Ajustes de Estoque

A aba Stock Adjustments é sua ferramenta para corrigir divergências de inventário que ocorrem fora dos processos padrão de compra, venda ou fabricação. Diferentemente de um Stock Take — uma auditoria física planejada — um ajuste é normalmente uma medida reativa usada para corrigir rapidamente um erro, baixar mercadorias danificadas ou registrar sucata não registrada.

Os ajustes de estoque convivem ao lado de Stock Inventory e Stock Transfers dentro do módulo Stock.

Usos típicos

Baixar materiais que foram danificados no chão de fábrica (por exemplo, uma bandeja de sensores derrubada)
Corrigir um pequeno erro de entrada de dados sem fazer um inventário físico completo da instalação
Finalizar as variâncias descobertas durante uma ordem de Stock Take
Registrar itens que foram usados para testes internos ou prototipagem e não podem ser vendidos

A tabela mestre de Ajustes de Estoque

A tabela mestre fornece um log histórico de cada ajuste manual feito em seu inventário.

Cada linha representa um único registro de ajuste:

Order Number — o identificador único para o registro de ajuste (por exemplo, SA-192838-29389)
Issuer — o usuário específico que autorizou ou criou o ajuste
Reason — um pequeno trecho da explicação fornecida para o ajuste
Adjusted Value — o impacto financeiro total do ajuste (positivo ou negativo)
Status — geralmente SA Draft (pendente de aprovação) ou Complete (aplicado permanentemente ao livro-razão)

Notas:

Impacto direto no livro-razão — Clicar em Continue no modal de criação reescreve instantaneamente o número Stock na sua aba principal de Inventory. É uma ação imediata e permanente.

Vinculação aos inventários físicos — Quando uma ordem de Stock Take é concluída com divergências, o sistema geralmente gera automaticamente um Stock Adjustment em rascunho contendo essas variâncias para que um gerente aprove.

Boas práticas:

Exija o campo "Reason" — Nunca permita que um Stock Adjustment seja criado com um motivo em branco ou vago. Se um auditor olhar para uma baixa de £2.000 daqui a seis meses, "Quebrado" não é uma explicação suficiente. Exija detalhes como "Incidente com empilhadeira no Corredor 4, itens esmagados."

Limite as permissões — Nem todos no chão de fábrica devem poder clicar em Create Order em um ajuste. A equipe normalmente só deve poder salvar rascunhos; um gerente revisa o impacto do valor antes de alterar permanentemente o livro-razão financeiro.

Ajuste o "Adjusted Stock", não a diferença — Um erro comum é inserir -5 quando você quer remover 5 itens. Você deve inserir o número absoluto final. Se você tem 10 itens e quer remover 5, você insere 5 na coluna Adjusted Stock.

Criando um ajuste de estoque

Quando uma correção de inventário é necessária, crie um novo registro de ajuste.

Clique no botão + New Stock Adjustment no canto superior direito da tabela mestre.
Atribua detalhes — Preencha o campo Assigned To (a pessoa responsável pelo ajuste) e a Issue Date.
Indique o motivo — Este é o campo mais crítico. Digite uma explicação detalhada do porquê o estoque está sendo alterado (por exemplo, "Baixando 23 tampas de metal que chegaram arranhadas do fornecedor" ou "Encontradas 30 super furadeiras extras no compartimento errado").
Adicione itens — Clique em + Add Item e selecione o(s) item(ns) afetado(s) no menu suspenso.
Insira a nova quantidade — Na coluna Adjusted Stock, insira a nova quantidade física verdadeira do item na prateleira — não o valor que você deseja adicionar ou subtrair.

Exemplo: se Current Stock disser 250, mas você só encontrou 200, insira 200 em Adjusted Stock.
Salvar ou executar:
- Clique em Save Draft se precisar que um gerente revise.
- Clique em Create Order para executar. Um modal de confirmação aparece: "You are about to proceed with this action. Make sure all items are correct." Clique em Continue para finalizar e atualizar instantaneamente seus níveis de inventário.

Notas:

Valores absolutos — A coluna Adjusted Stock requer o número final e real de unidades na prateleira, não a quantidade que você está adicionando ou subtraindo.

Impacto imediato no livro-razão — Clicar em Continue reescreve instantaneamente a quantidade Stock no seu livro-razão principal de inventário.

Rascunhos para revisão — Use Save Draft para registrar a divergência e fazer com que um gerente revise o impacto financeiro antes de ser finalizado.

Boas práticas:

Seja específico no motivo — "Incidente com empilhadeira no Corredor 4, itens esmagados" é auditável; "Quebrado" não é.

Insira o novo total, não o delta — Se você tem 10 e quer remover 5, insira 5, não -5.

Separe criador e aprovador — Configure papéis para que a equipe salve rascunhos e apenas supervisores ou gerentes cliquem em Create Order.

Revisando um ajuste de estoque concluído

Uma vez que um ajuste esteja Complete, ele se torna um registro financeiro permanente. Clicar na linha na tabela mestre abre a visualização detalhada do Stock Adjustment Order.

Aba General Information

O sistema exibe exatamente como o ajuste impactou seus livros:

Difference — a mudança líquida em unidades (por exemplo, +30 ou -23)
Value Impact — o ganho ou perda financeira para esse item de linha (por exemplo, +£3.000,00 ou -£2.300,00)
Adjusted Value — o novo valor total do inventário para esse item após o ajuste
Total Adjusted Value — no canto inferior direito, o impacto financeiro líquido de toda a ordem de ajuste (por exemplo, um ganho líquido de +£300)

Notas:

Finanças automatizadas — O sistema calcula automaticamente o Difference e o multiplica pelo Unit Cost para produzir o Value Impact para cada item de linha.

Registro imutável — Uma vez que um ajuste é marcado como Complete, a aba Order History trava a trilha de auditoria, registrando exatamente quem fez a mudança e quando. Isso não pode ser editado.

Boas práticas:

Audite mudanças de alto valor — Defina um cronograma regular (semanal ou mensal) para revisar ajustes de estoque concluídos. Preste muita atenção ao Total Adjusted Value para investigar as maiores baixas ou ganhos inexplicados.

Faça referência cruzada com operações — Ajustes frequentes e repetidos para "Sucata" ou "Danificado" em uma categoria específica geralmente apontam para problemas operacionais ou lacunas no treinamento de manuseio de materiais.

Rastreie de volta aos inventários físicos — Se um ajuste foi gerado a partir de uma variância de inventário físico, referencie o número original da ordem de Stock Take no campo Reason para fácil referência cruzada pela sua equipe contábil.

Aba Order History

A aba Order History fornece um log de auditoria não editável mostrando quem criou o rascunho, quem o aprovou e quando cada mudança de status ocorreu.

Tópicos relacionados

Stock Inventory — quantidades em mãos e avaliações afetadas pelos ajustes
Stock Takes — contagens físicas planejadas que frequentemente produzem rascunhos de ajuste
Stock Transfers — movendo estoque entre localizações em vez de corrigi-lo
Items — mestre de itens onde o custo unitário é definido e consumido pelo cálculo de impacto de valor
Papéis e Permissões — separe a equipe que esboça ajustes dos gerentes que os executam