Inventários Físicos

O módulo Stock Takes é onde você gerencia e executa auditorias físicas de inventário. Como os dados do sistema e a realidade física se distanciam ao longo do tempo devido a erro humano, sucata ou extravio, inventários físicos regulares (ou contagens cíclicas) são essenciais para manter avaliações precisas de inventário.

Para acomodar o supervisor de planejamento e o contador de chão de fábrica, Stock Takes oferece duas interfaces distintas: a visualização Manager (uma tabela mestre para supervisão de alto nível) e a visualização Staff (um quadro Kanban para executar contagens no chão de fábrica).

Visualização Manager (Tabela)

A visualização Manager exibe uma tabela mestre de todas as ordens de inventário físico. Foi projetada para supervisão de alto nível, planejamento e revisão.

Elementos principais da tabela Manager

Order Number: O identificador único para o inventário físico.
Due Date: O prazo para a contagem. Se uma contagem ultrapassar esta data, um emblema vermelho 'Overdue' aparece para sinalizá-la para atenção imediata.
Status: Rastreia o progresso global do pedido (por exemplo, 'Draft', 'Ready to Count', 'Being Counted', 'Complete').
SA Source: Se o inventário físico aciona um Stock Adjustment para corrigir divergências, o ID do Ajuste resultante é vinculado aqui.

Quando usar esta visualização

Os gerentes devem usar esta tabela para monitorar o progresso das auditorias, acompanhar contagens atrasadas e revisar o impacto financeiro dos inventários físicos concluídos.

Notas:

O 'Difference' é calculado como: Counted Stock - Current Stock.

O 'Value Impact' é calculado como: Difference * Unit Cost.

Concluir um Stock Take não exclui ou fabrica estoque imediatamente; dependendo das permissões da sua organização, pode gerar um Stock Adjustment pendente (SA Source) exigindo aprovação financeira final.

Boas práticas:

Adote a contagem cíclica: Não espere por um inventário físico anual de toda a instalação. Crie pequenas Ordens de Stock Take semanais para categorias específicas (por exemplo, auditando todos os 'PCBs' esta semana e todos os 'Fasteners' na próxima semana). A contagem cíclica é muito menos disruptiva para as operações diárias.

Investigue números vermelhos: Antes de aprovar um inventário físico concluído com pesados 'Value Impacts' negativos, verifique fisicamente a contagem. Frequentemente, uma caixa de materiais 'faltante' foi simplesmente colocada na prateleira errada.

Use os status religiosamente: A equipe deve sempre mudar um item para 'Being Counted' no momento em que começar. Isso sinaliza ao resto da equipe que o estoque físico está atualmente sendo auditado e não deve ser movido ou consumido até que o status seja 'Complete'.

Criando uma nova Ordem de Stock Take

Os gerentes podem iniciar uma contagem física criando uma nova ordem.

Na visualização Manager, clique no botão + New Stock Take no canto superior direito.
Atribua Detalhes: Preencha as informações do cabeçalho:
- Assigned To: A pessoa principal responsável por supervisionar este pedido.
- Location: O site específico ou zona do armazém sendo auditado.
- Issue Date & Due Date: O período da auditoria.
- Reason: Forneça contexto (por exemplo, 'Q3 Cycle Count', 'Investigating missing drill stock').
Adicione Itens: Clique em + Add Item para adicionar linhas à tabela. Selecione os itens que deseja contar no menu suspenso.
Delegue (Opcional): Atribua itens específicos a diferentes membros da equipe usando o menu suspenso 'Assigned To' em cada linha.
Clique em Save Draft para trabalhar nele mais tarde ou Create Order para enviá-lo ao quadro Kanban da equipe.

Notas:

O sistema preenche automaticamente o 'Current Stock' e o 'Unit Cost' com base no seu banco de dados ativo de Items.

Quando você clica em '+ Add Item', o sistema puxa a quantidade 'Current Stock' naquele momento exato.

Você não precisa terminar de criar um pedido grande de uma só vez. Usar o botão 'Save Draft' permite que você construa uma lista abrangente de auditoria ao longo de alguns dias antes de enviá-la à equipe.

Boas práticas:

Ao adicionar itens a um único pedido, agrupe-os por proximidade física (por exemplo, todos os itens no 'Aisle 4' ou 'Zone B'). Não force a equipe a andar para frente e para trás por toda a instalação para um pedido.

Evite criar ordens massivas de inventário físico com 500 itens. Divida-as em lotes menores de 20-50 itens. Lotes menores são menos opressivos para a equipe e permitem que os gerentes revisem e fechem divergências muito mais rapidamente.

Se você não tem tempo para uma auditoria completa do armazém, ordene seu Stock Inventory por 'Value in Stock' e crie uma Ordem de Stock Take exclusivamente para os 10% dos componentes mais caros.

Visualizando e gerenciando a Ordem de Stock Take

Uma vez que a equipe comece a contar, os Gerentes podem clicar na linha do pedido na tabela para abrir a visualização detalhada Stock Take Order.

Aba General Information

Atualizações em tempo real: À medida que a equipe insere suas contagens, a coluna 'Adjusted Stock' é atualizada ao vivo.
Difference e Value Impact: O sistema destaca divergências. Ganhos positivos (encontrar estoque extra) aparecem em verde (por exemplo, +30 unidades, +£1.000,00). Perdas negativas (estoque faltante) aparecem em vermelho (por exemplo, -23 unidades, -£200,00).
Ações Globais: Use o menu suspenso Actions no topo para alterar o status global de todo o pedido (por exemplo, alterá-lo de 'Ready to Count' para 'Mark as Being Counted').
Resumo Financeiro: O canto inferior direito exibe o impacto líquido 'Total Value' (ganho ou perda) de toda a auditoria.

Notas:

Você nunca precisa calcular manualmente a divergência. O sistema processa instantaneamente o 'Difference' e o 'Value Impact' no momento em que um membro da equipe insere a 'Quantity' física no modal de contagem.

Um campo 'Counted Stock' em branco significa que o item ainda não foi auditado. Um '0' significa que o item foi auditado e nada foi encontrado.

Boas práticas:

Nunca deixe itens em falta em branco: Se um item está completamente faltando na prateleira, a equipe deve inserir '0' no campo de contagem. Deixá-lo em branco mantém o status como 'Ready to Count' e paralisa a conclusão de toda a ordem.

Implemente uma regra de dupla contagem: Estabeleça um limite interno (por exemplo, qualquer variância acima de £500 ou qualquer diferença maior que 20 unidades). Se o sistema mostrar um 'Value Impact' vermelho excedendo essa regra, um gerente deve recontar fisicamente o compartimento antes de aprovar o ajuste final.

Documente o "porquê": Se uma divergência massiva for encontrada durante o processo de atualização, use a caixa de texto 'Reason' na seção de informações gerais para documentar o que aconteceu (por exemplo, 'Found missing metal covers tucked behind the drill press'). Isso cria uma trilha de auditoria confiável para a equipe contábil.

Aba Order History

Esta aba fornece uma trilha de auditoria, mostrando exatamente quem criou o pedido, quem atualizou as contagens e quando os status foram alterados.

Visualização Staff (Quadro Kanban)

A visualização Staff transforma as tarefas de inventário físico em um quadro Kanban visual. Em vez de olhar para pedidos inteiros, a equipe vê tarefas individuais de contagem de itens representadas como cartões.

Elementos principais da visualização Kanban

Fluxo de trabalho visual: As colunas representam o status atual da contagem (por exemplo, 'Ready to Count', 'Being Counted').
Cartões acionáveis: Cada cartão exibe o item específico a ser contado, sua localização e o prazo.
Atualizações de status: A equipe pode atualizar o status de uma contagem diretamente do cartão ou arrastando e soltando o cartão na próxima coluna.

Quando usar esta visualização

Pessoal do armazém e técnicos devem usar esta visualização em seus tablets ou dispositivos móveis enquanto caminham fisicamente pelos corredores para realizar as contagens.

Notas:

Sincronização em tempo real: Mover um cartão no quadro Kanban atualiza instantaneamente a tabela mestre na visualização Manager.

Boas práticas:

Trave antes de contar: Treine a equipe para arrastar um cartão para a coluna 'Being Counted' antes de começarem a contar. Isso atua como um sinal visual de 'Não Perturbe', garantindo que outros funcionários não retirem ou coloquem itens naquela prateleira específica enquanto a auditoria está acontecendo.

Foco em tarefas atribuídas: Use os filtros no topo do quadro Kanban para mostrar apenas cartões 'Assigned To' seu nome específico. Isso evita contagem duplicada acidental por vários membros da equipe.

Executando uma contagem (ação da equipe)

Quando um inventário físico está ativo, a equipe usa a visualização Kanban para registrar suas descobertas físicas.

Na visualização Staff, clique no cartão do item que você está auditando (por exemplo, 'Super Drill').
Um modal de contagem especializado aparecerá mostrando os detalhes do item e o 'Current Stock' esperado pelo sistema.
Conte fisicamente o item na prateleira.
Insira sua contagem física no campo Counted Stock (rotulado como 'Quantity').
O sistema calcula instantaneamente o Difference e o impacto financeiro Value Impact.
Atualize o menu suspenso de status para 'Complete'.
Clique em Save Changes.

Notas:

No momento em que você digita um número no campo 'Counted Stock', o sistema atualiza instantaneamente o 'Difference' e o 'Value Impact' em sua tela. Você não precisa fazer cálculos manuais.

Um campo 'Counted Stock' vazio diz ao sistema que a contagem ainda não começou. Inserir um '0' diz ao sistema que você verificou fisicamente o local e o item está completamente fora de estoque.

Clicar em 'Save Changes' no modal de contagem envia imediatamente seus números atualizados para a tabela mestre do Gerente.

Boas práticas:

Conte cegamente: Sempre que possível, conte fisicamente os itens no compartimento antes de olhar para o número 'Current Stock' em sua tela. Saber o número esperado de antemão pode criar um viés onde você assume que o sistema está correto sem verificar minuciosamente.

Termine o que começou: Nunca deixe um cartão de item na coluna 'Being Counted' no final do seu turno. Se você não pode terminar a contagem, mova o cartão de volta para 'Ready to Count' para que o próximo turno saiba que ainda precisa ser feito.

Reporte mercadorias danificadas separadamente: Se você encontrar peças danificadas ou inutilizáveis (por exemplo, parafusos enferrujados ou caixas de plástico rachadas), não as inclua na sua 'Counted Stock' final. Conte apenas o inventário utilizável e notifique imediatamente seu gerente para que os itens danificados possam ser devidamente descartados via um Stock Adjustment.

Verifique novamente variâncias altas: Se o sistema espera 250 unidades e você só conta 50, pare e olhe ao redor. Verifique os compartimentos adjacentes, a doca de recebimento ou a estação de trabalho mais próxima antes de enviar uma divergência massiva.

Tópicos relacionados

Stock Overview — quando usar inventários físicos vs. transferências vs. ajustes
Stock Inventory — quantidades atuais por item e localização
Stock Transfers — movendo estoque entre localizações ou compartimentos
Stock Adjustments — reconciliação financeira acionada por inventários físicos concluídos
Items — o catálogo contra o qual o estoque é contado

Inventários Físicos

Visualização Manager (Tabela)

A visualização Manager exibe uma tabela mestre de todas as ordens de inventário físico. Foi projetada para supervisão de alto nível, planejamento e revisão.

Elementos principais da tabela Manager

Order Number: O identificador único para o inventário físico.
Due Date: O prazo para a contagem. Se uma contagem ultrapassar esta data, um emblema vermelho 'Overdue' aparece para sinalizá-la para atenção imediata.
Status: Rastreia o progresso global do pedido (por exemplo, 'Draft', 'Ready to Count', 'Being Counted', 'Complete').
SA Source: Se o inventário físico aciona um Stock Adjustment para corrigir divergências, o ID do Ajuste resultante é vinculado aqui.

Quando usar esta visualização

Os gerentes devem usar esta tabela para monitorar o progresso das auditorias, acompanhar contagens atrasadas e revisar o impacto financeiro dos inventários físicos concluídos.

Notas:

O 'Difference' é calculado como: Counted Stock - Current Stock.

O 'Value Impact' é calculado como: Difference * Unit Cost.

Concluir um Stock Take não exclui ou fabrica estoque imediatamente; dependendo das permissões da sua organização, pode gerar um Stock Adjustment pendente (SA Source) exigindo aprovação financeira final.

Boas práticas:

Adote a contagem cíclica: Não espere por um inventário físico anual de toda a instalação. Crie pequenas Ordens de Stock Take semanais para categorias específicas (por exemplo, auditando todos os 'PCBs' esta semana e todos os 'Fasteners' na próxima semana). A contagem cíclica é muito menos disruptiva para as operações diárias.

Investigue números vermelhos: Antes de aprovar um inventário físico concluído com pesados 'Value Impacts' negativos, verifique fisicamente a contagem. Frequentemente, uma caixa de materiais 'faltante' foi simplesmente colocada na prateleira errada.

Use os status religiosamente: A equipe deve sempre mudar um item para 'Being Counted' no momento em que começar. Isso sinaliza ao resto da equipe que o estoque físico está atualmente sendo auditado e não deve ser movido ou consumido até que o status seja 'Complete'.

Criando uma nova Ordem de Stock Take

Os gerentes podem iniciar uma contagem física criando uma nova ordem.

Na visualização Manager, clique no botão + New Stock Take no canto superior direito.
Atribua Detalhes: Preencha as informações do cabeçalho:
- Assigned To: A pessoa principal responsável por supervisionar este pedido.
- Location: O site específico ou zona do armazém sendo auditado.
- Issue Date & Due Date: O período da auditoria.
- Reason: Forneça contexto (por exemplo, 'Q3 Cycle Count', 'Investigating missing drill stock').
Adicione Itens: Clique em + Add Item para adicionar linhas à tabela. Selecione os itens que deseja contar no menu suspenso.
Delegue (Opcional): Atribua itens específicos a diferentes membros da equipe usando o menu suspenso 'Assigned To' em cada linha.
Clique em Save Draft para trabalhar nele mais tarde ou Create Order para enviá-lo ao quadro Kanban da equipe.

Notas:

O sistema preenche automaticamente o 'Current Stock' e o 'Unit Cost' com base no seu banco de dados ativo de Items.

Quando você clica em '+ Add Item', o sistema puxa a quantidade 'Current Stock' naquele momento exato.

Você não precisa terminar de criar um pedido grande de uma só vez. Usar o botão 'Save Draft' permite que você construa uma lista abrangente de auditoria ao longo de alguns dias antes de enviá-la à equipe.

Boas práticas:

Ao adicionar itens a um único pedido, agrupe-os por proximidade física (por exemplo, todos os itens no 'Aisle 4' ou 'Zone B'). Não force a equipe a andar para frente e para trás por toda a instalação para um pedido.

Evite criar ordens massivas de inventário físico com 500 itens. Divida-as em lotes menores de 20-50 itens. Lotes menores são menos opressivos para a equipe e permitem que os gerentes revisem e fechem divergências muito mais rapidamente.

Se você não tem tempo para uma auditoria completa do armazém, ordene seu Stock Inventory por 'Value in Stock' e crie uma Ordem de Stock Take exclusivamente para os 10% dos componentes mais caros.

Visualizando e gerenciando a Ordem de Stock Take

Uma vez que a equipe comece a contar, os Gerentes podem clicar na linha do pedido na tabela para abrir a visualização detalhada Stock Take Order.

Aba General Information

Atualizações em tempo real: À medida que a equipe insere suas contagens, a coluna 'Adjusted Stock' é atualizada ao vivo.
Difference e Value Impact: O sistema destaca divergências. Ganhos positivos (encontrar estoque extra) aparecem em verde (por exemplo, +30 unidades, +£1.000,00). Perdas negativas (estoque faltante) aparecem em vermelho (por exemplo, -23 unidades, -£200,00).
Ações Globais: Use o menu suspenso Actions no topo para alterar o status global de todo o pedido (por exemplo, alterá-lo de 'Ready to Count' para 'Mark as Being Counted').
Resumo Financeiro: O canto inferior direito exibe o impacto líquido 'Total Value' (ganho ou perda) de toda a auditoria.

Notas:

Você nunca precisa calcular manualmente a divergência. O sistema processa instantaneamente o 'Difference' e o 'Value Impact' no momento em que um membro da equipe insere a 'Quantity' física no modal de contagem.

Um campo 'Counted Stock' em branco significa que o item ainda não foi auditado. Um '0' significa que o item foi auditado e nada foi encontrado.

Boas práticas:

Nunca deixe itens em falta em branco: Se um item está completamente faltando na prateleira, a equipe deve inserir '0' no campo de contagem. Deixá-lo em branco mantém o status como 'Ready to Count' e paralisa a conclusão de toda a ordem.

Implemente uma regra de dupla contagem: Estabeleça um limite interno (por exemplo, qualquer variância acima de £500 ou qualquer diferença maior que 20 unidades). Se o sistema mostrar um 'Value Impact' vermelho excedendo essa regra, um gerente deve recontar fisicamente o compartimento antes de aprovar o ajuste final.

Documente o "porquê": Se uma divergência massiva for encontrada durante o processo de atualização, use a caixa de texto 'Reason' na seção de informações gerais para documentar o que aconteceu (por exemplo, 'Found missing metal covers tucked behind the drill press'). Isso cria uma trilha de auditoria confiável para a equipe contábil.

Aba Order History

Esta aba fornece uma trilha de auditoria, mostrando exatamente quem criou o pedido, quem atualizou as contagens e quando os status foram alterados.

Visualização Staff (Quadro Kanban)

Elementos principais da visualização Kanban

Fluxo de trabalho visual: As colunas representam o status atual da contagem (por exemplo, 'Ready to Count', 'Being Counted').
Cartões acionáveis: Cada cartão exibe o item específico a ser contado, sua localização e o prazo.
Atualizações de status: A equipe pode atualizar o status de uma contagem diretamente do cartão ou arrastando e soltando o cartão na próxima coluna.

Quando usar esta visualização

Pessoal do armazém e técnicos devem usar esta visualização em seus tablets ou dispositivos móveis enquanto caminham fisicamente pelos corredores para realizar as contagens.

Notas:

Sincronização em tempo real: Mover um cartão no quadro Kanban atualiza instantaneamente a tabela mestre na visualização Manager.

Boas práticas:

Trave antes de contar: Treine a equipe para arrastar um cartão para a coluna 'Being Counted' antes de começarem a contar. Isso atua como um sinal visual de 'Não Perturbe', garantindo que outros funcionários não retirem ou coloquem itens naquela prateleira específica enquanto a auditoria está acontecendo.

Foco em tarefas atribuídas: Use os filtros no topo do quadro Kanban para mostrar apenas cartões 'Assigned To' seu nome específico. Isso evita contagem duplicada acidental por vários membros da equipe.

Executando uma contagem (ação da equipe)

Quando um inventário físico está ativo, a equipe usa a visualização Kanban para registrar suas descobertas físicas.

Na visualização Staff, clique no cartão do item que você está auditando (por exemplo, 'Super Drill').
Um modal de contagem especializado aparecerá mostrando os detalhes do item e o 'Current Stock' esperado pelo sistema.
Conte fisicamente o item na prateleira.
Insira sua contagem física no campo Counted Stock (rotulado como 'Quantity').
O sistema calcula instantaneamente o Difference e o impacto financeiro Value Impact.
Atualize o menu suspenso de status para 'Complete'.
Clique em Save Changes.

Notas:

No momento em que você digita um número no campo 'Counted Stock', o sistema atualiza instantaneamente o 'Difference' e o 'Value Impact' em sua tela. Você não precisa fazer cálculos manuais.

Um campo 'Counted Stock' vazio diz ao sistema que a contagem ainda não começou. Inserir um '0' diz ao sistema que você verificou fisicamente o local e o item está completamente fora de estoque.

Clicar em 'Save Changes' no modal de contagem envia imediatamente seus números atualizados para a tabela mestre do Gerente.

Boas práticas:

Conte cegamente: Sempre que possível, conte fisicamente os itens no compartimento antes de olhar para o número 'Current Stock' em sua tela. Saber o número esperado de antemão pode criar um viés onde você assume que o sistema está correto sem verificar minuciosamente.

Termine o que começou: Nunca deixe um cartão de item na coluna 'Being Counted' no final do seu turno. Se você não pode terminar a contagem, mova o cartão de volta para 'Ready to Count' para que o próximo turno saiba que ainda precisa ser feito.

Reporte mercadorias danificadas separadamente: Se você encontrar peças danificadas ou inutilizáveis (por exemplo, parafusos enferrujados ou caixas de plástico rachadas), não as inclua na sua 'Counted Stock' final. Conte apenas o inventário utilizável e notifique imediatamente seu gerente para que os itens danificados possam ser devidamente descartados via um Stock Adjustment.

Verifique novamente variâncias altas: Se o sistema espera 250 unidades e você só conta 50, pare e olhe ao redor. Verifique os compartimentos adjacentes, a doca de recebimento ou a estação de trabalho mais próxima antes de enviar uma divergência massiva.

Tópicos relacionados

Stock Overview — quando usar inventários físicos vs. transferências vs. ajustes
Stock Inventory — quantidades atuais por item e localização
Stock Transfers — movendo estoque entre localizações ou compartimentos
Stock Adjustments — reconciliação financeira acionada por inventários físicos concluídos
Items — o catálogo contra o qual o estoque é contado