库存盘点

Stock Takes 模块是您管理和执行实物库存审计的位置。由于人为错误、报废或错放,系统数据和实物现实会随时间漂移,因此定期盘点(或循环盘点)对于维持准确的库存估值至关重要。

为了适应规划主管和车间盘点员,Stock Takes 提供两种不同的界面:Manager 视图(用于高级监督的主表)和 Staff 视图(用于在车间执行盘点的看板)。

Manager 视图(表格)

Manager 视图显示所有库存盘点订单的主表。它专为高级监督、规划和审查而设计。

Manager 表格的关键要素

Order Number: 库存盘点的唯一标识符。
Due Date: 盘点的截止日期。如果盘点超过此日期,会出现红色"Overdue"徽章以标记需要立即关注。
Status: 跟踪订单的整体进度(例如"Draft"、"Ready to Count"、"Being Counted"、"Complete")。
SA Source: 如果库存盘点触发了 Stock Adjustment 以纠正差异,生成的 Adjustment ID 将链接在此处。

何时使用此视图

经理应使用此表格监控审计进度、跟进逾期盘点,并审查已完成库存盘点的财务影响。

注意事项:

"Difference"按以下方式计算:Counted Stock - Current Stock。

"Value Impact"按以下方式计算:Difference * Unit Cost。

完成 Stock Take 不会立即删除或生成库存;根据您组织的权限,它可能生成需要最终财务批准的待处理 Stock Adjustment(SA Source)。

最佳实践:

采用循环盘点: 不要等到一年一度、全设施的库存盘点。为特定类别创建小型的每周库存盘点订单(例如,本周审计所有"PCBs",下周审计所有"Fasteners")。循环盘点对日常运营的干扰要小得多。

调查红色数字: 在批准带有严重负"Value Impacts"的已完成盘点之前,请进行实物核实。通常,"丢失"的物料箱只是被放错了货架。

认真使用状态: 员工应在开始时立即将物料更改为"Being Counted"。这向团队的其他成员发出信号,即实物库存当前正在被审计,在状态变为"Complete"之前不应被移动或消耗。

创建新的库存盘点订单

经理可以通过创建新订单来发起实物盘点。

从 Manager 视图,单击右上角的 + New Stock Take 按钮。
分配详情: 填写标题信息:
- Assigned To: 负责监督此订单的主要人员。
- Location: 正在审计的特定站点或仓库区域。
- Issue Date & Due Date: 审计的时间范围。
- Reason: 提供上下文(例如"Q3 循环盘点"、"调查丢失的钻头库存")。
添加物料: 单击 + Add Item 向表格添加行。从下拉菜单中选择您要盘点的物料。
委派(可选): 使用每行的"Assigned To"下拉菜单将特定物料分配给不同的员工。
单击 Save Draft 稍后处理,或单击 Create Order 将其推送到 Staff 看板。

注意事项:

系统会根据您活动的 Items 数据库自动填充"Current Stock"和"Unit Cost"。

当您单击"+ Add Item"时,系统会获取该确切时刻的"Current Stock"数量。

您不必一次完成创建大型订单。使用"Save Draft"按钮可以让您在几天内构建全面的审计列表,然后再将其推送给员工。

最佳实践:

在向单个订单添加物料时,按物理邻近性分组(例如"4 号通道"或"B 区"中的所有物料)。不要强迫员工为一个订单在整个设施中来回走动。

避免创建包含 500 项物料的大型库存盘点订单。将它们分解为更小的 20-50 项批次。较小的批次对员工而言不那么令人不知所措,并允许经理更快地审查和关闭差异。

如果您没有时间进行完整的仓库审计,请按"Value in Stock"对您的 Stock Inventory 进行排序,并专门为最昂贵的前 10% 组件创建库存盘点订单。

查看和管理库存盘点订单

一旦员工开始盘点,经理可以在表格中单击订单行以打开详细的 Stock Take Order 视图。

General Information 标签页

实时更新: 当员工输入他们的盘点时,"Adjusted Stock"列会实时更新。
Difference & Value Impact: 系统会突出显示差异。正向收益(发现多余库存)以绿色显示(例如 +30 单位,+£1,000.00)。负向损失(缺失库存)以红色显示(例如 -23 单位,-£200.00)。
全局操作: 使用顶部的 Actions 下拉菜单更改整个订单的全局状态(例如,从"Ready to Count"更改为"Mark as Being Counted")。
Financial Summary: 右下角显示整个审计的净"Total Value"影响(收益或损失)。

注意事项:

您无需手动计算差异。系统会在员工将实物"Quantity"输入到盘点模态框的那一刻立即处理"Difference"和"Value Impact"。

空白的"Counted Stock"字段表示物料尚未被审计。"0"表示物料已被审计但未发现任何东西。

最佳实践:

切勿将缺失物料留空: 如果货架上完全没有物料,员工必须在盘点字段中输入"0"。留空会使状态保持为"Ready to Count",并阻碍整个订单的完成。

实施双重盘点规则: 建立内部阈值(例如,任何超过 £500 的差异,或任何超过 20 单位的差异)。如果系统显示红色"Value Impact"超过该规则,经理应在批准最终调整之前重新实物盘点料箱。

记录"原因": 如果在更新过程中发现巨大差异,请使用一般信息部分中的"Reason"文本框记录发生了什么(例如"在钻床后面找到了缺失的金属盖板")。这为会计团队创建可靠的审计追踪。

Order History 标签页

此标签页提供审计追踪,精确显示谁创建了订单、谁更新了盘点,以及何时更改了状态。

Staff 视图(看板)

Staff 视图将库存盘点任务转换为可视化看板。员工不是查看整个订单,而是看到表示为卡片的单个物料盘点任务。

看板视图的关键要素

可视化工作流: 列代表盘点的当前状态(例如"Ready to Count"、"Being Counted")。
可操作的卡片: 每张卡片显示要盘点的特定物料、其位置和截止日期。
状态更新: 员工可以直接从卡片更新盘点状态,或通过将卡片拖放到下一列来更新。

何时使用此视图

仓库人员和技术人员应在实物走过通道执行盘点时,在平板电脑或移动设备上使用此视图。

注意事项:

实时同步: 在看板上移动卡片会立即更新 Manager 视图中的主表。

最佳实践:

盘点前锁定: 训练员工在开始盘点之前将卡片拖到"Being Counted"列。这就像一个可视化的"请勿打扰"标志,确保其他员工在审计进行时不会从该特定货架上挑选或放置物料。

专注于已分配的任务: 使用看板顶部的筛选器仅显示"Assigned To"您特定姓名的卡片。这可以防止多名员工意外重复盘点。

执行盘点(Staff 操作)

当库存盘点处于活动状态时,员工使用看板视图记录他们的实物发现。

在 Staff 视图中,单击您正在审计的物料的卡片(例如"Super Drill")。
出现专门的盘点模态框,显示物料详情和系统预期的"Current Stock"。
实物盘点货架上的物料。
在 Counted Stock 字段(标记为"Quantity")中输入您的实物盘点。
系统会立即计算 Difference 和财务 Value Impact。
将状态下拉菜单更新为"Complete"。
单击 Save Changes。

注意事项:

在您在"Counted Stock"字段中输入数字的那一刻,系统会立即在屏幕上更新"Difference"和"Value Impact"。您无需进行任何手动计算。

空白的"Counted Stock"字段告诉系统盘点尚未开始。输入"0"告诉系统您已实物检查该位置,且物料完全缺货。

在盘点模态框上单击"Save Changes"会立即将您的更新数字推送到经理的主表。

最佳实践:

盲数: 只要可能,在查看屏幕上的"Current Stock"数字之前,实物盘点料箱中的物料。事先知道预期数字可能会产生偏差,使您假设系统正确,而没有彻底检查。

完成开始的工作: 切勿在轮班结束时将物料卡片留在"Being Counted"列。如果您无法完成盘点,请将卡片移回"Ready to Count",以便下一班知道仍需要完成。

单独报告损坏货物: 如果您发现损坏或不可用的零件(例如生锈的螺丝或破裂的塑料外壳),不要将它们包含在您的最终"Counted Stock"中。仅盘点可用库存,并立即通知您的经理,以便通过 Stock Adjustment 正确报废损坏的物料。

仔细检查高差异: 如果系统预期 250 单位,而您只盘点了 50 单位,请暂停并环顾四周。在提交大幅差异之前,检查相邻的料箱、接收码头或最近的工作站。

库存盘点

为了适应规划主管和车间盘点员,Stock Takes 提供两种不同的界面:Manager 视图(用于高级监督的主表)和 Staff 视图(用于在车间执行盘点的看板)。

Manager 视图(表格)

Manager 视图显示所有库存盘点订单的主表。它专为高级监督、规划和审查而设计。

Manager 表格的关键要素

Order Number: 库存盘点的唯一标识符。
Due Date: 盘点的截止日期。如果盘点超过此日期,会出现红色"Overdue"徽章以标记需要立即关注。
Status: 跟踪订单的整体进度(例如"Draft"、"Ready to Count"、"Being Counted"、"Complete")。
SA Source: 如果库存盘点触发了 Stock Adjustment 以纠正差异,生成的 Adjustment ID 将链接在此处。

何时使用此视图

经理应使用此表格监控审计进度、跟进逾期盘点,并审查已完成库存盘点的财务影响。

注意事项:

"Difference"按以下方式计算:Counted Stock - Current Stock。

"Value Impact"按以下方式计算:Difference * Unit Cost。

完成 Stock Take 不会立即删除或生成库存;根据您组织的权限,它可能生成需要最终财务批准的待处理 Stock Adjustment(SA Source)。

最佳实践:

采用循环盘点: 不要等到一年一度、全设施的库存盘点。为特定类别创建小型的每周库存盘点订单(例如,本周审计所有"PCBs",下周审计所有"Fasteners")。循环盘点对日常运营的干扰要小得多。

调查红色数字: 在批准带有严重负"Value Impacts"的已完成盘点之前,请进行实物核实。通常,"丢失"的物料箱只是被放错了货架。

认真使用状态: 员工应在开始时立即将物料更改为"Being Counted"。这向团队的其他成员发出信号,即实物库存当前正在被审计,在状态变为"Complete"之前不应被移动或消耗。

创建新的库存盘点订单

经理可以通过创建新订单来发起实物盘点。

从 Manager 视图,单击右上角的 + New Stock Take 按钮。
分配详情: 填写标题信息:
- Assigned To: 负责监督此订单的主要人员。
- Location: 正在审计的特定站点或仓库区域。
- Issue Date & Due Date: 审计的时间范围。
- Reason: 提供上下文(例如"Q3 循环盘点"、"调查丢失的钻头库存")。
添加物料: 单击 + Add Item 向表格添加行。从下拉菜单中选择您要盘点的物料。
委派(可选): 使用每行的"Assigned To"下拉菜单将特定物料分配给不同的员工。
单击 Save Draft 稍后处理,或单击 Create Order 将其推送到 Staff 看板。

注意事项:

系统会根据您活动的 Items 数据库自动填充"Current Stock"和"Unit Cost"。

当您单击"+ Add Item"时,系统会获取该确切时刻的"Current Stock"数量。

您不必一次完成创建大型订单。使用"Save Draft"按钮可以让您在几天内构建全面的审计列表,然后再将其推送给员工。

最佳实践:

在向单个订单添加物料时,按物理邻近性分组(例如"4 号通道"或"B 区"中的所有物料)。不要强迫员工为一个订单在整个设施中来回走动。

避免创建包含 500 项物料的大型库存盘点订单。将它们分解为更小的 20-50 项批次。较小的批次对员工而言不那么令人不知所措,并允许经理更快地审查和关闭差异。

如果您没有时间进行完整的仓库审计,请按"Value in Stock"对您的 Stock Inventory 进行排序,并专门为最昂贵的前 10% 组件创建库存盘点订单。

查看和管理库存盘点订单

一旦员工开始盘点,经理可以在表格中单击订单行以打开详细的 Stock Take Order 视图。

General Information 标签页

实时更新: 当员工输入他们的盘点时,"Adjusted Stock"列会实时更新。
Difference & Value Impact: 系统会突出显示差异。正向收益(发现多余库存)以绿色显示(例如 +30 单位,+£1,000.00)。负向损失(缺失库存)以红色显示(例如 -23 单位,-£200.00)。
全局操作: 使用顶部的 Actions 下拉菜单更改整个订单的全局状态(例如,从"Ready to Count"更改为"Mark as Being Counted")。
Financial Summary: 右下角显示整个审计的净"Total Value"影响(收益或损失)。

注意事项:

您无需手动计算差异。系统会在员工将实物"Quantity"输入到盘点模态框的那一刻立即处理"Difference"和"Value Impact"。

空白的"Counted Stock"字段表示物料尚未被审计。"0"表示物料已被审计但未发现任何东西。

最佳实践:

切勿将缺失物料留空: 如果货架上完全没有物料,员工必须在盘点字段中输入"0"。留空会使状态保持为"Ready to Count",并阻碍整个订单的完成。

实施双重盘点规则: 建立内部阈值(例如,任何超过 £500 的差异,或任何超过 20 单位的差异)。如果系统显示红色"Value Impact"超过该规则,经理应在批准最终调整之前重新实物盘点料箱。

记录"原因": 如果在更新过程中发现巨大差异,请使用一般信息部分中的"Reason"文本框记录发生了什么(例如"在钻床后面找到了缺失的金属盖板")。这为会计团队创建可靠的审计追踪。

Order History 标签页

此标签页提供审计追踪,精确显示谁创建了订单、谁更新了盘点,以及何时更改了状态。

Staff 视图(看板)

Staff 视图将库存盘点任务转换为可视化看板。员工不是查看整个订单,而是看到表示为卡片的单个物料盘点任务。

看板视图的关键要素

可视化工作流: 列代表盘点的当前状态(例如"Ready to Count"、"Being Counted")。
可操作的卡片: 每张卡片显示要盘点的特定物料、其位置和截止日期。
状态更新: 员工可以直接从卡片更新盘点状态,或通过将卡片拖放到下一列来更新。

何时使用此视图

仓库人员和技术人员应在实物走过通道执行盘点时,在平板电脑或移动设备上使用此视图。

注意事项:

实时同步: 在看板上移动卡片会立即更新 Manager 视图中的主表。

最佳实践:

盘点前锁定: 训练员工在开始盘点之前将卡片拖到"Being Counted"列。这就像一个可视化的"请勿打扰"标志,确保其他员工在审计进行时不会从该特定货架上挑选或放置物料。

专注于已分配的任务: 使用看板顶部的筛选器仅显示"Assigned To"您特定姓名的卡片。这可以防止多名员工意外重复盘点。

执行盘点(Staff 操作)

当库存盘点处于活动状态时,员工使用看板视图记录他们的实物发现。

在 Staff 视图中,单击您正在审计的物料的卡片(例如"Super Drill")。
出现专门的盘点模态框,显示物料详情和系统预期的"Current Stock"。
实物盘点货架上的物料。
在 Counted Stock 字段(标记为"Quantity")中输入您的实物盘点。
系统会立即计算 Difference 和财务 Value Impact。
将状态下拉菜单更新为"Complete"。
单击 Save Changes。

注意事项:

在您在"Counted Stock"字段中输入数字的那一刻,系统会立即在屏幕上更新"Difference"和"Value Impact"。您无需进行任何手动计算。

空白的"Counted Stock"字段告诉系统盘点尚未开始。输入"0"告诉系统您已实物检查该位置,且物料完全缺货。

在盘点模态框上单击"Save Changes"会立即将您的更新数字推送到经理的主表。

最佳实践:

盲数: 只要可能,在查看屏幕上的"Current Stock"数字之前,实物盘点料箱中的物料。事先知道预期数字可能会产生偏差,使您假设系统正确,而没有彻底检查。

完成开始的工作: 切勿在轮班结束时将物料卡片留在"Being Counted"列。如果您无法完成盘点,请将卡片移回"Ready to Count",以便下一班知道仍需要完成。

单独报告损坏货物: 如果您发现损坏或不可用的零件(例如生锈的螺丝或破裂的塑料外壳),不要将它们包含在您的最终"Counted Stock"中。仅盘点可用库存,并立即通知您的经理,以便通过 Stock Adjustment 正确报废损坏的物料。

仔细检查高差异: 如果系统预期 250 单位,而您只盘点了 50 单位,请暂停并环顾四周。在提交大幅差异之前,检查相邻的料箱、接收码头或最近的工作站。

库存盘点

Manager 视图(表格)

Manager 表格的关键要素

何时使用此视图

创建新的库存盘点订单

查看和管理库存盘点订单

General Information 标签页

Order History 标签页

Staff 视图(看板)

看板视图的关键要素

何时使用此视图

执行盘点(Staff 操作)

相关主题

库存盘点

Manager 视图(表格)

Manager 表格的关键要素

何时使用此视图

创建新的库存盘点订单

查看和管理库存盘点订单

General Information 标签页

Order History 标签页

Staff 视图(看板)

看板视图的关键要素

何时使用此视图

执行盘点(Staff 操作)

相关主题