correggere le discrepanze, l'ID Adjustment risultante è collegato qui.

Quando usare questa vista

I manager dovrebbero utilizzare questa tabella per monitorare l'avanzamento degli audit, dare seguito ai conteggi in ritardo e esaminare l'impatto finanziario degli stock take completati.

Note

La 'Difference' è calcolata come: Counted Stock - Current Stock.

Il 'Value Impact' è calcolato come: Difference * Unit Cost.

Completare uno Stock Take non elimina immediatamente né fabbrica stock; a seconda dei permessi della tua organizzazione, può generare uno Stock Adjustment in sospeso (SA Source) che richiede l'approvazione finanziaria finale.

Best Practice:

Adotta il conteggio ciclico: Non aspettare uno stock take annuale a livello di struttura. Crea piccoli Stock Take Orders settimanali per categorie specifiche (ad es. auditando tutti i 'PCBs' questa settimana e tutti i 'Fasteners' la prossima settimana). Il conteggio ciclico è molto meno disruptivo per le operazioni quotidiane.

Indaga sui numeri rossi: Prima di approvare uno stock take completato con pesanti 'Value Impacts' negativi, verifica fisicamente il conteggio. Spesso, una scatola 'mancante' di materiali era semplicemente messa sul ripiano sbagliato.

Usa religiosamente gli stati: Lo staff dovrebbe sempre cambiare un articolo a 'Being Counted' nel momento in cui inizia. Questo segnala al resto del team che lo stock fisico è attualmente sottoposto ad audit e non dovrebbe essere spostato o consumato fino a quando lo stato non è 'Complete'.

Creazione di un nuovo Stock Take Order

I manager possono avviare un conteggio fisico creando un nuovo ordine.

Dalla vista Manager, fai clic sul pulsante + New Stock Take in alto a destra.
Assegna dettagli: Compila le informazioni di intestazione:
- Assigned To: La persona principale responsabile della supervisione di questo ordine.
- Location: Il sito specifico o zona del magazzino che viene sottoposta ad audit.
- Issue Date & Due Date: L'intervallo di tempo per l'audit.
- Reason: Fornisci contesto (ad es. 'Q3 Cycle Count', 'Investigating missing drill stock').
Aggiungi articoli: Fai clic su + Add Item per aggiungere righe alla tabella. Seleziona gli articoli che vuoi contare dal menu a tendina.
Delega (opzionale): Assegna articoli specifici a diversi membri del personale utilizzando il menu a tendina 'Assigned To' su ogni riga.
Fai clic su Save Draft per lavorarci più tardi, o Create Order per inviarlo in tempo reale alla bacheca Kanban dello Staff.

Note

Il sistema popola automaticamente il 'Current Stock' e il 'Unit Cost' in base al tuo database Items attivo.

Quando fai clic su '+ Add Item', il sistema estrae la quantità 'Current Stock' in quel preciso momento.

Non devi finire di creare un grande ordine in una sola sessione. Usare il pulsante 'Save Draft' ti consente di costruire un elenco di audit completo in pochi giorni prima di inviarlo in tempo reale allo staff.

Best Practice:

Quando aggiungi articoli a un singolo ordine, raggruppali per prossimità fisica (ad es. tutti gli articoli in 'Aisle 4' o 'Zone B'). Non costringere lo staff a camminare avanti e indietro per l'intera struttura per un ordine.

Evita di creare massicci stock take orders di 500 articoli. Suddividili in batch più piccoli da 20-50 articoli. Batch più piccoli sono meno opprimenti per lo staff e consentono ai manager di rivedere e chiudere le discrepanze molto più velocemente.

Se non hai tempo per un audit completo del magazzino, ordina il tuo Stock Inventory per 'Value in Stock' e crea uno Stock Take Order esclusivamente per il 10% superiore dei componenti più costosi.

Visualizzare e gestire lo Stock Take Order

Una volta che lo staff inizia a contare, i manager possono fare clic sulla riga dell'ordine nella tabella per aprire la vista dettagliata Stock Take Order.

Scheda General Information

Aggiornamenti in tempo reale: Mentre lo staff inserisce i propri conteggi, la colonna 'Adjusted Stock' si aggiorna in diretta.
Difference & Value Impact: Il sistema evidenzia le discrepanze. I guadagni positivi (trovando stock extra) appaiono in verde (ad es. +30 unità, +£1.000,00). Le perdite negative (stock mancante) appaiono in rosso (ad es. -23 unità, -£200,00).
Azioni globali: Usa il menu a tendina Actions in cima per cambiare lo stato globale dell'intero ordine (ad es. cambiandolo da 'Ready to Count' a 'Mark as Being Counted').
Riepilogo finanziario: In basso a destra mostra l'impatto netto del 'Total Value' (guadagno o perdita) dell'intero audit.

Note

Non devi mai calcolare manualmente la discrepanza. Il sistema elabora istantaneamente la 'Difference' e il 'Value Impact' nel momento in cui un membro del personale inserisce la 'Quantity' fisica nel modal di conteggio.

Un campo 'Counted Stock' vuoto significa che l'articolo non è stato ancora sottoposto ad audit. Uno '0' significa che l'articolo è stato sottoposto ad audit e non è stato trovato nulla.

Best Practice:

Non lasciare mai vuoti gli articoli mancanti: Se un articolo è completamente mancante dallo scaffale, lo staff deve inserire '0' nel campo del conteggio. Lasciarlo vuoto mantiene lo stato come 'Ready to Count' e blocca il completamento dell'intero ordine.

Implementa una regola di doppio conteggio: Stabilisci una soglia interna (ad es. qualsiasi varianza superiore a £500, o qualsiasi differenza superiore a 20 unità). Se il sistema mostra un 'Value Impact' rosso che supera tale regola, un manager dovrebbe fisicamente riconteggiare il contenitore prima di approvare l'aggiustamento finale.

Documenta il "perché": Se viene trovata una grande discrepanza durante il processo di aggiornamento, usa il riquadro di testo 'Reason' nella sezione delle informazioni generali per documentare cosa è successo (ad es. 'Found missing metal covers tucked behind the drill press'). Questo crea una pista di controllo affidabile per il team contabile.

Scheda Order History

Questa scheda fornisce una pista di controllo, mostrando esattamente chi ha creato l'ordine, chi ha aggiornato i conteggi e quando sono stati modificati gli stati.

Vista Staff (Bacheca Kanban)

La vista Staff trasforma le attività di stock take in una bacheca Kanban visiva. Invece di guardare interi ordini, lo staff vede singole attività di conteggio di articoli rappresentate come schede.

Elementi chiave della vista Kanban

Flusso di lavoro visivo: Le colonne rappresentano lo stato attuale del conteggio (ad es. 'Ready to Count', 'Being Counted').
Schede attuabili: Ogni scheda mostra l'articolo specifico da contare, la sua ubicazione e la scadenza.
Aggiornamenti di stato: Lo staff può aggiornare lo stato di un conteggio direttamente dalla scheda o trascinando e rilasciando la scheda nella colonna successiva.

Quando usare questa vista

Il personale di magazzino e i tecnici dovrebbero usare questa vista sui loro tablet o dispositivi mobili mentre camminano fisicamente lungo le corsie per eseguire i conteggi.

Note

Sincronizzazione in tempo reale: Spostare una scheda sulla bacheca Kanban aggiorna istantaneamente la tabella principale nella vista Manager.

Best Practice:

Blocca prima di contare: Forma lo staff a trascinare una scheda nella colonna 'Being Counted' prima di iniziare a contare. Questo agisce come un cartello visivo 'Do Not Disturb', garantendo che altro staff non prelevi o posizioni articoli su quello scaffale specifico mentre l'audit sta avvenendo.

Concentrati sulle attività assegnate: Usa i filtri in cima alla bacheca Kanban per mostrare solo le schede 'Assigned To' al tuo nome specifico. Questo previene il conteggio duplicato accidentale da parte di più membri del personale.

Eseguire un conteggio (azione Staff)

Quando uno stock take è attivo, lo staff usa la vista Kanban per registrare i propri risultati fisici.

Nella vista Staff, fai clic sulla scheda per l'articolo che stai auditando (ad es. 'Super Drill').
Apparirà un modal di conteggio specializzato che mostra i dettagli dell'articolo e il 'Current Stock' previsto dal sistema.
Conta fisicamente l'articolo sullo scaffale.
Inserisci il tuo conteggio fisico nel campo Counted Stock (etichettato come 'Quantity').
Il sistema calcola istantaneamente la Difference e il Value Impact finanziario.
Aggiorna il menu a tendina dello stato a 'Complete'.
Fai clic su Save Changes.

Note

Nel momento in cui digiti un numero nel campo 'Counted Stock', il sistema aggiorna istantaneamente la 'Difference' e il 'Value Impact' sul tuo schermo. Non devi fare alcun calcolo manuale.

Un campo 'Counted Stock' vuoto dice al sistema che il conteggio non è ancora iniziato. Inserire uno '0' dice al sistema che hai fisicamente controllato l'ubicazione e l'articolo è completamente esaurito.

Facendo clic su 'Save Changes' nel modal di conteggio si inviano immediatamente i tuoi numeri aggiornati alla tabella principale del Manager.

Best Practice:

Conta alla cieca: Quando possibile, conta fisicamente gli articoli nel contenitore prima di guardare il numero 'Current Stock' sul tuo schermo. Conoscere il numero atteso in anticipo può creare un bias dove assumi che il sistema sia corretto senza controllare a fondo.

Finisci ciò che inizi: Non lasciare mai una scheda articolo nella colonna 'Being Counted' alla fine del tuo turno. Se non puoi finire il conteggio, sposta la scheda di nuovo a 'Ready to Count' in modo che il prossimo turno sappia che deve ancora essere fatto.

Segnala separatamente le merci danneggiate: Se trovi parti danneggiate o inutilizzabili (ad es. viti arrugginite o alloggiamenti in plastica crepati), non includerli nel tuo 'Counted Stock' finale. Conta solo l'inventario utilizzabile e informa immediatamente il tuo manager in modo che gli articoli danneggiati possano essere correttamente scartati tramite uno Stock Adjustment.

Controlla due volte alte varianze: Se il sistema prevede 250 unità e tu ne conti solo 50, fermati e guardati intorno. Controlla i contenitori adiacenti, il dock di ricezione o la postazione di lavoro più vicina prima di inviare una massiccia discrepanza.

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Stock Overview — quando usare stock take vs. transfers vs. adjustments
Stock Inventory — quantità correnti per articolo e ubicazione
Stock Transfers — spostare stock tra ubicazioni o contenitori
Stock Adjustments — riconciliazione finanziaria attivata da stock take completati
Items — il catalogo rispetto al quale viene contato lo stock